泛普软件谈协同软件六大实践（5）：从学习到创新

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    一个不善于学习的民族是没有前途的，同样，一个不善于学习的企业也是没有前途的。相信没有一个企业会去排斥学习，但却有很多企业不知道如何有效的学习。

    集中式的学习方式是远远不够的，远非学习的真谛，企业往往在耗费大量的人力、物力、财力之后，发现并没有取得理想的效果，仅有的一点成效也随着时间的流逝而迅速消散，员工们又回到了学习前的状态。

    整合知识资源，构建学习和创新平台——是我们今天要说的协同软件在企业办公中的应用实践。

    关于“知识管理”、“学习型组织”，已经有很多成熟的理论和系统的方法，如《第五项修炼》、《变革之舞》、《系统思考》等书籍和专业咨询与培训，但对中国的绝大多数企业来说，它们显得过于艰深和抽象，这种思想意识层面的教育，更适合企业的领导人来领会，而不适合普通员工来运用（虽然这些思想对普通员工来说也是至关重要的）。

    我们着重介绍的是，如何通过协同软件这个工具帮助企业全员整合知识资源，走上学习—创新—再学习—再创新的良性循环。

    华天动力认为，在协同软件中，可以将学习分为两大类别、四种形式。

    两大类别是指静态学习和动态学习，静态学习是指直接学习协同软件中以文档为载体的各种知识（显性知识），它是单向的学习。

    动态学习是指在协同软件的在线协作和交流中相互学习（隐性知识），它是多向的学习，这种方式的学习对企业和员工来说更重要、更有效。

    对企业来说，最理想的状态的是：能够将实际工作中形成的隐形知识以文档的形式记录下来，转换成显性知识后提供给全员学习；显性知识文档则可以被方便的检索和引用，在实际工作中随手可取，甚至直接推送给需要它的人，并得到不断的完善。

    四种形式是指管理学习、文档学习、项目学习以及工具学习。

    1、管理学习——在用中学。

    管理软件就是管理思想、管理模式加软件技术、网络技术等的融合应用，管理是灵魂，软件是载体。所以企业使用协同软件，也就可以学习协同软件中蕴含的先进管理思想和方法，如扁平化组织、虚拟团队、项目管理、水平沟通、流程管理、知识管理、执行力等关键应用，实现企业的现代化、数字化、精细化管理。

    协同软件的价值在于优化团队沟通、协作与管理的方式，提升管理绩效，这正是工作流的作用，因此，工作流构成了协同软件的核心技术。企业可以借助工作流这个工具，将业内先进的管理模式和自己的实际办公结合起来，形成一个标准化的流程模块而不是空头文件固定下来，在这个流程模块的框架内，员工更容易执行和落实，不容易出现偏差和不了了之的现象。

    比如一个办公用品管理的功能，或者一个合同审批的流程，员工在使用这些功能的时候，也就自然遵循了其中的规范和方法，领导可以对执行过程实现可视化的管理，企业可以对这些模块和流程不断优化、完善、提升，从而打造最佳的运行状态。

    现在，协同软件已经从注重覆盖度的“拼模块”，变成注重渗透力的“管理思想+深度应用”，在这个转变中，工作流将越来越成为协同软件的绝对核心，并发挥越来越重要的作用。

    2、文档学习——在看中学。

    很多协同软件里面会有一个“知识管理”模块，其实就是一个文档管理的工具，类似功能还有网络硬盘、规章制度、档案中心、文件中心、下载中心、个人文件柜等。这种知识文档的学习方式就是我们上面提到的静态学习，学习的是显性知识，它是知识管理中最基本的做法，却被很多企业理解为知识管理的全部，当然，能把文档管理好的企业已经是很优秀了。

    这些文档来自两种方式，一种是将协同软件上审批完毕的文件、发布完毕的公告、执行完毕的项目、其他接收到的内外部文件等直接转存过来；另一种方式是由指定人员将相关文档，如各种知识、经验、制度、规范、技巧、方案、合同等上传到指定目录，员工可以随时、随地的访问自己有权访问的目录，查阅相关资料。

    有的协同软件会更进一步，设计了文档的更新提醒、查看统计、文档打分、文档评论等，以便对优秀的文档实行奖励，鼓励知识的上传和分享。文档学习虽然是一种比较初级的学习方式，但仍然有很重要的实用价值。

    比如企业招聘了一批新员工，首先就要对他们进行岗前培训，培训内容主要是企业介绍、企业文化、规章制度和岗位说明等，如果采用集中式的培训，将会耗费大量的人力、物力和财力，而且可能学完就忘。企业可以将这些文档存放在协同软件中，然后给每名新员工一份学习的清单，让他们自己到网上学习，然后再集中讲解或考试，以后他们有问题时也可以直接上网搜索，不会出了问题都不知道问谁。

    3、项目学习——在做中学。

    项目管理或任务管理也是协同软件的必备功能之一，和独立的项目管理软件不同，协同软件中的项目管理更侧重于团队在项目执行过程中的沟通和信息共享。项目执行中产生的知识都来自于员工的亲身实践，是来自第一线的实践智慧，它是对显性知识的实践总结，也是对隐性知识的提炼升华，因此显得更加珍贵和有价值。

    在协同软件中，无论是项目的发起者，还是参与者，都可以在项目执行过程中充分、便捷、即时性的分享自己的心得和技巧，上传相关参考资料，介绍解决问题的方法，使团队成员可以最大限度的利用群体智慧，少走弯路，更快、更好的完成工作。项目结束后，可以将项目过程直接保存下来，对于以后类似的项目执行者是一笔宝贵的财富。

    所以，项目学习是一种动态的、多向的、互动式的学习，这种在做中学，在学中做的学习方式是一个企业最重要的学习方式。

    4、工具学习——在问中学。

    论坛是协同软件中很不起眼的一个功能，却是一个很有用的功能，企业完全可以将它作为一个内部学习的好工具，比如建立一些管理、销售、服务、生产、人才等主题的子论坛，引导员工积极的讨论。

    在内部论坛上，员工可以就工作问题展开充分的探讨，分享自己对问题的看法和解决办法，因为论坛的氛围非常轻松和开放，完全没有部门和职位的界限，即使是很内向的人也可以畅所欲言，所以更适合激发员工的灵感和创意。在一些企业的内部论坛上，经常会有好点子出现，在论坛上，企业还发现了不少人才呢。

    有的协同软件还设计了类似“百度知道”的功能，论坛、知道这样的小工具使用极其简便，富有亲和力，效果好，是企业值得充分利用的学习交流、探讨问题的工具。

    由此可见，协同软件让学习能够随时、随地、随人、随事的进行，让企业的知识财产得以有效的保存和继承、发展，让学习和创新成为一种习惯，一种文化。