办公自动化系统的设计及其应用研究

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    0  引言

    随着知识经济时代的到来，知识己成为经济增长和社会发展及企业成长的关键性资源，最大限度地掌握和利用知识越来越成为企业与机钩信息化建设的核心。对知识前所未有的重视使以工作流为中心的办公自动化系统面临着严峻的挑战，在知识经济时代，企业与机构不仅要求员工对他所要实施任务目标能够“知其然”，更要求员工特别是管理者，能够“知其所以然”。在这种背景下，办公自动化领域不可避免地孕育着一场新的革命：从以工作流程为中心的第二代办公自动化系统提升到以知识管理为核心的第三代办公自动化系统。

    1  办公自动化的定义与发展

    狭义的办公自动化限于文字编辑和处理、文档管理和检索等事务。广义办公自动化是建立在管理信息系统(Management Information system简称入MIS)基础上，其办公业务包括有决策支持系统(Decision Support system简称DSS)功能。办公自动化的理论基础是行为科学、系统科学、管理科学、人机工程学等，其直接采用的技术有计算机技术、通信技术和自动化技术。一个完整的办公自动化系统应包括信息采集、信息处理、信息传输、信息输出(包括存储、显示、打印等)。

    办公自动化的产生和发展，首先是由于传统的办公技术和设备所具有的办公效率已不能适应日益发展的信息化社会的要求。其次，是办公业务的信息、量急剧增加。由于科学技术的进步，社会和生产的发展，人类社会己进入了信息化时代，出现了“信息爆炸”或“知识爆炸”。第三，办工人员激增，办公费用直线上升。第四，计算机技术和通信技术的发展，特别是微电子技术的发展，为办公自动化打下了坚实的物质基础；同时，现代化的科学管理，将系统科学、行为科学、计量经济学和统筹学等融合在一起，为实现办公自动化提供了理论基础。

    2  办公自动化系统的功能需求分析

    有不少企业早就已经有了用于办公用途的计算机，但这些计算机主要局限于使用Microsoft Office或者WPS Office这一类的文字处理软件，而且各自独立运行，未能有效实现数据共享与交流，可以说每一台计算机就像足一个“信息孤岛”。

    1) 实施OA系统，是企业改变“信息孤岛”局面、以企业信息化实现科学管理的必由之路。但是，OA系统又是IT建设的难点，具有信息量大、涉及岗位、人员众多、处理流程复杂、需求变化大等特点。这就是OA系统的功能多样性和灵活性，所以应该结合企业的实际情况，分阶段逐步实现和完善各项功能，将办公自动化系统建成一个为企业全面信息化管理服务的平台。

    2) OA系统必须提供远程办公的功能为适应计算机网络技术的迅速发展，OA系统必须具有开放性和互联性的特点，支持经理人员及决策者的异地远程办公，支持集团化的异地信息共享。

    3) 以系统必须为其它业务子系统提供联接的纽带

    OA系统以加强管理，实现企业内外信息的高度共享和合理有序流动为核心，所以OA系统必须能够通过对工作流的分析，将其它业务系统有机地结合起来，利用电子邮件等方式在各部门之间进行联系。在保证信息的安全性、一致性、及时性的基础上，最终使信息在各个业务子系统之间安全、顺畅地流动，达到提高工作效率，优化管理，节约运营成本的目的。

    4) OA系统必须成为企业信息系统的决策中心

    通过OA系统所建立起来的开放性平台，必须能够方便地查询前台管理系统、后台管理系统、库存管理系统、人事管理系统等各个业务子系统的数据，并通过办公自动化系统特有的数据分类、汇总、统计、分析等功能，对这些数据进行加工和处理，使企业管理人员和决策者能够及时准确地掌握企业经营各个环节的变化情况，为科学决策提供充分的依据。

    3  办公自动化系统的设计与实现

    办公自动化系统的软件设计开发过程中遵循软件工程的开发管理过程，根据系统的功能要求进行，注意做到统筹规划，分期建设，配套发展。

    3．1 办公自动化系统的功能模块规划

    办公自动化系统从功能上基本覆盖了公司内部各个部门，并从技术上达到“无纸”办公要求。其核心是由群件系统结合工作流自动化技术组成信息交换平台。主要作用是对工作过程中所产生的各种信息资源，如各种文件、通知以及数据等加以汇总、分类，并根据需要分配给相应的部门使用。该系统主要模块如图l所示。

图1 系统功能结构图

    3．2 办公自动化系统的体系总体结构设计

    分层结构模型是企业级应用软件开发模型，该模型将应用划分为表示层、业务层和数据层。

    表示层，也称显示层或界面层，是人机交互界面，负责处理用户的输入和输出，提供可移植的表示逻辑。业务层，也称逻辑层或中间层，是整个应用程序的核心，包括数据访、访问层和业务层。访问层主要解决如何从数据库中提取和保存数据；业务层主要处理一些业务逻辑和业务规则。在许多应用程序中，往往将业务逻辑和数据访问放在同一逻辑层中，这样虽然可以达到预期效果，但通常并不实用。分为两子层后，当数据库对象发生改变，如从MSSQL Server数据库改为从Oracle数据库中提取数据时，只需简单的修改数据服务层组件，对应用程序不会有任何影响。

    数据层，也称数据访问层，主要完成数据的定义、查询和更新等操作，并维护数据的安全性和完整性。

    3．3 分层设计

    3．3．1 表示层设计

    用户通过浏览器，进入表示层，通过页面输入登录信息，实现访问请求过滤，通过身份验证后，进入主界面，然后通过主界面的树型操作菜单动态显示各个分页面。该层提供了各模块标准统一的显示界面，并提供系统各个模块的Web层接口，这些接口信息是通过逻辑层的数据访问服务从数据库中动态提取的。此层在本系统中以Web项目的形式实现。

    3．3．2 逻辑层设计

    逻辑层首先根据各个模块的功能抽象出不同的类，其中访问数据库的类不可或缺，所有有关数据库的操作都通过调用此类来实现。

    3．3．3 数据层设计

    对于分布式应用程序来说，在数据层使用存储过程是一种较好的实施手段。使用存储过程可以保持应用程序的执行效率并简化数据层，另外可以增加系统设计的灵活性。当数据库发生变化时，可以通过改变存储过程语句而无需改变程序代码即可实现。设计数据层之前要了解数据库表中存储的内容，以及怎样通过存储过程获得数据。数据层金部采用存储过程来封装对底层数据的操作，逻辑层则通过访问数据库的类，利用ADO来实现对数据层数据的操作。

    3．3．4 通用层设计

    为了使得各层之间在传递数据时具有统一的数据接口，在本系统中增加了一个通用层，用来提供模块接口和通用工具集给其他三层使用。

    4  办公自动化系统的应用

    办公自动化系统的实施，对企业办公管理所起到的积极影响有很多，其主要表现在以下三个方面：

    1) 效率的提高

    办公的效率能得到大幅度的提高，下表是某企业实施办公自动化系统前后的时间与效率比对表：

表l 实施办公自动化系统前后的时间与效率比对表

    2) 流程的改善

    从改善流程角度分析，主要体现在两个实用因素：

    (1) 同步进行：如工程部与财务部可以同步进行会审，工程部侧重合同的工程方面，财务部侧重合同的资金方面。

    (2) 可越过性：如遇到较急的合同会审时，一些环节不一定必须参与的环节可以越过。

    3) 办公成本的降低

    办公自动化的实施对办公成本的影响主要体现在以下两个方面：

    (1) 办公成本

    实施办公自动化，真正做到无纸化办公，可大幅度的节省办公费用。如：日常往来函件，传真可通过以发送，既提高了传递速度，又节省了复印纸张。

    (2) 交通成本

    分公司与总公司、分公司之间以及分公司内部由于地域的限制，沟通十分不便，往往由于一项业务的报批，车辆往来的油耗费及路桥费消耗十分严重。实施以后，一些报批可以在网上授权进行，交通费用大大降低。

    5  结束语

    办公自动化系统在现代社会信息科学领域的发展十分迅速，它是一门融合多种学科的综合技术，目前已经受到各国信息技术人员的广泛重视。随着理论研究的不断的深入和信息技术的不断发展，办公自动化系统将在社会的各个领域获得更广泛的应用。