协同OA办公系统通用解决方案研究

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    随着信息化的推进，OA系统的普及度越来越高，由原来的各个单位独立建设，到现在的在通用基础平台上实现个性化定制，OA系统建设走过了重复开发、自成系统阶段，进入了平台规范、高度集成的产品时代。大大降低了开发成本，节省了开发时间，同时系统的稳定性、适应性也得到有效保证，从而更好地推动企业、行业的工作方式转变，深化企业、行业深层改革，使其在新形势下的国内、国际竞争中立于不败之地。

1 通用基础平台

    通用基础平台采用完全基于Java技术的三层结构模式，客户端用WEB浏览器，表现层采用JSP技术，按照J2EE技术标准和XML技术构建应用逻辑层即中间层服务，实现了跨平台。基础平台应用上实现企业的组织、人员管理、信息发布、点对点信息或文件传递、点对点视频、各级工作计划(总结)等常规办公业务。企业可根据自己需求简单配置，即可使用。基础平台后台功能包括：

    1.1 系统管理

    系统管理用于区域、组织、人员、权限的管理。

    1.1.1 区域管理

    有的企业是跨省、甚至跨国企业，需要为其设置不同区域，便于垂直管理。

    1.1.2 组织机构管理

    在指定区域下，新建组织机构，输人组织名称及组织基本情况介绍。

    1.1.3 群组管理

    可以为临时组成且有共同属性的一群人建立群组，便于为其实现集体授权等功能。

    1.1.4 人员管理

    选择区域，再选择该区域下的某个组织机构，在其下新建人员，为其设置用户登录名和密码，以及注册用户数字证书，并为其配置使用OA系统的相应权限。其中密码、数字证书信息需先加密后再存入数据库。

    1.1.5 权限管理

    权限设置可在人员页面完成，为每个用户设置其有权操作的栏目或子栏目；也可在栏目页面设置权限，为某一栏目或子栏目设置有权使用的个人或组织。用户在发布信息时，可对其发布的每一条信息设置可见的个人或组织。权限类型包括只读、新建、维护、删除。具有新建权限的用户只能新建并修改自己发布的信息，具有维护权限的用户可以修改自己或其他用户发布的信息。

    1.2 栏目设置

    用户可以根据实际需要创建栏目，为栏目指定显示路径、显示模板、隶属的子栏目；以及指定该栏目是独立栏目，还是由其他几个栏目生成的合成栏目。合成栏目可用于主页某位置的占位，解决单个栏目信息少时页面不饱满问题。

    1.3 模板定制

    为主页、各级栏目页、内容页定制模板，可选择系统自带的不同风格模板，不同配色方案，也可将自己设计的模板上传至系统，供各级页面调用，实现页面的个性化设计。

    1.4 通讯录

    系统管理员创建好区域、组织、人员信息后，每个系统用户在通讯录中维护自己的信息，并可浏览其他用户信息。通讯录按区域、组织以树形结构显示。当前用户可选择具体人员或组织或整个区域，甚至用户自己设置的群组，发起点对点的即时通信、文件传输、视频交流等应用。

    1.5 工作计划(总结)

    系统提供全年、季度、月、周、日工作计划，全年、季度、月、周、日工作总结。用户自己浏览、维护自己的信息，直属领导可以浏览其所管辖员工的信息。

    1.6 上传下载

    管理员可设置若干上传下载专题，指定权限让不同用户上传下载。

    1.7 电子邮件

    系统根据已注册的用户名自动为其开启系统内的电子邮箱。

    1.8 短信平台

    系统提供独立短信发送空间，用户可根据已建好的区域、组织树为某区域某组织或某个用户发送短信。也可在任意一个栏目的新增或修改信息页面，直接勾选“发送短信”按钮，将该信息标题发送至选定的用户或用户组。

    1.9 报表系统

    可根据用户需求自定义各种报表，只要是数据库存在的字段就可生成报表字段。并可将生成的报表在系统任何地方引用，对表内数据按用户权限进行选择显示。

    1.10 会议管理系统

    将需要电话和人工记录的会议室预定和取消流程用计算机实现，并为会议室情况的预定和查询提供形象细致的图形展示。同时提供会议室的基本情况管理，包括会议室的位置、座位数量、配套设备，使预定者能够直观的了解会议室情况。并提供包括预定时间、会议时间和预定单位等内容的查询和展示，以及会议室使用情况统计。

    1.11 设备管理系统

    对计算机、打印机、照相机、扫描仪、投影仪等电子办公设备的整个生命周期及使用状态进行全程监管，包括设备使用人员信息及需要人网的设备管理，设备配发情况监控和统计等内容。最终生成各类设备台账。

    1.12 视频应用系统

    视频应用系统是基于桌面的视频会议应用，不需要硬件投资建设视频会议室，只要用户的机器安装摄像头即可使用。用户既可在视频会议室参加会议，也可在办公桌上参加视频会议。系统内任何具有权限的用户，可以组织发起一个视频会议，邀请全体或部分系统内用户参与，既可实现全系统范围的视频会议、培训、讲座，也可小范围针对某一具体事项进行商讨。系统支持点对点通讯和多点对多点通讯。

    1.13 移动办公系统

    移动办公平台为通用基础平台的移动版。当用户因出差、借调等原因不能在自己办公室登录系统时，可通过智能终端(笔记本电脑、智能手机、PAD)接入各类应用系统，实现远程异地信息查询、公文处理、资料下载等办公业务。

    1.14 系统安全

    系统在安全策略上将采用全面的防护，集成一流的技术，可以在安全威胁渗透到网络之前将其阻止，即便由最狡猾的未知新攻击者发起的攻击也不例外。以实时方式检测并阻止恶意软件，包括病毒、蠕虫、特洛伊木马、间谍软件、广告软件和rootkit。

    主动防护一全新的主动威胁扫描使用独特的技术为未知应用程序的良好行为和不良行为评分，从而无需创建基于规则的配置即可增强检测能力并减少误报。

    业界最佳的威胁趋势情报一防护机制使用业界领先的全球情报网络，可以提供有关整个互联网威胁趋势的全面视图。借助此情报可以采取相应的防护措施，并且可以防御不断变化的攻击。

2 个性化定制

    个性化定制主要指各类流程的定制，系统提供流程定制工具，用户可根据业务需要自行进行定制。流程定制过程如图1所示：

图1 个性化流程定制过程示意图

    2.1 创建流程

    新建流程，并完成流程针对不同用户显示名称等基本信息的定义。

    2.2 制作表单

    表单为该流程在整个流转过程中前端用户的显示页面，用户可使用系统嵌入的编辑器直接编辑，也可将已经编辑好的本地表单直接上传至系统。

    2.3 建数据库表

    根据步骤2的表单，可选择自动生成对应的数据库表，也可在此基础上手动补充字段，用于后台统计或存放某个中间结果等非前台显示时使用。

    2.4 制作正文模板

    正文即附着在表单上的正式文件，可为其指定固定样式，如包含企业宣传信息的页眉页脚，或政府机关的红头。并可通过标签的使用，让正文模板自动继承表单上的相应内容，如文件的文号、拟稿人等信息。同时，正文模板集成了电子签章，手写签名等内容，防止文件被恶意篡改。

    2.5 绘制流程图

    流程图是由若干动作连接起来的若干任务。任务是用户看到的流程步骤，每个步骤，用户可以根据需要选择不同的动作执行。如“拟稿”是任务，“送主管领导”是动作。动作又分为单人、顺序串行、无序串行、并行阅办、抢占处理、委托、抄送、退回、自由流等类型。

    单人：只能将文件传递给一个指定用户。

    顺序串行：同时传递文件给多个用户，但用户办理顺序只能按发送者发送时选择的用户顺序进行。所有用户都办理完成，流程才能进入下一个任务。

    无序串行：同时传递文件给多个用户，先登录的用户具有操作权限，其他用户此时为只读状态。所有用户都办理完成，流程进入下一任务。

    并行阅办：同时传递文件给多个用户，多个用户可同时进行办理。所有用户都办理完成，流程进入下一任务。

    抢占处理：同时传递文件给多个用户，只要其中一个人办理完成，流程就进入下一任务。

    委托：只能选择一个用户传递文件，该用户将代替当前用户执行本该当前用户执行的所有操作。

    抄送：用户可选择多个抄送对象，每个抄送对象将获得当前文件的一个只读副本，当前用户的操作不受抄送动作影响，可继续进行任何操作。

    退回：当前用户可将文件退回给上一任务的操作者。

    自由流：用户可以从系统全体用户中，任选一个用户进行点对点传递。

    2.6 配置权限

    权限配置包括为流程图中的每个任务、动作指定具体的操作人员或人员组，也包括为数据库的每个字段设置针对某个用户在某个任务中是只读还是读写状态。

    2.7 流程发布

    流程发布后，前台用户可以使用该流程。前台用户可以新建自己有权限操作的流程实例，也就是新建一个文件。同时可以查看自己参与的各个流程中不同状态的文件，如待办件、已办件(尚未办结)、已办结件，并可以跟踪每个参与办理文件的详细流转过程。

    2.8 电子签章

    个性化定制为用户提供电子签章功能，该签章采用核心智能识别签认技术，应用COM、ActiveX技术开发，可以与所有OFFICE文档编辑控件集成使用。实现了在Word、Excel、Html、GDF等版式的文档上签名、盖章，并可实现多人会签、签章验证、认证、防抵赖等功能。

    系统提供签章制作功能，可将真实印章图案扫描至系统或写进用户的密钥中，在需要盖章处，提供快捷盖章键，并可对当前用户身份合法性进行确认。同时，支持手写签名，以及文档和表单的痕迹保留。

3 结论

    这种“基础平台+个性化定制”的解决方案，使OA系统的建设过程更快，投资更小，且系统稳定性、灵活性都获得了显著提高。