协同OA办公系统在公文管理中的应用与设计

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    在我国社会经济不断发展的过程中，信息化发展速度也在逐渐加快，使得数据库、网络、计算机等信息技术广泛地应用在了企事业单位当中，重点运行了电子公文以及办公自动化等技术类型。核工业二九〇研究所在还没有应用OA系统的形势下，依然沿用纸质的办公处理模式，但是在设计与应用OA系统的过程中，融合自身的管理业务与工作需求，极大地将公文管理等方面的技术优势发挥出来。在实现资源信息化、办公无纸化以及办公自动化方面，并在应用OA系统的条件下得到了较为优质的效果，值得借鉴。

1 阐述OA系统

    1.1 OA系统概念

    OA系统的概念能够理解为，把计算机技术作为应用主体，同时利用网络通信技术，让办公的总体活动以计算机和网络设备作为主要的渠道，以此来构成信息管理系统，继而实现无纸化办公的目的。因此，OA系统的支撑点则为：网络通信技术、管理科学等一系列科技突出的现代化技术，同时也是对决策的辅助以及对业务管理水平的提升作为目的的现代化信息系统。

    1.2 OA系统功能构架

    行政办公、公文处理等系统是OA系统中的重要分支。其中所涉及到的具体功能分别为：传递与公文处理。公文处理方面包括：拟稿、核稿、批示、归档等；传递包含：主题发表、公告发布等。在一定程度上，OA系统所具备的特点，主要就是摒弃了传统工作模式以及纸质载体，将无纸化操作作为实施途径。

    1.3 OA系统发展历程

    （1）平台型OA。平台型OA主要的中心点为协同管理，广泛地应用到了工作流、知识管理等技术模式，并以成熟的状态在公文管理中得到普及。业务办公从早期的单一化功能逐渐发展为流程的整合，同时给予了知识挖掘以及决策支持等服务。（2）知识型OA。知识型OA的应用阶段，主要是以B/S应用模式为首的阶段，此管理流程实现了应用配置的基本标准，逐渐地步入了功能应用的成熟期。（3）文件型OA。该使用阶段属于单机版的文件型OA，例如：对WPS、E-mail这类办公软件的应用，满足了无纸化办公的需求。（4）流程型OA。从早期对个体的重视，直至发展成为对群件的极大关注度，这一应用阶段满足了共享与交流的目的。

2 OA系统在公文管理中的应用

    2.1 应用效果

    （1）降低资源浪费。在传统形式下进行拟定纸质文件的过程中，有必要专人装订并在不同的部门中发放。然而，在对OA系统加以应用后，无纸化的操作得到了充分的实现，电子文件成为了公文批办与流传方面的主要手段，在一定程度上降低了公文管理过程中所耗费的人力与物力，又避免了一文多印的恶劣情况，充分的改善了办公的总体成本。（2）信息共享的加强。在传统形式下的公文是以纸质的模式为主，会在相同的地点和时间点中只可以进行一人的应用，存在着信息的独占性。然而，在应用OA系统之后，电子公文会在相同的地点和时间中供多人阅读，给予了多用户检索的功能，其共享性尤为突出，可以实现文件执行的有效性。（3）办公效率的提升。文件的分发和传递在传统模式的基础上，工作人员既要捧着文件夹奔走于各个楼层，请求领导的审批，又要根据批示的内容开展传阅与承办，可能需要跑遍每个楼层，才能够将文件的分发与传递任务完成，其全过程较为复杂，无法达到高效办公。然而，在应用OA系统之后的阶段，全部的办公流程都能够利用网络进行传递，工作人员仅仅在OA系统中登陆，利用对功能键的点击就能够将不同的环节充分掌控，满足了网上操作的时效性。此外，工作人员还能够利用跟踪处理，即时地对文件的全部管理流程进行监控，催办不同环节的文件，从而提高全过程的办公效率。（4）公文处理流程的规范化。就传统形式下的审核、修改公文环节而言，受到了极大的人为因素制约力，存在着较大的随意性，无法确保文件的质量与及时性。然而，在应用OA系统之后的阶段，系统自动格式化了公文的处理流程，拟定公文的负责人需要进行平台的登陆，通过模板进行正文、标题、公文文种等要素的填写，来实现规范化的项目类型。

    除了领导拥有着修改文稿的权力之外，拟稿人也有权利进行文稿的修改，并且所涉及到的全部修改痕迹都会详细地保存在系统当中，并且会正确地进行备份，便于日后的查询，能够为整体文件的格局方面提供十分明确的凭证。

    2.2 功能需求

    在OA系统中，公文管理是十分繁琐的系统，其繁琐的程度会在两个方面体现：其一，纵横交错的系统。就横向而言，同一个组织中的不同职能部门会共同使用OA系统，组织级别不同，公文系统方面也会存在异同；就纵向而言，多级组织会一同使用公文系统。其二，在公文管理方面具备多元化特点，往往会受到较多因素的制约，组织级别的不同，就会存在不同的公文处理流程。基于此，现阶段OA系统在公文管理中的应用模式，一般都会参照传统形式下的管理方法，在主要的流程中会将程序软件作为实施对象，来体现出与手工处理后的模式相近的效果。核工业二九〇研究所通过对OA系统的有效应用，合理地融合了自身的特点，又根据国家的相关规定，在应用过程中，有效地实现了全过程的管理。

3 OA系统在公文管理中的设计

    3.1 设计目标

    （1）实现远程办公。根据研究所的实际状况，会由于远距离的审批与传递，为具体的办公带来了极大的不便，制约了工作效率的提升，那么进行OA系统的设计的早期，就需要细致的分析到远程办公的需求。针对不同的情况都可以利用互联网对主体网络进行连接。在这样的情况下，需要通过对OA系统的建立，来实现跨部门、跨区域的远程办公模式。（2）实现信息共享，满足日常办公。利用自动化平台，可以有效地、自动地将某项

    任务完成，无需耗费较多的时间解决繁琐的工作，进一步实现办公自动化。利用对工作流程的有效管理，可以与员工充分协作将任务指标顺利完成。OA系统还需要增进监督功能，让员工之间与部门之间能够进行协同的工作，使协作效率较为简便，利用OA系统的设计与使用，可强化公文管理的合理性与科学性，能够有效地提升办公效率。

    3.2 设计原则

    设计OA系统是以解决实际问题、满足用户需求为目的而开展的。因此，为了达到相应的服务标准，通过细致的研究与调查，OA系统有必要拥有几方面的设计原则：（1）安全性原则。系统安全问题是不能够被忽视的，其安全问题具体包含：外部隐患、内部隐患。在设计OA系统的过程中，有必要利用较为合理的安全对策，来确保系统的稳定与安全运行。（2）先进性原则。通过业界相对认同的较为成熟、先进的技术，让OA系统拥有可靠的运行模式与领先的技术地位。按照用户的不同要求，确保系统的可维护性与可用性。（3）成熟性原则。想要将OA系统的可靠性得到保障，服务器方面需要加快速度，同时通过先进、成熟的架构确保技术的先进性与设计的合理性。从而将技术创新为导向来确保软件的总体质量，运用这样的方式才可以提供高效、快速的信息服务。（4）可靠性原则。OA系统服务器具体负责信息处理、信息操作等重要任务。那么，就会具备着较高的可靠性需求，才可以确保系统的顺畅运行。（5）开放性原则。开放性是所有的设备都需要具备的特征，全部的硬件与软件都需要根据业界的标准，来增添开放性特征，以此来实现对公文的统一整合与管理。（6）可维护性原则。OA系统要具备容易维护的特点，在系统发生故障时要立刻发出警报，同时要开展故障的恢复及系统的优化，要尽可量缩短维护的时间，从而将可维护性提升。

    3.3 系统架构的设计

    OA系统具体通过MVC分层架构进行主要模式的设置，把系统分为了数据层、数据业务逻辑层、用户表示层三层架构模式，这样的设置能够提升设计方面的清晰度，可是在不同的层次之间拥有着单一的调整功能以及扩展功能，在设计的过程中需要将层次与层次之间的耦合程度作为考虑重点。

    （1）数据层。数据层在一定程度上又叫做数据访问层。它能够将数据请求优先发送出去，并由此请求和数据库层开展相应的交互，最终在表示层中，将数据库中的数据表现出来。数据层所操作的信息基本上都与数据有关联，可以与数据库之间进行直接的通信与交互。

    （2）表示层。界面层是表示层的另一种表达方式，可以为用户展现正确的数据，并能够给予用户录入数据的界面。利用该表示层，用户完全能够进行数据的查询、修改、删除、增加等操作。所具备的功能为：数据的显示、获取以及验证。（3）数据业务逻辑层。数据业务逻辑层具备着承上启下的作用，就表示层而言，数据业务逻辑层所提供的是数据操作的服务，在用户有需求的情况下，会利用对有关数据业务层的调用，将数据操作完成。具备的功能为：在“数据层”中接收数据；向“用户界面层”传送结果。

    3.4 系统管理权限的设计

    OA系统通过严谨的权限管理模式，控制了不同的操作范围。没有权利的用户是无法进行有关操作的，由此可见，OA系统有效地提升了管理员的管理力度以及系统的安全性。

图1 使用资源权限控制流程图

    （1）审核权限的设计。审核权限具体是为了确保用户权限能够凸显合法性。系统用户在对系统使用之前，需要细致地对角色进行分配，角色的不一样就会拥有不同意义下的使用权限。在OA系统中，研究所领导是权限审核的主要人员，管理员有必要分配角色给每个用户，通过审核之后的用户才能够具备使用的权力，反之则无权使用该系统。（2）使用资源的权限控制。在登陆到某个页面的时候，权限控制流程如图1所示。（3）权限管理设计。所生成的系统用户角色主要是利用系统用户和角色清单的整合来构成的，仅有顺利登陆到系统中的用户，才能够构成用户角色，在一定程度上是两者的合理匹配，在匹配成功的情况下才会构成用户角色。在登陆之后，系统管理员会具有全部权限。若是非管理员，仅仅拥有角色权限，由此可见，在设置的权限方面是较为清晰的，提升了管理的便利性。（4）读取的权限。就用户而言，读取权限是安全认证的核心环节。用户在登陆的阶段，若成功登陆则需要获得用户的角色权限，按照有关规定开展权限分配以及用户角色分配，为无权限的提供警示，并呈现出不可用状态；有权限的呈现出可用状态。

4 OA系统在公文管理中的应用与设计的体会

    4.1 系统的完善是OA系统在公文管理中应用的保障

    OA系统无法被用户认同的最大原因就是，OA系统缺乏完善的人性化功能，有关的操作一定要根据指定好的规则与流程开展，操作人员的灵活性与自主性无法体现在OA系统中。在人员变化、机构变化的过程中，软件系统有必要进行逐渐的完善，需要将用户的使用作为重点，将操作的阶段能够产生的问题进行透彻的分析，以此来为用户提供更加透彻、详细的选择。

    4.2 制度建设是OA系统在公文管理中应用的基础

    OA系统的自动化公文管理，在一般情况会关乎到不同的部门以及相关部门的各个人员，有着较为广泛的涉及面，在体现出的新型管理模式与管理理念中，能够在一定程度上改善传统的公文管理模式。在推进OA系统的进程中，无法彻底地防止各种阻力的产生，那么就有必要规范公文管理的自动化实施制度，拟定出相适应的实施体系，特别要关注的是摒弃纸质文件的传递模式，并有必要进行强制化的执行模式。由此可见，只要在规定的范围内，利用我国相关的规章制度控制OA系统的应用，以此来作为依据应用在公文管理当中，才能够在OA系统平台中有效调整行政业务，从而加快公文管理自动化控制模式。

    4.3 领导重视是OA系统在公文管理中应用的关键

    OA系统是系统性极高的工程，在系统的设计、规划、实施以及落实方面，都会耗费人力与物力，同时还需要决策和审定技术方案。并且就OA系统而言，各个级别的领导是首要的使用者，既是使用过程中的决策者，又是推进OA系统使用的主要力量。在试运行OA系统的过程中，主要实施的是双轨制度的管理手段，可是因为和传统形式下的管理模式相比有着极大的异同，所以存在着较低的管理认同感，促使产生较低的使用率。若利用领导对OA系统重视度的提升，会有效的提升在公文管理中OA系统的使用率，在最终必然会将OA系统的全覆盖充分实现。

    4.4 观念的转变是OA系统在公文管理中应用的主要条件

    传统的手工公文管理模式已经应用了较长的时间，构成了稳定的工作方法与制度模式，公文的主要管理人员也习惯应用于这种管理方式。然而，在应用OA系统之后，直接影响到了传统形式下的办公模式，由此可见，有必要优先关注到管理自动化发展趋势的重要性，要在一定程度上摒弃传统观念，从而深入了解信息化的发展模式。此外，专门负责公文批阅、公文签发的管理人员、部门负责人以及业务负责人均应该与自身的实际相结合，并以主动的姿态积极地参与到所规划的培训当中，以此来作为主导优势，透彻地了解信息化公文系统的不同模块中，所涉及到的功能类型，基于此，有效地提升公文管理的总体效率与质量。

5 结束语

    在OA系统的功能当中，OA系统公文管理是较为重要的核心成分，它一方面是提升办公效率、减少管理和办公成本、强化研究所内部沟通的手段，另一方面也是处理公文的主要平台。针对电子化管理、办公信息化的实现、资源共享的扩大以及工作流程的简化等方面，都为核工业二九〇研究所的效益增长带来了有利的条件。