论OA办公系统在集团企业规范化办公中的重要作用

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前言：

    随着经济的快速发展，办公自动化在人们日常工作中的应用也越来越广，而OA办公自动化系统作为目前技术成熟、普及率高、成本低廉的信息平台，可以通过技术手段有效提高企业的效率、降低成本、加快企业发展，另外企业员工在内部网上学习到管理规范；通过知识管理中的档案管理、信息发布、公文管理等相关知识逐步建立健全一个具有资源丰富、内容分类、相互协作互通的知识库，同时基于工作流的概念，使企业各部门方便快捷的共享信息，高效的协同工作，通过工程流程解决办事程序繁琐、效率低下的管理瓶颈改变过去复杂、低效的手工办公方式。实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据，从而提高产品质量，提升企业形象，提升企业竞争力，控制企业运营风险。

一、办公自动化简介

    1.办公自动化（即Office Automation）简称OA，是指把办公的特定流程或环节和日常的事务联系在一起，从而使办公文件在不同办公室、不同地区的流转、审批以及发布等方面实现方便的共享以提高办公效率。随着现代社会经济的快速发展，凡是有工作办公的地方就会有网络办公自动化的运用，许多企业在网络建设的基础上根据自己的需求和自身具备的设备设施，建立了自己的OA系统，推出了一些网上业务。实现办公自动化不仅可以增强信息管理的规范化，而且可以提高办公效率，降低企业信息共享的运行成本。

    2.办公自动化的特点

    办公自动化通过对信息资源、网络资源的充分利用，一方面使政府、企业或部队的办公资源及时方便地向其目的地传送，另一方面使资源共享、资源检索以及企业内部各单位之间的业务交流更加地方便。从而来提高企业的工作效率、管理水平以及工作质量。

    （1）信息传递及时快速。在企业内部，可通过建立相应的合适的内部邮件系统，使企业内部的工作人员能及时快速地传递信息。

    （2）文件传阅高效。办公自动化系统可以依据其设置的工作流程，快速方便地阅办办公文件，使各部门或员工之间快速有效地对工作进行调整。

    （3）档案管理的电子化。办公自动化系统实现了档案管理的电子化，可依据档案的属性的不同，对档案进行分类存储、管理等工作。

    （4）信息资源、设备资源的共享。通过办公自动化系统，企业内部员工可通过上传文档、下载文档等方式方便地实现各部门、各员工之间的信息共享。同时，由于办公自动化系统具有网络特性，可将打印机、扫描机之类的设备连入网络，从而实现设备资源的共享，节省设备成本。

二、办公自动化在企业管理中应用的重要作用

    21世纪是知识经济，对于报刊传媒业来说，如何在信息革命给企业带来的全球范围激烈的竞争中，迅速把握和充分利用信息是一个巨大的挑战。报刊传媒企业能否利用先进技术和手段来获取信息，识别和抓住机会是企业在激烈的竞争中是否取得竞争优势和实现企业发展的关键。办公自动化在企业管理中的应用，能帮助企业充分利用信息，为企业谋求最大经济效益。现阶段很多企业虽然通过计算机建立起企业内部网络，但仍然有相当多的企业仅仅是用来打字，而未充分发挥内部网络的作用。因而，处于信息化的大背景下，在企业管理体系中开发和应用基于IT技术，操作简易的，符合企业日常办公习惯的办公自动化系统对企业来说有着非常重要的意义。

    1.降低上下级之间的沟通障碍，使一线员工和老总之间可以互相直接沟通。

    现在大多数中小房地产企业使用的组织结构仍然是部门职能制和工程项目制的混合结构。这种组织结构的缺点是要求严格执行刚性管理的规定，造成员工与上司、员工与员工之间的沟通存在等级障碍，员工的信息、意见和建议只能逐级汇报，不能越级；同时，由于各部门缺乏交流甚至为了各自小利益而相互掣肘，部门员工只对自己工作负责，不考虑整个流程的效率和公司大局，虽然个人业绩好像很突出，却使得公司或项目整体工作效率低下，影响其他部门或员工的工作热情。而OA办公自动化系统的出现，就可以解决这一问题，领导层可以通过日常日志、内部论坛以及各种信息汇总，及时发现员工的心理和工作动态，有针对性地进行关心释疑沟通，使员工时刻感觉到公司的关注的阳光，忠诚度和归属感将大大提升。

    2.通过OA平台，可以规范企业管理，提高工作效率。

    应用OA办公系统可以使企业的组织机构、工作流程进一步规范化，增加管理透明度，实现远程管理，提高管理效率。在平台内部，通过公开的规章制度和业务流程，使各部门对自己的职责、权限有明确界定，也使得每个工作人员对自己的职权范围有了更清晰的认识。通过智能化的流程，使得各工作环节衔接紧密，上一步审批意见完成后立即可以传到下一步，删改记录和审批意见保存完整，提高工作效率。

    3.应用OA办公系统可以使信息共享。

    中小型企业在发展壮大过程中，人员的流动进出都是不可避免的。通过建立内部的信息平台，各个项目部的经验和技术、合作厂家等，可以即时总结共享。各项目部通过OA平台共享的信息，迅速做出适合自己项目部的经营调整，准确及时地把握市场信息，避免相同问题的发生，也有利于降低项目部采购成本，提高管理效率。

    4.应用OA系统可以实现企业的开放式远程办公。

    现代化的计算机通信系统将办公自动化系统合成一个完整的OA 系统，它可以使办公信息和业务流程省去许多不必要的环节，这样高效的应用不仅有利于企业自身范围内的信息资源共享，还更方便快捷的与外界沟通和传达信息。由于现在越来越多的企业都在调整布局结构，其规模日益扩大，办公自动化就可以不受地理空间的影响，实现跨地区办公管理，能全面支持企业不同部门的协同工作。这种完善的OA系统会使越来越多的虚拟的办公室、移动的办公室出现，这种走出去的办公室应用的范围区域也会越来越广。

    5.OA系统的拓扑结构有助于高层领导正确决策

    OA系统的拓扑结构可以方便企业的高层及员工无论身在何处都能够登录系统，获取信息，完整的办公自动化系统更能提示信息的价值和意义，高层领导可以根据办公自动化系统储存或者传送的有用信息进行分析，这样智能化的活动能有助于高层领导做出前瞻性的科学决策。

三、结语

    总之，信息化已经成为现代企业发展中必不可少的辅助手段，而随着科技经济的发展、数字信息化的通讯技术进步、使用人员知识技能的提高，其中的OA办公自动化系统又是最适合中小型企业优先选用的办公平台。办公自动化正逐步向以强调知识管理为核心的方向发展。因此，各企业都应加快办公自动化在企业管理中应用的步伐，结合迅速发展的IT 技术通过办公自动化实现电子政务，以为企业和社会各界提供更加先进的信息收集、查询等服务。