协同OA办公系统在企业信息化管理中的应用

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

一、信息管理现状

    我院作为一家有众多设计部门的企业，经过多年的信息化建设，现已建成由众多图形工作站、核心交换机、接入路由设备等组成的内部网络。该网络在实现数据共享、网络文件打印等方面，初步满足了院内相关部门的需求。随着设计部门业务的不断扩展，我院在日常的业务处理中也面临一个新问题：简单的一项业务申请如果遇到负责人出差就无法得到审批，传统的纸质办公模式已成为制约工作效率的一大瓶颈。因此，如何利用既有网络条件，设计一种基于OA技术的业务处理模式，已成为我院信息化建设中一项重要而紧迫的任务。

二、系统的设计原则

    OA管理系统的构建应遵循以下原则：(1)数据管理功能。对于已归档的业务流，终端用户在输入业务关键字的基础上，就可查询到包含此文字的所有业务流。同时，OA系统管理人员可对无效业务流执行删除操作。(2)相关数据集成功能。OA管理系统还应具备处理考勤类型数据的能力，人事管理人员通过查看该数据可获取院内人员的考勤情况。(3)信息发布功能。管理人员可根据院工作需要将相关信息发布到OA信息发布区，院内员工以通知的方式接收该类消息。(4)支持移动办公。OA管理系统应能够满足员工的异地办公需求，出差人员可通过网络随时访问到院内的OA办公系统。

三、系统的实现

    OA管理系统实现复杂业务流程的电子化流转，其中每一项工作流的设计都包括表单定义、流程定义及工作流引擎。该系统主要包括以下几大流程处理模块：(1)日常工作模块：该模块包含员工工作计划申请、院内通知。前者由员工向上级主管领导提交，审批后由人事管理人员归档。而院内通知由经营管理部指定权限的人员进行发布。(2)费用相关模块。考虑到财务部门的特殊要求，目前设计的借款申请、差费报销、生产采购费用报销这三项流程实行永久纸质及OA系统电子审批同步进行。其中纸质文件作为财务人员行为的依据，而OA上的电子文件则作为信息共享的手段为管理部门提供数据统计、分析等服务。(3)公文管理模块。日常公文管理主要包括印章使用申请、外来文件的发放。该模块审批与发布均由经营管理部相关人员实施。(4)考勤相关模块。该模块可为管理人员提供院内人员流动统计信息，主要包括加班申请、请假申请、市内公出申请。(5)服务支持模块。该模块由办公用品申领、车辆使用申请、复印文件申请、耗材申请、会议室使用申请几大部分组成，模块的审批同样由经营管理部相关人员实施。

四、OA管理系统的信息安全

    OA管理系统通过提供B/S方式实现终端用户对其的数据访问，如何确保终端用户身份的真实有效，就成为该系统推广应用中需要首先解决的问题。在传统的基于“用户名+密码”的认证模式中，极易造成使用人员密码的泄露，进而导致OA系统数据被非法访问甚至破坏，信息安全是无法得到有效保证的。

    我院构建的OA管理系统采用基于数字证书、利用PKI技术进行身份认证的安全解决方案。其中，企业OA负责向终端用户发布数字证书，为该用户提供合法的身份证明。数据证书的存储则采用USB Key作为介质。同时私钥的使用也仅限于该介质内。该方案在解决了OA用户认证安全的基础上，也解决了目前OA应用中的单点登陆问题，为OA系统的推广应用提供了安全的保障。

五、总结与展望

    我院OA管理系统的成功部署，实现了业务的电子化办公，较好地解决了人员操作的效率低下，工作相关资料不能有效和统一地管理，工作流程的审批意见不能完整保存并归档的问题。该系统的使用提高了办公效率和办公质量，同时也降低了企业的管理成本。