榄菊：一盘电蚊香的内部管理变革

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有没有一套简单易用、适合全员操作的系统，把ERP中的一些关键业务流程提取出来，让大家都来应用提升使用效率？榄菊集团信息部首先想到的是用OA系统对接。     能将一盘电蚊香业务做成一家集团式公司，员工规模达到3000余人，目前在全中国也只有榄菊一家。
 
    这家起源于中山，下辖重庆、江西、安徽等多家分子公司的的大型企业集团，如今已形成了以黑蚊香、杀虫气雾剂、电热蚊香、杀蟑产品系列为核心、洗涤用品系列和发用品系列为发展的100多个以独特功能和款式为细分的产品族群。
 
    谈起榄菊蚊香这两年的内部管理变革和信息化发展，没有什么大刀阔斧的举动，高谈阔论的言论。更多的基于内部问题的持续改进，每天改进一点点，现在信息化已经变身公司业务的一台齿轮，咬合着其他业务部门来高速运转。
 
ERP不是万能的
 
    跟大多数老板思路一样，提升管理首先要解决业务管理，公司最先上线的是ERP软件。上线ERP后，公司管理的确发生了很大的改观，但员工和领导用过一段时间渐渐发现，ERP软件好像也不是万能的。
 
    ERP软件不是人人都会用的一套软件，没有一系列培训工作，很多人进入系统之后不知道怎么操作。对于普通员工来说，这套国外的ERP软件是纯英文界面，理解起来有些吃力。对于高层领导来说，平常工作很忙，接受这套软件培训的机会本来就不多。这导致ERP软件需要专人维护，专人操作，在公司还没有全面的适用开来。
 
    有没有一套简单易用、适合全员操作的系统，把ERP中的一些关键业务流程提取出来，让大家都来应用提升使用效率？榄菊集团信息部首先想到的是用OA系统对接。
 
一个订单的问题
 
    最先开始探索该问题来源于一个订单。榄菊的销售人员王磊临时接到了一份大订单，客户下单的任务量大，时间紧，生产工期只有一周。按照以往的流程，他必须先拿到这份纸质订单合同交给销售部总监，生产部总监，财务部总监，总经理室层层把关签字，当所有流程跑完，估计要1天半。最后才可以将这份生产任务录入到erp系统开始安排工人生产。
 
    这样一来，还有3天时间来生产，任务根本来不及。王磊不得不请求老总请求特批，并跟各个部门总监紧急电话沟通，赶快抽出时间签字。结果任务总算完成了，但这一趟把大家都累得够呛。
 
    3天后，大家围在一个小会议室探讨，是否可以引入OA流程？将OA系统的审批流程与ERP软件的生产流程对接起来，OA流程审核完成后的数据自动转入ERP生产流程？当ERP中生产任务完成后，再将流程回转到OA流程，让各个领导审批确认，产品即可快速出厂？
 
    说干就干，信息管理部把大家日常所使用的15条生产流程用2个月的时间，进行集成整合，效果果然明显。就订单审批流程一项就由原来的1天半提升到1个小时。
 
报表、报表、报表
 
    “出一份报表怎么这么难？”，在一次部门领导例会上，榄菊老总问下面的部门经理。
 
    可以理解，这样一家3000人规模的集团公司。做决策完全凭经验和感觉，总有失手的那一次，关键还是你无法掌控是哪一次会失手。没有全面的真实数据分析报表、拍脑袋决策是多么可怕！但汇总一份报表少则几天，多则1个月，等拿到报表已经过了决策的时间。
 
    让领导自己进入ERP系统自己查数据？不行，操作复杂，数据不集中，还是不能解决问题。信息部经理苦苦思索。
 
    有没有一种可能，将ERP中的生产关键数据抽取一部分出来，将合同管理软件中的销售数据抽取一部分出来，将财务软件中的回款收据抽取一部分出来，形成一张自动表单，反馈在我日常的工作门户中，让他们随时可以查看？
 
    只要理论上认为是可行的，榄菊信息化部门会马上启动调研工作，安排专员不断执行反馈，并找外部专家论证优化。这次是1个月，一套涵盖个人门户、集团门户、工程设备、经营分析门户的门户系统呈现在员工和领导面前，所有的信息内容全部在系统中集成统一。
 
    就这样，榄菊公司的问题就是在这样一步步的求证中探索，并不断在实践中印证成功。如今，榄菊集团的信息化集成工作已经深入到集团内部各业务部门。据统计，目前集成流程250条，全面打通邮件系统、短信系统、一卡通系统、HCM系统、经营分析系统、经销商进销存提报系统、报表查询系统、手机销售管理系统等，真正实行了集团内部的“大集成”目标，谈及这一点，榄菊信息部经理一脸的自豪。