巧用OA“文秘”机制 掌控公文流转节奏

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    公文自古以来定义甚多。取其共识，公文是各级各类国家机构、社会团体、企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书。无论是国家行政机关、党政机关，还是一般性质企业，公文的分类都是细化而多杂的，而且往往一份公文须经多层部门盖章方能生效，如此看来单凭人工进行公文的撰写、传送、处理无疑将产生巨大的工作量，时间成本、人工成本、物质成本都是不可估量的。

    如果现在有这么一款OA办公系统，配备公文管理模块，充当尽职尽责的全能“文秘”，能够实现企事业单位公文的网上流转、申请、批复、查办、归档，使得公文在特定群体间定向传输、全方位整合，让用户从繁杂的公文中解放出来，轻轻松松掌控公文流转节奏，大大提高组织运行效率及公务处理质量，是否解决了长期困扰组织和企业的公文传递慢，信息不及时、不同步，不易于查阅等多种老大难问题呢？

    显然，面向党政机关、企事业单位的公文管理成为高端OA的关键应用，如何利用OA公文管理，帮助企事业单位构建更为规范、高效的处理公文成为各大OA厂商竞相追逐的目标。作为国营企业和政府机关，拥有完美的公文管理功能成为甄选OA办公系统的主要依据。接下来我们以定位高端，“中国高端协同办公系统第一品牌”泛普软件来介绍下OA公文管理解决方案。

1、规范高效  契合用户公文管理习惯

    我们了解到，通过泛普OA公文管理，能够轻松实现收文管理和发文管理的自动化，功能包括我的收文、发文拟稿、发文草稿、发文查阅、发文设置、签收公文、收文查阅、收文设置等，并且公文的正文支持修改留痕、手写签名、套红头、签章等各种应用。

    可灵活设定公文流程，自动进行流程跟踪、催办、查办，并可归类存档和检索，其应用架构图如下：

    泛普OA公文管理解决方案，采用在线office编辑正文，完全适应客户操作习惯。OA系统预先设定好各种公文的规范格式模板，用户只需完成最后工序，选择需要的公文类型，在划定好的模块中填空即可，省略行政行为中不必要的繁杂工序，让在字体、行距、标点、字号、边距间疲于奔波的行政人员得以解脱。除此之外，考虑到落地用户价值，系统公文中涉及的公文要素完全支持自定义，包括发文稿纸、红头模板、文号、流程、机关待字、主题词等。

    泛普OA收文流程支持完全自定义，拥有收文特定权限。同时系统支持收发文的互相转换，收文过程可以转发文，发文可以转收文，极大程度方便用户，并可以跟踪发文转收文后的办理进展等。此外，系统在收发文的办理过程中提供了短信、即时通讯等多种手段提醒下一办理人，并可以通过短信方式提醒所有收文用户并能够跟踪用户的收文情况。

电子签章:数字证书管理，实现公文签发，批办等流程办理，安全唯一

    众所周知，为了组织严密性，每个企业或组织的公章都有专人把持，不会轻易移交。如此以来便衍生出许多企业或多或少碰到过的窘境：一旦这个人因公出差等原因不在岗位，所有涉及到盖章的事务便都被搁置下来，严重妨碍到日常办公。而通过OA公文管理的电子签章功能，领导随时随地登陆企业OA系统便能实现公文的审查与签发，从而保证了公文签发的唯一性与异地办公的高效性。

2、高端OA技术 公文流转灵活处理

    作为专注高端OA市场的泛普软件，在OA技术上亦实现了重大突破，率先研发采用纯B/S图形化流程编辑器。在OA公文管理上完全可以调用工作流引擎，通过纯B/S方式的WEB图形化流程编辑器工具，拖拖拽拽，所见即所得的画出流程图, 实现公文流转的自定义。遇到组织结构、工作内容的调整，用户自己动手即可独立实现公文流程节点走向和权限控制的优化。

痕迹保留：正文内容修改实现痕迹保留。

    公文审批过程中需要各级领导进行审核、修订，泛普OA公文管理可以实现全程的痕迹保真，提供全面的键盘批注和手写批注的痕迹保留，在进行修改文字时的全痕迹保留，包括键盘修改和手写修改的痕迹保留。处理过的流程节点会以不同的颜色标识、以流程日志的方式显示每个节点接收和处理的时间。

    除此之外，泛普OA公文管理提供归档接口，支持与文档管理系统进行对接和直接归档，实现公文归入档案系统。对于组织来讲，老旧档案是它可视化的历史，是供新人查阅、学习与借鉴的经验化身，即使蒙尘染埃，依然是独一无二的财富。泛普OA系统实现老旧档案数字化、历史信息电子化，有效避免文件丢失与遗漏。

    公文管理即是对公文的创制、处置和管理，在公文从形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的一个完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行创制加工、保管料理，使其完善并获得功效的行为或过程。泛普OA公文管理由始而终地将这一流程电子化、信息化，环环相扣，有效协助组织进行统一、便捷、高效、严谨的公文管理活动。