如何规避OA办公系统实施风险（下）

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    编者按：在上一篇文章中，我们介绍了OA办公系统实施风险的前两项：选型盲目和技术风险，今天继续和华天动力OA的实施部经理刘鹏一起介绍剩下的五项。

风险三、没有考虑服务成本和便利性

    因为OA办公系统的服务和二次开发无以为继，而被迫放弃使用的用户并不在少数。这些用户往往已经习惯了这套系统，但服务得不到及时响应，系统升级成本太高，只能使用最简单的几项功能，最后导致系统越来越萎缩。

    这种问题是OA办公系统的先天问题，是很难解决的。出现这种问题的用户大多使用了一些项目化的产品，需要进行大量的二次开发才能符合本企业的需求。

    或者使用了一些服务成本很高的开发技术，如LOTUS、SharePoint等。这种架构的OA办公系统技术复杂，又无法远程服务，服务成本往往是JAVA等技术的好几倍。这就导致系统的技术支持、功能升级、license拓展等费用不堪重负。

    据了解，在5年前采用LOTUS平台的OA用户，现在绝大部分都已经停用了。

风险四、没有考虑和其他系统的整合问题

    这种情况在近几年内越来越多，因为OA办公系统涉及面广，包容性强，所以用户需要将OA办公系统作为企业的中心平台，发挥统一入口和整合数据的作用。这时候就需要OA系统具有很开放的架构和很强的整合能力。

    刘鹏说，在OA系统和ERP、财务等第三方业务系统之间进行数据整合，是当前非常重要的一项应用，华天动力的“工作流2.0”概念就是在这种背景下提出的。但一些OA办公系统因为技术架构不合理或者设计水平欠缺，导致这种需求无法实现，或者实现起来非常麻烦，这就大大削弱了OA系统的使用价值，也加重了企业信息孤岛的问题，这样用户得到的只是一个功能单一的OA办公系统，早换是要换掉的。

风险五、功能不细致

    现在OA办公系统的功能普遍存在一个误区，就是求全不求细，看起来林林总总功能齐全，但深入的使用后才发现有很多欠缺。比如缺乏即时通讯工具、接收文件时不能直接归档、内外部邮件不能互相转发、工作流不支持多种类型的跳转、不能直接生成统计报表等等细节问题。

    尤其是工作流技术，这是OA办公系统的核心，不深入体验是看不出来差别的。以“工作流管理专家”著称的华天动力OA系统为了让用户有一个最详尽的体验，在自己的网站（www.oa8000.com）上提供了免费、免注册的在线试用和下载试用，这种完全开放的作法非常值得业内企业借鉴。

风险六、功能不易用

    这个问题一直被厂家和用户所忽略，但却在很大程度上影响了OA办公系统的实施成功率。

    在所有企业管理软件中，OA办公系统的涉及面最广，各类型人员电脑水平千差万别，如何在功能不断增加的同时，尽量提升系统的易用性，减少实施障碍，让各种人员能够快速接受，乐于使用，是一项非常重要的工作。

    刘鹏说，OA系统的实施是一鼓作气，再而衰，三而竭，如果不能够快速的让使用者产生兴趣，他们的热情就会很快冷却，再好的功能和技术都是空谈。刘鹏称华天动力是业内最早提倡OA易用性的厂商，事实证明，这种做法是正确的。

风险七、功能不适用

    OA办公系统里面的很多功能模块只提供一些最基本、最通用的管理职能，如果客户的要求很高，或则很个性化，那么这些功能往往就不能真正满足需要了，典型如资产管理、人力资源、客户关系、项目管理等。

    一个很简单的道理是：你不能指望OA系统中集成的这些功能模块，能够达到独立的资产或人事管理等系统吧。

    而且，没有一种标准化的产品会满足所有人的需求，如果用户发现不适用后不愿意投资做二次开发，或则系统本身也不便于做二次开发，那么就会慢慢的导致这些功能的闲置。

    部分功能的欠缺可能不会导致用户完全废弃OA办公系统，但只能勉强的使用一些最简单的功能，如信息发布、文件传递等，远远没有发挥OA办公系统应有的价值，这无疑也是一种失败。

    据笔者观察，这种处于半死亡状态的“僵尸”客户占据了失败案例的大多数。

    最后，笔者建议，OA办公系统的选型要关注未来发展，而不是眼前问题；关注综合成本，而不是购买价格；关注亲身试用，而不是厂家介绍。这样，系统的失败几率就会大大降低。