如何挑选合适的业务管理软件?
随着外贸行业的高速发展,业务员更希望把自己从繁琐的数据里解放出来,用于更好的开发及维护老客户。管理者也希望能够全面掌握公司的业务进展情况。业务管理系统为解决这一问题而产生,得到青睐,发展迅速。现如今,市面上可供选择的业务管理系统层出不穷,各式各样的功能也纷至沓来,但企业主更想要得到的无非是长期稳定的技术支持与售后服务。那么在选择一款业务管理软件时候,应该怎么找到心侧重点呢?
1、明确企业需求。
在选择业务管理系统之前,首先要明确企业的需求,即管理要达到的目标,实际管理中存在的问题,这些问题的急迫程度如何,需要用什么手段解决,应达到什么目标;另外要考虑对此需求,企业部是否已经形成共识,主要决策人是否给予足够的重视。
2、掌握软件功能。
商品化业务管理系统功能模块很多,适用范围较广,这就需要针对不同的企业,选择不同的功能模块。软件功能应满足企业当前和今后发展的需要,多余的功能只会造成使用和维护的复杂性。软件可用部分的比率,取决于软件对用户的适用程度,而不是以进口或国产来区分。另外要考虑系统的开放性,预留各种接口。
3、实用性与开发工具相结合。
任何商品化软件都不能完全适用于企业的需求,都或多或少有用户化和二次开发工作。所以,商品化软件应提供必要的开发工具,并同时保证该开发工具简单易学,使用方便。
尽量能够购买商品化的产品,这些产品能够经得起用户的考验,因为用户数量的增加,相对单位成本较低。用户在购买的时候首先应该注意软件的实用性,先鄙弃一些附加功能。许多软件开发商已经做到了模块化设计,模块化购买。用户可以选择自己需要的模块进行系统的组合,这是最经济的一种做法。千万不要寄希望于定向开发,定向开发往往要花费不少的金钱,而且得不到理想的效果,定向开发的产品也因为自身的固有特点不能象产品一样定期升级,只能给用户带来隐患。
4、售后服务与支持。
售后服务与支持非常重要,关系到项目的成败。售后服务工作包括各种培训、项目管理、实施指导、二次开发及用户化,可由专业的咨询公司或软件公司承担,由熟悉企业管理,有实施经验的专家组成顾问组做售后的支持与服务工作。在国外,服务与支持的费用和软件价格之比一般为1:1或更高,由此也可以看出售后服务与支持的重要性。
5、软件供应商的挑选。
选择软件时要考虑供应商的实力和信誉。软件供应商应当有长期的经营战略,能够跟踪技术的发展和客户的要求,不断对软件进行版本的更新和维护工作。
6、价格问题。
价格方面要考虑软件的性能、功能、技术平台、质量、售后服务与支持等,另外也要做投资效益分析,包括资金利润率、投资回收期。要考虑实施周期及难度,避免造成实施时间、二次开发或用户化时间过长而影响效益的兑现。所以软件的投资一般包括:
软件费用+服务支持费用+二次开发费用+因实施延误而损失的收益。
在此基础之上加以全面平衡。
7、企业原有资源的保护。
这里所说的资源,不仅指硬件资源,还包括已有的数据资源。这样在选择软件时,就要考虑软件产品对硬件平台的要求是否过高,原有的PC机能否使用,原有的数据资源能否平滑地移植到新的系统中。
最后,在综合以上几方因素的同时,还应该多渠道来了解。一般的外贸企业都在使用业务管理系统,或者曾经使用过业务管理系统,不妨先向同行了解一下。同行的介绍能够赛过任何一个广告。
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