详解邮件退回的原因及解决方法
邮件是外贸人员与客户交流的重要纽带,每天,业务员都会发出大量的邮件,来开发客户,但是,邮件被退回的现象十分普遍。邮件到达不了客户的手中,还何谈客户开发,所以,解决的邮件拒收问题显得非常重要。
邮件为什么拒收,这一点,值得探讨一番,只有总结出拒收的原因,才能找到对应的方法。
原因一:群发邮件
在外贸行业内,发邮件,很多时候,外贸人员为了省事,邮件内容都一样,采取群发,这样,很容易被拒收。群发邮件令客户非常反感,这是行业内所共知的事情,很多客户对群发邮件都设置了拦截或退回,当作垃圾邮件处理。
解决方法:尽量不要使用群发,针对不同的客户情况书写不同的邮件内容,这样,容易被客户接受,有很多外贸业务管理系统,可以对内容和发送时间进行设置,提高邮件发送成功率。
原因二:邮箱服务器问题
外贸人员多是与国外客户交流,其邮件亦是发送至国外,邮件发送成功和服务器的关系颇大。有时候会因为网络的延迟导致退信为了使交流通畅,很多大型企业的服务器都设在国外,像阿里巴巴的服务器便设在纽约。邮箱服务器的优化突出表现在外贸业务管理系统上,很多类似的邮箱管理工具,对服务器都有设定,相较于免费邮箱,其到达率要高很多。
解决方法:将服务器进行相关设置,邮件发生退回问题时,及时优化服务器问题。
原因三:容量大
这也是邮件被退回的主要原因,邮件太大,很多时候,外贸人员会在邮件中添加一些附件,这些附件太大,经常会被拒收和退回。
解决方法:邮件退回后,检查下是否是因为附件太大的原因,及时更正。
原因四:违禁内容
客户有的时候会设置,邮件里包含一些敏感的词或者内容,这样,会被过滤掉,这也是经常发生的情况。
解决方法:仔细检查邮件,看是否存在一些敏感的词汇,对于敏感的词汇,去掉之后,再发送,如果不行的话,可以打电话过去进行询问,这样交流的话,会更加好。
最后,再说一句,多使用企业邮箱,企业邮箱的统一域名可以给人一种非常专业的情况,而且,经测试,企业邮箱发送的邮件被退回的机率较平常低,外贸人员可以参考一下。
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