企业档案知识管理之三：企业档案知识管理的系统实现

　　1、 企业档案知识管理系统实现的思路要点

　　1.1实现档案管理知识资源化、信息化的思路

●把过去数据型档案资料看成“历史”资料信息，按信息管理方式在系统中分类，供查询搜索；

　　1.2知识资源及时支持领导决策的思路

●了解分析领导或管理决策的事项及过程，对其进行规范化认识，明确其决策的环节或形式；

　　1.3知识资源及时支持员工学习的思路

●了解组织结构各岗位上的人员知识结构要求和培训发展计划；

　　1.4知识资源及时支持员工工作的思路

●了解分析各项业事务工作，内容及过程，对其进行规化认识明确其过程的节点，并按知识结构的独立性分解节点及节点内作业程序；

　　1.5知识资源管理IT平台化的思路

●用B/S结构设计，随时随地用游览器访问应用系统平台；

　　1.6知识资源管理的安全化思路

●在企业的各个地区机构，分布设立访问服务器，在总部设立应用系统服务器，各服务器之间设立VPN联接；

　　1.7知识资源管理制度化思路

●首先用制度的形式确定知识资源管理的组织机构；

　　2、知识资源管理应用系统IT平台结构方案

　　 根据前述知识资源管理的思路，我们看到整个解决思路明确了应用系统的结构，如图示：

　　其中：知识资源应用功能系统的主要功能有：

●知识订阅：决策知识订阅，业事务工作知识订阅

　　资源库委托收集、整理系统的主要功能有：

● 委托收集流程

　　知识资源库管理系统的主要功能有：

● 知识关联分类

　　3、知识资源管理的组织建设方案

　　按照知识资源管理系统平台运行的要求，以知识资源管理工作推进与保障要求，其组织结构可以设计为：

　　其中：

　　知识资源管理部：负责知识资源库管理系统的日常维护和操作。

　　知识应用规划部：负责跟踪集团公司、组织结构、业务工作、事务工作的变动，调查规划知识体系、知识地图结构，以及知识资源内容建设。

　　 专业人员虚拟团队：是各部门、各专业的骨干人员，接受委托后在网上对知识资源做收集、整理或出题。

　　专家顾问虚拟团队：他们是公司聘请的内外专家，接受委托后在网上对知识资源收集、整理等工作进行审查、判断。

　　4、知识资源管理的制度建设方案

　　按照知识资源管理系统推进和组织建设的要求，其保障制度体系应包括：

　　以上制度的作用和意义都比较明确，但要根据实际进行调整和细化。

　　5、实施中的主要问题及解决思路

　　前面的分析、设计的系统方案要实现，并产生实际作用，将遇到以下问题：

　　（1） 档案知识资源体系化规划和整理的问题

　　因为过去的档案管理工作已有基础，如何从档案分类及档案类型过渡到知识资源管理，就首先要进行一次调研和规划工作，得到一个体系，那么整理和规划就有了标准；

　　（2） 档案知识资源与领导决策工作结合的问题

　　要建立起知识资源对领导决策工作的支持，关键是要确定领导决策的事项及其程序。这需要通过细致的调查、分析、再综合得到；

　　 （3） 档案知识资源与员工学习结合的问题

　　这个问题的难点在对组织岗位知识结构的定义，以及岗位成长发展的相关知识需求的设计。这需要人力资源管理部门的大力配合，还有业务、事务专家的帮助；

　　（4） 档案知识资源与业事务工作结合的问题

　　要建立起对业事务工作的支持，关键是要确定各业事务工作内容和过程，进而确定节点工作的支持知识。这也要通过细致的调查、分析、设计来达到；

　　（5） 组织机构变动(合并、分拆、撤销)的影响问题

　　当解决档案知识资源与决策、学习、工作结合后，知识资源就紧紧地与组织结构、组织岗位关系在一起了。如果组织机构变动，意味着原来“关系”就没有效了，这个问题不解决，会给知识资源的应用造成混乱。实际上，这个问题是技术上的问题，需要在IT系统设计时考虑机构变动前后相关知识资源的“迁移”；

　　（6） 专家、专业人员团队建立的问题

　　从系统的方案中，我们看到专家和专业人员在整个管理中起着很重要的作用，但他们如何聘请？如何识别他们的能力？而且团队人员还要是互补的。这系列问题都要通过认真调研、分析和判断来解决；

　　（7） 原档案管理组织与人员职责变动问题

　　这个问题很实际，按现在档案管理的组织，牵涉到很多原有工作人员的工作内容与职责的大幅度变动。如何处理好这个问题，也是知识资源管理系统推动工作能否成功的关键。对此，要在转变工作人员思想的基础上，对原工作人员进行分层次系统培训，使他们适应新系统运行的要求。开始的时候，可以考虑他们中多数人员经过培训后充任“专家和专业人员”团队，即：将专家团队和专业人员团队先办成实体组织，让他们承担一部分专家或专业人员的职责；

　　（8） 档案知识资源管理的思想认识问题

　　从前述，已经看到，知识资源管理最核心的是管理思想和理念，如果没有建立起这样的认识，要进行或推动知识资源管理几乎是很难的。对此，我们只能通过培训、广播的多种渠道，不厌其烦地宣灌知识资源管理。同时，在应用过程中让大家逐渐体会它的价值。