支持知识管理的工具（二）

如果仅有知识生成工具，那么它的作用将是微乎其微的。知识在产生出来后，只有通过共享和交流才能发挥其巨大的价值。知识编码则是通过标准的形式表现知识，使知识能够方便的被共享和交流。

知识编码的困难在于，知识几乎不能以离散的形式予以表现。如果说数据类似一条记录，而信息类似一条消息，那么知识更象一个仓库。知识不断的积累，不断的改变，以至于我们很难对其进行清晰的区分。因此对知识进行审核和分类是十分困难的。

以下介绍的是一种以知识的内容为依据对知识进行分类的方法，这种分类方法在不少企业中取得了成功。

流程知识：

流程知识可以简单地认为是如何将工作作好的知识。这种知识通常通过基准管理和最佳实践这两种管理活动取得。这种知识有利于企业优化流程和提高效率。

事实知识：

事实知识是存在于人脑中的关于人和事的基本知识。这种知识容易被文档化，但是，如果对这类知识不进行综合，其附加值将会很低。

编目知识：

拥有编目知识的人知道事物在何处。在企业中，编目知识通常被分类整理成为“黄页”，专业技能目录便是这种知识的一种。虽然许多的编目知识可以编辑成“黄页”，但是，在现代社会种，企业组织的高速变化，致使更多的编目知识存在于个人的知识中，而不是“黄页”中。

文化知识：

文化知识包括了一个具体的任务如何在特定的组织中完成的知识，这是企业无价的财产。虽然文化知识和编目知识是组织小型化过程中最难处理的两个方面，但是，它们却特别重要。如果没有这两种编码化知识，企业必须重新学习各种无形的制度和规范，这样会使企业的效率大大降低。

这四种类型的知识以隐性或显性的方式存在，并且它们存在于个人层次和组织层次。但利用各种知识的难度是不相同的。存在于个人的隐性知识是最难被发掘和利用的，而以显性方式存在的组织的知识是较容易利用的。例如企业的ISO系列规范文件就相当容易让员工掌握，而维修工人的经验则十分难于共享。尽管对不同的类型的知识进行发掘和利用的难度不尽相同，可以采用的方式也多种多样，但是只要是对企业的知识进行分类或使员工深入理解组织知识的努力，都会促进企业的知识发挥更大的作用。

知识编码工具的作用就在于将这些知识有效的存储并且以简明的方式呈现给使用者，使个人和企业的知识更容易让其他人使用。简单来说，知识编码工具可以分为以下几类：

4．1 知识仓库

知识仓库是一种特殊的信息库，库中元数据有相关的语境和经验参考。许多人用知识仓库这个术语代替数据库和信息库这两个词，以此迎接知识管理的浪潮。真正的知识库远比这两个概念复杂，知识仓库拥有更多的实体，它不仅仅存储着知识的条目，而且存储着与之相关的事件，知识的使用记录，来源线索等等相关信息。

正确运用知识不仅仅需要人们了解表示知识的信息、数据，人们还要了解与这条知识相关的语境，因此在帮助人们利用知识的作用上，知识仓库要比数据库更有效率。

知识仓库通常收集了各种经验、备选的技术方案以及各种用于支持决策的知识。知识仓库通过模式识别、优化算法和人工智能等方法，对成千上万的信息、知识加以分类，并提供决策支持。这样，知识仓库不仅仅可以避免重新获取知识带来的成本，同时通过提供对协作的支持加速企业创新的速度。当与专家系统、友好的应用界面相结合时，知识仓库将成为十分有用的工具。

知识仓库的一个简单例子是“资源下载管理系统”。这个系统用于存储管理项目组成员各自从Internet上下载的文档、软件和网络资源，同时要使项目的各个成员能够共享其他成员下载的资源。从数据库设计的角度看，这个系统应该能够有效得存储各种下载资源，并且有清晰的分类管理功能，强大的搜索引擎功能，支持分布式操作等等。但从知识仓库设计的角度看，如果仅仅有上面所说的功能是不够的。

首先这个系统不仅仅应当存储下载的资源自身，还要存储相关的语境信息，如下载网址，下载时间和下载者等。这些信息能够让资源的使用者更清楚了解各种资源的来源，通过各种线索更容易的在知识库内或Internet上找到相应的知识。

其次，知识仓库应该能够智能地对项目组成员下载资源的网站进行统计，在用户搜索某种资源时，知识仓库能够给出推荐网站，以及相关链接。

也就是说，知识仓库概念下的“资源下载管理系统”应当在为用户提供下载资源本身的同时，还要为用户提供查找更多相关资源的线索。

知识仓库与数据库另外一个区别是，知识仓库是一个有机体，其生命力在于不断的更新。当决策人不断的从知识仓库中提取有用的数据，放入新的内容，知识仓库将会保持活力。相反，长期不使用知识仓库将会降低知识仓库内容的可用性。另一方面，不断地周期性地对知识仓库内的知识进行评价，对数据仓库的可用性十分重要。原因在于，从知识的可用性来看，有些知识的可用周期很长，但有些知识的可用周期很短，如果不定期地对知识仓库中地知识进行评价，那么库内地知识不仅不能支持员工高效率工作，而且还会产生误导。

4．2 知识地图：

知识地图是用于帮助人们知道在哪能够找到知识的知识管理工具。知识地图的作用在于帮助员工在短实践内找到所需的知识资源。和企业现在面临的信息过量一样，企业将来也会同样面临知识过量问题。即使为使用者提供高效率的搜索引擎，也不能使使用者摆脱寻找知识过程中的混乱状态，需要有一个指引使用者的工具。

如果要求知识地图能够指出企业所有的知识所在，这将是徒劳无功的，过多的细节将喧宾夺主，使使用者更没有方向感。因此，知识地图设计的关键是要指出对企业的业务或流程有关键作用的知识。

从知识地图的形态来看，知识地图的形态可以多种多样，但是有一点的是相同的，即无论知识地图的最终指向是人、地点或时间，它都必须指出在何处人们能够找到所需的知识。

由KnowlegeX公司提供的知识工具可以建立一个包含相互联系的合同、文档、事件等元素所构成的知识地图。这个地图允许用户在浏览知识地图上的各个节点和节点的指向，同时发表评论，对地图进行更新，不断的改变地图中各个元素之间的联系，使知识地图逐步趋向完善。

知识地图的另一种使用方法是描述企业的流程中的知识，将业务流程中的知识流通过图表的方式展现出来：知识的收集、存储和共享。同样，表现知识流的知识地图没有必要将流程中所有出现的知识都整合进来，只需要将最关键的知识整合进来便可达到提高生产效率的作用。