提高知识管理系统信息有效性的思路(二）

企业中的知识可以分为显性知识和隐性知识。显性知识可以很容易的将其编码化，使员工共享。隐性知识是指隐含经验类知识，它存在于员工的头脑中或组织的结构和文化中，不易被他人获知，也不易被编码。正如知识连线有限责任公司首席执行官荣·杨（Ron Yang）所说：“显性知识可以说是‘冰山的尖端’，隐性知识则是隐藏在冰山上底部的大部分。隐性知识是智力资本，是给大树提供营养的树根，显性知识不过是树的果实”。通过设计适当的制度，可以促进员工与他人共享自己的隐性知识。知识管理系统设计应当支持这一需求。

鼓励共享知识的行为

鼓励知识共享更多的依赖于企业的内部管理，但知识管理系统能够为企业实施鼓励各种共享知识的措施提供支持。知识管理系统设计时，需要将用户对知识管理系统的参与情况记录下来。

例如，每位员工为知识仓库提供材料的数量，每月使用知识管理系统的频率，以及在虚拟社区中回答问题的次数等等，这与相BBS类似之处。将员工参与知识共享的程度与绩效评定联系起来，同时在各个频道中突出显示月内贡献最大的员工名单，充分调动员工参与知识管理系统的热情。

专家认同机制

除了从数量上肯定员工对知识管理系统的参与度外，还要从质量上对员工的参与度进行评价。

首先，要十分明显的标明每篇文档的作者，以及相关他的相关作品。

其次，建立讨论区，员工可以在讨论区内对每一篇文档发表评论，对每篇文档打分，由员工进行初选。

第三，设立专家评阅机制，由专家对初选的文档进行评阅，并公布评阅结果，供员工参考。

第四，在相关栏目中列出每月的推荐作品，同时，将其与员工的绩效考核联系起来。

3．更新知识仓库

知识管理系统与信息管理工具的一个很大区别在于，知识管理系统是一个活的有机体，它不仅从外界不断的接受新的数据、信息，并且系统的内容不断地淘汰。其生命力在于不断的更新。

当决策人不断的从知识仓库中提取有用的数据，放入新的内容，知识仓库将会保持活力。相反，长期不使用知识仓库将会降低知识仓库内容的可用性。另一方面，不断地周期性地对知识仓库内的知识进行评价，对数据仓库的可用性十分重要。原因在于，从知识的可用性来看，有些知识的可用周期很长，但有些知识的可用周期很短，如果不定期地对知识仓库中地知识进行评价，那么库内地知识不仅不能支持员工高效率工作，而且还会产生误导。

订立评价准则

评价标准的作用在于规范提交知识仓库材料内容的标准，一方面可以引导员工提供与主题相关的文章，另一方面，可以降低知识主管在审核提交材料时的难度。

中心式的知识管理

知识仓库的内容除了标准的文档外，还有大部分的内容来自各个员工，这种分散的机制必然会使知识库的内容关联性下降，增加检索成本。

知识管理系统采用中心式的管理可以提高有效解决这个问题。根据企业规模的不同，企业可以设立单层或多层次的知识管理部门，负责审核个人提交的材料，只有符合评价标准的材料才能进入知识仓库。

知识管理系统可以设置审批流程，在员工将材料提交到知识仓库中后，由系统自动将材料移交至相关的知识管理部门，在审批通过后，由系统自动将该材料予以发布。

内容更新机制

在知识爆炸的时代，如果知识仓库不经常维护，就会降低知识仓库的有序性。在企业中需要设定知识主管来判断知识的有效性，同时软件的结构也需要支持这种机制。

知识仓库中的知识分为两种，静态知识和动态知识，对于静态知识，如企业的历史，成型的规章制度等，这些知识的生命周期很长，知识主管只需要对其进行准确分类即可。