提高知识管理系统信息有效性的思路(一）

从知识流动的角度看，知识的流动主要有三种方式：人--电脑、人--人、电脑--电脑。知识管理软件包括支持这三种知识流动方式的软件。

不同的知识流动方式，需要不同的软件支持。见下图：

本文就第一类软件进行讨论。人对电脑的系统,强调通过软件的优秀设计，提高系统内容的信息有效性，提高使用者的检索效率。信息的有效性是反应使用者在知识管理系统中检索目标信息的效率高低的指标。

属于这类的知识管理软有许多种，本文只讨论其中的文档管理和知识仓库系统。知识仓库用于存放各类知识，如企业规章制度文件、各种经验、备选的技术方案以及各种用于支持决策的知识。知识仓库的主要功能是使员工高效率地获取知识。

二、知识管理系统的设计思路

1．提高信息检索效率

使用者获取信息有三种方式：搜索、浏览和接收。

搜索是搜索是指使用者在知道目标信息一部分特征的条件下，使用搜索工具查找信息的方式。人们使用互联网搜索引擎查找信息就属于用“搜索”的方式获得信息。使用搜索的方式获取信息的弊病在于，随着信息的增多，搜索结果的无效性会增加。就是说，如果搜索引擎返回10000条没有逻辑结构的搜索结果，那么，这些搜索结果对于想查找一两条确定信息的人来说，是没有意义的。

浏览是使用者在软件系统的“路标”指引下，逐步缩小目标空间的信息获取方式。人们通过Sohu分类目录，逐步寻找目标信息的方式，就是通过“浏览”的方式取得信息。通过浏览的方式获取信息的弊病在于，当用户不知道目标信息的准确分类时，在海量信息中查找将十分困难。

接受是使用者被动的取得信息的方式。现在许多网络公司通过邮件列表系统，向客户群发送电子邮件，使用户及时了解网站最近更新的方式就属于采用“接受”的方式使用户取得信息。从用户的角度看，由于这种信息获取方式是被动的，因此，只有对用户的需求有准确的了解和划分的条件下，才能使用户取得有用的信息。

以上是人们获取信息的三种主要方式，但是许多信息管理软件仅仅注重为用户提供海量地信息，而不是注重于为如何使用户最高效率地获取信息，最终会使用户陷于信息过量的窘境。在信息系统中采用适当的技术可以有效的提高信息效率。

关键词控制

通过关键词来索引信息的技术，在许多信息管理软件中都有应用，例如在文档管理系统中，用户可以通过输入关键词查找文档。在通常情况下，每一篇文档的关键词由用户自行选择。这使系统中的关键字数量急剧增加。从检索者使用的角度看，如果没有统一的关键词列表，仅仅通过检索者自己熟悉的关键词，会降低检索的全面性。

这个问题的一种解决方法是采用关键词控制。由信息专家和各个领域的专家根据知识管理系统的主题，制定一个关键词表，对于录入知识管理系统中的每一条信息的关键词只能采用关键词表中列出的词汇。同时，将关键词表对使用者公布，或采用适当的方法，引导使用者通过关键词表中的词汇检索信息。在系统运行过程中，由专家组根据关键词的使用效率和使用者的反馈意见，动态更新关键词表中的词汇。

多重分类

多重分类是指对一条信息采用冗余分类，将一条信息根据的它的多种类型的属性，归属于多种分类，为使用者提供多条检索浏览的入口。

例如，“2000年5月5日，知识管理(中国知识管理网前身)被《环球时报》推荐为知识管理权威网站！”这条信息可以从多个角度进行分类。它属于5月份的知识管理新闻，同时也属于知识管理网站资源，也是中国知识管理网站阶段成果的标志。对这条信息进行多重分类，使新闻的搜索者、知识管理网站资源的查询者以及查阅中国知识管理网成长历史的人，都提供了十分方便的检索入口。

相关信息

知识的获取有很大的偶然性，当各种知识和信息相互交错时，人们更容易发现新的知识。如同学术论文的参考书目的作用一样，给每一条信息加上相关信息可以提高使用者的检索效率。

在知识仓库系统中，确定每一条信息的相关信息由系统自动完成。人只起关键性的作用，根据信息学专家设计的算法，系统根据每条信息的主题、来源、归属项目和关键词等信息自动计算各条信息之间的关联系数，并动态地更新。

知识地图

知识地图是用于帮助人们知道在哪能够找到知识的知识管理工具，用于帮助通过浏览方式搜索信息的员工高效率地寻找所需的资源。企业知识地图将企业各种资源的入口集成起来，以统一的方式将企业的知识资源介绍给用户。知识地图采用一种只能化的向导代理，通过分析使用者的行为模式，智能化的引导检索者找到目标信息。与知识地图作用类似的还有企业门户，企业资源词典等，

例如，当新员工进入企业时，首先要学习企业的历史、文化和规章制度。进行新员工培训必不可少，但更重要的是要让员工随时能够阅读相关的资料，进行自我培训。通过知识仓库可以为员工随时查阅提供方便。但当新员工打开企业的知识仓库时，无序的知识将会使他无从上手。知识地图可以引导员工，有联系的阅读各种资料，完成培训过程。

信息推送技术

信息推送技术是采用广播的方式，将企业重要的新闻或知识主动的推送到使用者的面前。企业的知识管理部门通过各个频道，将各种信息及时推送到员工面前，例如公司的新颁布的规章制度、频道最近更新、各种推荐读物等。

由于使用者的需求多种多样，数据发送技术还要与用户界面定制相结合。通过用户界面定制功能，用户可以订阅适当的频道，及时了解感兴趣的知识。

例如，一个咨询公司的知识管理系统的个人界面应当包括：公司新闻、部门新闻、个人信箱，同时还有其他频道，如各种行业的最新动态、各个行业的咨询案例和专家地图等，供员工根据需要自行选择。这样可以使员工在及时了解公司动态的同时，密切关注自己感兴趣的频道的更新信息。