盘点年终总结的那点事儿，文档管理系统成企业助力

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 　　盘点年终总结的那点事儿，文档管理系统成企业助力

　　2013年在我们刚刚适应完，就已经过了。在这年末岁尾的时候，想必各公司中的绝大多数员工，都在忙碌着一件事情，年终总结。

　　可能各家企业、单位中的年终总结形式不太一样，有的是报告、有的是考核，还有可能会是以ppt演讲述职等。可说是五花八门，每个公司选取的总结方式，都会有自己的所考虑的因素，均是权衡利弊之后的抉择。好坏外人不能做评论，但是过程是否高效，倒是可以做一番品评。

　　小编前几日去某知名电器连锁品牌的北京总部做采访，刚好看见他们员工正在做年终总结。他们的总结方法用的是报告形式。在WORD里边写上这一年的工作经历。然后用邮件发送到他们的主管那里。主管在统一整理后，发送到部门经理那里。部门经理整理后，再发送到片区主管。再由片区主管发送到片区经理。。。逐级上报。等到传到真正需要看到这些报告人的手里，往往已经过了一个月了。

　　这种大公司的悲哀，就是因为等级太明确。所以要逐级汇报。然后由上级做统一归档整理后，再向上级汇报，然后在整理一遍，在汇报。重复多次才能完成。这种企业虽然等级明确，可以很好地保护企业权威。但是大大的延缓了工作效率看，浪费公司资源，弊端太多。

　　小公司就比较好了，一共就十几个、几十个人。直接发送到老总的邮箱就好了。很少有逐级汇报的事情。但是老总就惨了。本身就经常受到一些垃圾邮件，如今一下又收到如此之多的工作总结。查找起来，临乱不堪。不小心误删也极有可能。

　　有人说，我们公司有办公系统。有高性能的OA系统。面对这些人，我只能用“呵呵”二字，来表达我心中对你的无语。

　　OA系统固然是当下最流行的一款办公系统。但是主要起到一个流程审批的作用。如果企业让员工提交某个申请、或者做调查问卷。那么OA系统可以顺利的完成任务。但若是面对多如牛毛的文件，OA系统也只能干摇头，无力为之。

　　与之不同的文档管理系统则可在此时发挥巨大作用。企业中数以万计的文档都可在系统中进行完善的管理。到每年年底的时候，多出的这些份年终总结更是不在话下。例如泛普软件推出的泛普文件管理系统协同文档管理系统，提供规则功能和目录邮箱集成功能。让年终总结等文件可自动运转起来。无需人为传输。

　　目录邮箱集成，可以定时自动收取指定邮箱收到的新邮件的附件， 收到的附件文档在保存到目录中时可以触发规则功能。而规则功能，顾名思义就是设定一条规则，在规则下，进入的所有文档都必须按照规则执行相应操作。

　　这样我们只需事先设置好规则和接受邮箱。然后让员工将年终总结按照规定的编号或是名称之类命名，发送到指定邮箱。之后的分类规定亦或是审批的事情，将全部有系统自动完成。不需要有人在进行专门的整理。可省去企业很多的资源。而且加快效率。

　　此功能不仅是在年终时候可用到。在平时需要文件自动归档或处理的时候，都可用到。可以说是当下最先进的智能化、自动化办公系统。不可否认，这种便捷、高智能办公的模式，迟早会入驻每个企业。无非就是早晚问题。

　　文档管理系统目前正处在上升期。正走在逐步被认可的道路上。提供的安全保管功能和协同办公功能也逐渐让所有人信任。一年中，企业安排了众多项目的上马。企业的预算经费等也是一涨再涨，一花再花。但是真正能看到实质的东西，却是少之又少。真正能帮助企业走上高效安全之路的文档管理系统，经常被人遗忘错过。希望所有存在文档困惑的企业能找到自己所需的系统。