研发类企业文档管理方案

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　　对于知识密集型的行业和企业来说，文档是产品研发的重要成果，甚至其重要性远远超过产品样机等有形成果。文档管理是新产品开发过程中非常重要的一类活动，它可以使产品开发过程变得可追溯，避免产品开发过程和生产制造不会因为人员的流失而受到大的冲击。 国内大部分研发类企业由于不重视文档管理及文档管理手段的落后，造成: ⑴海量文档存储，管理困难 产品设计和研发部经过日积月累，文档的数量和容量都很庞大，并且文档类型、格式、用途多种多样。庞大的文档量，即使浏览一遍标题也需要花费大量的时间，靠人工有效管理几乎不可能; ⑵文档版本管理混乱 由于设计文档经常会被不断地修订，有些文档多达数十乃至上百个不同的版本，文档版本繁多，难以整合和统一管理，获取“权威、正确”的文档非常困难; ⑶文档安全缺乏保障 大量文档处于不被管理的无序状态，文档被病毒感染、意外丢失、权限控制不明等情况屡屡发生，使文档的安全性无法得到保障; ⑷知识管理举步维艰 大量文档分散成各台电脑上，一旦有员工离职，相关的大量工作文档被直接带走丢失，或沉落于电脑中，成为“不为人知”的秘密，由此带来大量知识资产的流失;企业内部缺少分享经验和共享知识的环境和氛围; 软件结合多年的软件产品研发经验及电信行业管理软件开发实施经验，研发出适合知识密集型企业的文档管理软件,能够全方位、全过程地管理产品研发过程中的研发过程管理文档及研发成果的生产文档(交付物,如广告公司的设计稿)。

　　软件产品研发文档管理软件方案主要功能： ⑴流程化的文档管理，支持文档发布的审批流程; ⑵协作编辑,支持Office，AutoCAD等系列文档的在线编辑，减少文件先下载修改再上传的繁琐程序; ⑶文档版本管理：版本自动更新、历史版本查询、版本对比，版本回滚; ⑷文档签进、签出，防止多人同时对同一文档进行编辑; ⑸基于RBAC模型的权限控制，对文档的安全性、访问进行管控; ⑹操作日志及审计追踪功能,对文档的创建、修改、阅读、下载等过程进行全程监控; ⑺全面支持远程审批，可随时随地通过网上处理，减少延误; ⑻全文检索，基于中文分词技术的全文检索功能可实现对文档的标题、正文附件的具体内容等进行全文的检索，快速找到目标文档; ⑼无限级别、层次的文档分类管理，适应教育行业文档种类繁多的特点; ⑽PDF在线转换功能，可以将WORD,EXCEL,PPT,WPS系列，文本类型文件，图片等各种格式的文件转换成PDF格式，以防止文件内容的非法篡改; ⑾提供永久免费的离线文件批量转PDF工具软件， ⑿个人空间管理，每个用户都可以拥有个人私有的网上空间，用于管理个人私有或暂不公开的资料文件，无授权用户无法访问其它人员的个人空间; ⒀文档异动通知,当文档的状态变化时可通过邮件、短信等各种方式通知文档的干系人。 本方案适用于所有知识密集型的企业如汽车、造船、航空、通用机械、电子、建筑、设计院等行业的设计研发部门。