如何选择电子文档管理系统系统

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在知识管理的实施中，选择一套切合组织的实际，并能够满足组织业务发展需要的IT系统支撑组织知识管理的实施，是知识管理有效实施中的重要一环。在中国的各级组织管理的基础比较薄弱的情况下，将知识管理的先进理念结合组织的实际状况，用IT系统的形式固化下来就显得更加必要。

　　什么样的系统是知识管理系统?知识管理系统、软件、工具、平台等这些我们经常见到的词汇之间到底有什么样的联系和区别?那些被媒体吹得神乎其神的知识管理软件没什么最后却没有发挥作用，而不同厂商的知识管理系统的功能差别又是那么大，我该相信谁的?另一方面，一家做软件外包的IT企业，与一家生产婴儿用品的制造企业需要一样的知识管理系统吗?一家初创的律师事务所和一家拥有成熟业务模式和销售渠道的咨询公司是否需要的也是一样的知识管理系统?

　　如何选择知识管理系统，这是一个问题!

　　原因一：知识管理理念和实施覆盖的范围是如此之广，因而其实施中可能涉及到的IT系统也就五花八门。例如文档管理、FAQ管理、商业智能、关系管理(Relationship Management)、数据挖掘、协同工作、远程学习&eLearning等。知识管理本身的特性，决定了知识管理实施中涉及或者可能用到的IT系统多种多样。不同的企业，甚至同一家企业的不同部门和机构，对知识管理系统的需求功能是不一样的，可能老总更需要的是对外部直三知识源的掌握，所以他可能更需要关系管理(Relationship Management)，而研发部的项目团队则更需要的是支持在协同工作中的知识发现、沉淀、创造和利用的系统。

　　原因二：不断出现的知识管理系统和软件厂商的鼓吹，媒体用各种IT系统实现知识管理的报道，彻底让人迷惑。每一天我们都能看到知识管理的软件产品供应商出现，并且我们会听到用某某公司的内容管理(项目管理、客户管理等)软件实现知识管理、用某某公司的OA、协同办公软件、用免费的Blog、Wiki实现知识管理。仿佛任何系统都有企业拿来做知识管理，而且任何系统都是成功的。市场信息总有两面性，在给我们很多启示的时候我们也不能忘记用自己的智慧去判断。

　　原因三：中国的知识管理市场还处在一个软件和系统厂商推动的阶段。当我们去买一双鞋子的时候，我们知道我们的脚有多大的尺码，按照尺码去选择鞋子的大小。而在知识管理系统的选择上，许多企业却不知道自己企业的“尺码”就匆忙选择，或者请系统或软件厂商的“顾问”，然后这些厂商就会告诉你的需求就是我的软件的功能，出现所谓“你的脚多大我的鞋就多大”。国内许多知识管理系统选择上的错误就是这样造成的，无论多么冠冕堂皇，如果你让卖鞋的给你量脚的尺寸，那么他的鞋子绝对适合你。

　　在主流搜索引擎关于知识管理的关键词分析中，我们发现关于“知识管理系统、软件、平台、工具”等词都是比较热门的词汇，这正好印证了相关调查结果：在国内已经或正要实施知识管理的企业中，都把知识管理系统摆在了一个很重要的位置。但我们的调查也标明，在已经选择了知识管理系统的企业中，有一半以上的企业发现所选择的知识管理系统不能够满足自己的需要，甚至系统成为了知识管理实施中的软肋。

　　我们认为，知识管理系统对于企业的知识管理实施能否成功发挥着很大的作用。知识管理系统在知识管理实施中的作用类似于双因素理论中所表明的“保健”因素：如果知识管理系统不好用、不适用或者不能满足需求，那很容易成为知识管理实施的最大障碍。

　　鉴于知识管理实施中知识管理系统选择的重要性，整理了对该问题的研究和实践成果，站在第三方的立场上对知识管理系统的定义、知识管理系统与知识管理实施的关系、选择的流程、选择系统的考核指标等进行了剖析，希望对正在或将要选择知识管理系统的各类机构具有参考价值。

　　我们认为知识管理系统的选择应该是在对企业知识管理实施的目的、企业的核心业务流程、核心知识流程、知识管理战略确定后，自然而然所形成的对IT支撑平台的需求。而不是相反，有知识管理系统厂商来协助进行需求的分析(这样需求分析的结果大部分都是“你的脚多大我的鞋就多大”)。知识管理系统的选择必须考虑功能能够满足主要的需求，具备良好的可用性、适用性、扩展性。