电子文档管理系统涉及的15个问题

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1、知识管理项目发起人是否真正了解知识管理是什么，他们想通过知识管理达成何种目标？

一般的知识管理项目发起方都是企业的高层领导，他们对知识管理的了解和预期是知识管理推动的重要动力。

2、企业的中层是否理解知识管理对于其负责部门的价值和他们需要付出的努力？

从国内知识管理实践来看，知识管理无法推行的一个重要原因是中层的不理解、不支持、不参与，其背后是对知识管理理解和价值认识的欠缺。

3、知识型员工是否理解知识管理是什么、对其工作的价值是什么，以及他们需要如何参与？

许多知识管理项目实施中，大部分都是在员工不了解知识管理的时候开始，如果不知道知识管理是什么、有什么价值、如何做，谁都不会参与。

4、知识管理项目是否有人负责？

企业知识管理实施是一项系统工程，涉及到战略、流程、文化、技术等多个方面，必须有专人负责，而且最好是一个团队。

5、知识管理项目的负责团队是否具备知识管理的相关知识和技能？

即便有人负责，但如果知识管理的负责团队本身不具备推动知识管理的理念、方法和技能，项目亦无法推动。

6、是否了解企业存量知识的数量、质量、形态和可用性？

任何企业都会积累大量的知识内容，是否清晰的了解存量知识的数量、质量，状态是显性存在还是隐性存在，是否可以重用与复用是知识管理推动的前提。

7、是否明确谁应该共享何种类型的知识内容？

做知识管理时，我们都鼓励、倡导知识共享，但如果不能明确共享的责任人、共享的内容，则这样的鼓励和倡导无法执行，即便产生出知识内容也无法重用复用。

8、是否有知识内容就会有人用、就有价值？

1.0时代的知识管理假设是“信息和知识的短缺”，所以分门别类的保存内容后“自然”会有价值。但在信息和知识爆炸的情况下，形式已经变化了：即便有内容，也不一定有人用，也不一定有价值。

9、是否知道知识管理需要什么样的系统和工具？

现状是，大部分知识管理系统都是在没厘清需求的时候就购买的，需求不清楚的情况下，所有的系统都不可能满足你的需求。

10、知识管理系统使用是否需要培训、是否足够傻瓜、是否符合用户习惯？

如果一套知识管理系统还需要培训员工才会使用，基本上可以预见这个系统的效果。互联网的使用习惯和不长进的软件系统之间有一个“巨大的鸿沟”，用户用鼠标投票来抛弃难用的知识管理系统。

11、知识管理系统功能是否足够完善？

由于购买系统的时候不知道知识管理是什么，所以提不出需求。当系统上线后才发现大部分所谓的知识管理软件功能上有许多问题，无法支撑KM管理和运营的需求。

12、知识管理系统是否能提供多样化、服务于管理运营的报表？

知识管理的运营需要基于各类报表来评估现状、问题和趋势，这就需要知识管理系统能够提供多样化的报表来支撑知识管理运营人员的判断和决策。

13、知识管理运营中是否有科学、系统的规范和制度？

知识管理的运营需要制度和规范，而科学、系统的规范和制度来自对知识管理活动和行为的分析，来自于对知识管理目标的细化和测量。

14、知识管理是否有阶段化的目标？

在知识管理实施的不同阶段，其目标亦不相同，是否有知识管理实施的不同阶段划分及各个阶段的明确目标。

15、知识管理是否有推广、运营的策略和方法？

知识管理关键在于持续的运营，需要坚持不懈的推广。而持续的推广、运营需要明确的策略、相应人员掌握知识管理推广、运营的方法和技能。