电子文档管理系统实施过程中面临的困境

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     在现代社会，信息量是非常巨大的，知识更新速度非常快，每个人每天的工作都需要大量的信息。但是这些知识或者说是信息，如果是没有经过很好的归类整理，或者没有经过很好的提炼，将给使用它的人带来极大的障碍。

　　我们不难发现经常有员工抱怨：我们每天都在信息的汪洋中，光是看到这些条目就已经晕头转向了，更别说深入的去了解里面的内容。这样的知识内容是不可能对员工产生直接而有效的帮助的。其实对于普通员工，或者说是企业里的知识工作者来说，最常见的问题有两方面：

　　一方面，每天面对大量的信息，不知道里面有没有所需要的内容。企业知识库里的文档数量是非常庞大的，通常企业可能只是有一个分类搜索的一些工具，员工可以通过这些工具找到相关的内容。但即使是这样，员工们也还是不能清楚的知道究竟里面有没有他们所想要的内容。对于新员工，这个问题尤为突出，日常工作中所要做的事情，要怎样做，需要看哪些文档，面对大量的文档，根本搞不清哪些是工作所必须的，哪些是用以参考的指导性内容。这种情况是工作中对知识拉式的需求。

　　另一方面，许多在工作中所需要了解的内容，或者对工作有帮助的文档在很多情况下并不为员工所知晓，通常大家都只顾埋头干自己的事。这种情况下，我们需要把这样的一些文档主动的推到相关的员工面前，让他在做某件工作是能有一个参考，从而能提升他的工作效率。比如某位员工要撰写一份招标书，他花了好几天绞尽脑汁才将它完成。他不知道，其实在两个星期前，他有一位同事也做过同样的事。同样还有一些例子，比如某件工作中的一些失误的教训，这些内容我们希望所有做这些事的员工都能知道，从而能避免再犯，这种情况下，如果只有一个搜索引擎，员工们是不会主动获取到这些知识的。这种其实是工作中对知识的推式需求。

　　除了日常工作中所要求配合掌握的知识外，管理者可能还需要了解其他的一些事实，包括企业的知识资产的总体状况，存在形式等。许多管理者是回答不清楚关于知识资产方面的一些问题的，他们在进行知识管理或是流程管理时的同时也存在着许多的困惑。

　　困惑一，搞不清楚企业到底有哪些知识，不能对企业的知识资源有一个总括性的认识。即说不清楚公司里总体知识资源的状况，比如公司内部有多少非常有价值的文档，有多少是直接可以用于指导工作开展的文档，员工们的专长领域是哪些，公司可利用的外部机构的知识资源有哪些等问题。

　　困惑二，不能比较科学准确的说出与经营运作相关的各个知识领域的强弱情况，通常都是凭感觉来判定公司哪方面比较强。虽然许多管理人员的判定是正确的，但不能提供更为量化可比较的依据。

　　困惑三，也不能说出各个领域的知识是以什么方式存在的。这其实就是说，各个知识领域里存在的知识，是以什么样的形式存在，包括显性的文档、存在于员工脑子里的隐性知识及存在于外部合作机构的知识。只有显性化、内部化的知识才真正是企业最直接的知识资产，所以企业要重视将个人的和外部的知识能够沉淀下来成为企业的知识。只有了解了各知识领域的知识存在方式后，管理者才能采取相应的措施，比如公司在某个领域专家比较多，但是成文的知识文档数量却非常少，就可以采用一些措施促使大家把最佳实践写成文档贡献出来。

　　困惑四，许多流程已经是比较优化的了，但是运行起来却不是很高效，或者流程产生的结果依然不令人满意。比如同样的做某项费用预算的流程，在行业标杆企业里只要五天，但是本公司却要多上好几天，而且做出来的质量也不是太好。这里面有人本身的原因，但也有客观的原因--没有足够的知识支撑流程的快速高效运行。