协同OA办公系统的知识管理应用解决方案

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协同OA办公系统的知识管理应用解决方案
XX实业集团关键需求阐述
作为公司最大财富的知识，没有得到积累、共享和利用，并且随着人员流动而丧失。我们需要从不同的地方收集信息：打电话，找文件，等待他人帮助，接收电子邮件和备忘录。但是，这种信息获取方式取决于个人能力，以及他人是否愿意提供。总之，获取信息的效率太低。现在，很多公司致力于使用群组和网络技术实现对数据库的快速、便捷的访问---但信息仍然需要被复制，企业仍然需要维护不同的数据库。
知识管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制；并提供快捷的检索工具。主要包括：知识管理、档案管理、合同管理、知识文档权限管理、制度规范管理。
办公OA建立企业规模的文档管理机制，将目前主要由员工个人维护管理的文档，集中在部门、公司一级进行管理，在这个基础上实现文档在企业范围内的共享和传递。“层次化”管理各种文档，如参考档案管理的模型和思路，将各种文档分门别类进行层次化的目录管理，以及使用关键字或全文索引，方便员工检索和查阅文档。实现对文档处理周期的管理，包括文档的撰写、审阅、批准、发布、存档等各个环节。对文档进行版本控制，保证员工所访问的是最新和有效的文档。协同OA办公系统实现文档处理过程的工作流自动化，如自动发送审批请求、自动催办等。
更有效地进行安全性控制，在加强制定和实施组织档保密制度的同时，也同时以信息技术的手段对各种文档实行分层次、分级别的权限管理，通过系统日志等手段对重要文档的使用情况进行监督管理。
考虑到资料的长期积累后的有效利用，需要有更多的知识分享与利用的途径。
泛普OA软件可以分为不同的栏目进行管理；
有相互关联的知识文档可以建立必要的联系方式并能通过相关查找手段找到；
不同的角色对知识文档有不同的操作权限；
提供较强大的搜索功能，可以支持内容关键字的查询，以便知识的快速查找和索取；
OA系统软件的工作流自动归档
在工作流中流转的文件(原件)可直接归档到知识管理模块中已预先指定的档案夹中，无需人工处理。
实施知识管理要关注人、流程和技术三个方面的内容：
从人的角度上讲， 要从管理上不断培育知识共享的文化，建立知识的评估与激励系统，设立专门的知识管理组织，如在研发部门设立知识管理组织。
从流程的角度上讲， 要将知识管理的理念融入到日常业务的流程中， 通过日常业务的运作过程， 记录和保留XX实业集团的知识，提高知识的共享程度。
从技术角度上讲，建立专家知识功能、内容管理功能、门户与搜索功能。
知识管理子系统主要分为综合信息、信息收集和发布平台、XX实业集团社区和在线帮助三部分。
泛普OA软件需求应用实现方案
帮助建立统一的知识库
企业中的资料、知识、文件一般都各自存放在部门内或具体人员内，而通过泛普OA软件的解决方案可建立统一的知识库，集合各个部门、各个岗位、各个人员上的工作资料和知识，并充分进行分享利用。在此首先需要按照不同的类型建立对应的知识类型进行归类：
知识文档的积累
知识管理最大的难点也是起点第一步就是知识的有效积累，泛普OA软件的知识管理解决方案通过在日常业务工作和沟通中帮助企业自动积累知识，包括单个知识文档的手动建立、在日常流程运转过程中的自动积累、内部沟通协作过程中的自动积累、计划日程安排时形成的知识文档积累、内外部邮件来往沟通的自动积累、与异构系统的文件交换的知识积累、以及隐性知识的转换积累。
知识文档的有效利用
系统自动记录每篇总结文档的访问量和评价情况。系统可以自行设置计划总结周期及计划总结文档的多级访问控制。
总结模板设置：
在系统的知识文档库中建立总结模板，可以将常用总结通过配置来实现总结模板化。总结模板分为：年，半年，季度，月，周等五种模板。可对模板名称、总结周期、可使用人员、模板维护人员、默认阅读权限、默认审批流程、总结模板、总结说明、计划模板、计划说明、是否需要考评等进行设置。
点评&推荐：
通过文档的设置打分，专家或用户可以对已发布的总结进行评论，另外在文档上可直接新建工作流程，实现知识的推荐。
具有推荐权限的人员可以将发布后的总结文档推荐给他人，作为借鉴的工作素材，推荐方式可以是推荐到本模块推荐栏、新闻系统、个人。
对历史工作经验的积累进行分析与筛选
需求描述：
案例管理是积累、沉淀企业知识、经验与智慧的场所，辅助新员工在较短的时间内熟悉本岗位的工作，是知识管理的重要环节。员工通过工作分析，把工作的方法、经验、技巧等整理成案例，作为企业知识积累下来，使企业其他员工能够通过阅读案例，尽快地学习知识、熟悉工作、解决问题、完成工作，并减少不必要的重复思维和劳动。