协同软件不是万能钥匙 看清协同软件的边界

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协同软件不是万能钥匙 看清协同软件的边界

协同软件经过几年的快速发展，已经被越来越广泛的接受和应用，甚至成为企业信息化建设的最终方向，而在这一复杂过程中，由于协同倡导的理念始终是所有资源的有效整合与充分利用，所以导致了人们对协同软件与其他管理软件，如合肥OA、 CRM、HR、PM等界限越来越模糊，认为协同软件可以代替其他管理软件解决企业所有的问题，但是实际上，并非如此。协同软件有其自身的定义和应用范畴，他面向的是企业管理过程和行政办公，对于企业具体业务范畴和在专业项目管理上，并不能发挥他的作用。

协同软件的定义：

协同软件（Collaboration Software）是指那些以团队协作为目标的沟通协作软件工具，主要包括办公自动化、电子政务、工作流管理、知识管理、项目管理、信息门户等应用。

协同办公软件解决企事业的日常管理规范化、增加可控性、提高运转效率等基本问题，范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、知识资源的管理、多人多部门的协作、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说，协同办公软件跨越了具体的业务范畴，更集中关注于事件和过程，提升日常办公的效率和可控性，提供企业决策依据，是提高企事业单位整体运转能力不可缺少的软件工具。

协同软件能做什么？

被传播和应用了很多年的协同办公软件，到底能帮助企业解决什么问题呢？

我们首先来看一下协同软件为何产生？全球一体化的市场环境和知识经济背景下，企业在发生着深刻的变化。一方面，随着技术的不断成熟及与国际市场的接轨，竞争日益激烈，依靠产品销售产生利润的上升空间有限，企业开始向管理要利润，更多的依靠高效的运营和优化的管理打造竞争内核，关注企业的可持续性发展，从“营销取胜”转向“管理取胜”；另一方面，运营管理水平的提升又赋予了企业新的能力，使得企业从成本、效率等优化中激发出新的利润增长点。

而管理的一个核心问题则是对各种资源的掌控、协调及优化，这正是协同应用所要解决的问题。从管理的角度上来说，协同的本质就是打破资源（人、财、物、信息、流程）之间的各种壁垒和边界，使它们为共同的目标而进行协调的运作，通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成一致的目标。

由此应运而生的协同办公软件关注的是在面向企业组织行为和管理过程的管控，协同办公软件通过流程规范、信息共享、人员协助建立了虚拟化企业组织，通过各种事件的执行，将企业制度和文化渗透在这个虚拟的组织中，能够为企业员工提供轻松、高效的办公环境，更好地解决企业运营过程中烦琐的杂事，更重要的是使得管理层能够有更多地时间考虑企业的发展、战略规划。

专注企业协同办公领域的泛微软件，多年持续的客户研究和产品研发，推出的面向企业管理过程信息化的协同办公OA软件，关注的是企业的内部管理过程，强调以人为核心，其协同运作的七大模块，涵盖了企业管理过程中的人力资源、工作流程管理、外部客户资源管理、项目管理、预算与费用管理、资产管理，将整个企业的管理过程都通过系统完成，并有效记录了整个企业的经营过程。它能够有效支撑企业目标和计划任务的执行，为企业各位员工明晰日常的工作内容和详尽的日程安排，提高企业内部工作的一致和协调；能够规范企业内部管控流程，减少因为人为原因造成的制度的不流畅运行，创建高效的电子化办公环境；能够帮助企业建立统一可共享的知识库，沉淀日常工作产生的成果，提供内部经验的分享；建立统一的企业级、部门级和个人级信息门户，加强工作信息的利用价值；能够有效支撑跨部门、跨人员的事件协作，提高内部工作的协作效率和沉淀工作中的沟通信息；系统为相关领导提供更全面化的内部信息，让其能更详尽、更清楚的了解整个企业组织的日常运作，包括日常内部流程的运作、企业人力资源的整体情况、各部门人员的工作目标计划、知识库的建立、资产使用情况、以及财务费用的运作情况，帮助企业高层领导能更正确的制定企业发展相关决策。泛微协同办公OA软件体现了企业建立标准化、流程化、制度化、过程化管理体系和管理方式的思想，在促进企业制度与文化、人与组织和谐发展的协同管理过程中是必不可少的手段和工具，使企业能够朝着既定的战略发展规划稳步前进。

看清协同软件的边界：

协同软件的应用已成为企业信息化的焦点，协同的思想可以渗透到合肥OA、CRM、HR等管理软件中，但是协同软件却不能解决企业的所有疑难问题，提供企业所要的全部功能。

专注企业各项业务领域的管理软件很多，例如：合肥OA软件实现了企业对采购、生产、成本、库存、分销、运输、财务、人力资源等业务环节的统一、整合性的管控，帮助企业实现内部业务操作的合理化，合肥OA的侧重点是计划，对企业资源进行计划与统计、分析；财务软件主要的作用在于实现供销存业务与财务一体化管理，有效控制工业生产成本及商业销售成本，有效控制企业财务运营风险，提供企业级的财务分析决策信息；CRM软件系统支持营销、销售和服务全过程，使得对客户和营销过程有一个全方位的视角和把握，是帮助企业最终实现以客户为中心的管理模式的重要手段……协同软件是没办法把这些功能都囊括其中的。

目前，很多企业都购买实施了诸如上述的业务管理软件，帮助企业管理者解决了许多业务管理中的问题，大大提高了业务管理的效率和效果。然而，很多管理者却苦恼于没有合适的软件帮助他们及时发现并解决企业管理中的各种问题，协同办公软件正是属于此类管理软件。与此同时，实现各个业务系统与办公管理系统之间的业务数据交换，使企业管理者通过协同软件就能了解到企业的所有信息，包括各种业务信息和财务数据；同时，各个业务系统也可以通过该协同软件实现信息共享和交换，合理安排生产和工作使企业处于实时掌控的过程中已成为协同软件的发展方向。泛微研发的协同办公OA系统在强调过程化管理、制度化管理、流程化管理、标准化管理，强调企业制度与文化、人与组织和谐发展的同时，也十分关注与其他应用软件的融合，目前与用友高端业务产品NC的有效整合以及与金蝶财务软件的融合已在众多大型的集团企业获得良好的应用效果，能够帮助企业构建一个完整的电子化生态体系。

企业各种信息化管理系统的有效整合已成为信息化建设成败的重要标志，相信协同软件通过与其他系统的整合既可以冲破自身管理的边界，也可以更好的诠释协同管理的理念，为企业真正冲破各种资源之间产生的障碍，实现高效、协同管理创造便利条件。（泛微）