中小企业选择合肥OA的参照标准和注意事项

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

中小企业是我国国民经济中最具活力、并且是推动经济发展的重要力量。对于我国的中小企业而言，他们面临资金少、规模小、业务单一、员工素质不高，管理体系不规范等亟待解决的问题。面对复杂多变的经营环境，越来越多的中小企业开始寻求信息化手段来帮助自己增强市场竞争力，希望借助先进的管理软件来理顺生产资源和提高管理水平和效率。

中小企业进入成长期后，原有的管理模式将不再适应企业内外环境的变化，企业迫切需要借助信息化手段进行规范的管理，合肥OA的实施自然是其中不可缺少的一环。但是，中小企业从诞生之日起就有着自身的顽症和特点，如何针对这些顽症和特点来实施合肥OA，少走冤枉路，少花冤枉钱，提高成功率是每个中小企业主所关心的问题。

合肥OA应用是一项系统的综合工程，它包括前期论证、选型、系统实施、系统验收、二次开发等阶段，其中，合肥OA选型即是开始也是难点。选型决定了整个合肥OA项目的方向，选型过程就如泛普软件航船舶的舵手，如果舵手指错了方向，那么开足马力的行驶只能是偏离正确的方向越来越远。如何选型，成为摆在中小企业面前的一道难题。

“只选对的，不选贵的”，这是中小企业选择的准则。“以信息化带动工业化，以工业化促进信息化”，国家明了走新型工业化道路的战略，中小企业信息化得到前所未有的重视。然而，中小企业信息化的实践表明，数以亿计的信息化投资似乎并没有带来人们预期的收益。在中小企业信息化过程中还存在一些误区，“信息化黑洞”、“上信息化项目是找死，不上是等死”等问题的出现，始终困扰着中小企业信息化的成功实施。为此，笔者总结了在中小企业选择合肥OA的时候，可以将以下内容作为参考依据：

一、中小企业选择合肥OA依据分析

依据一：合肥OA实施企业必须有准确定位。合肥OA 项目本质上是一个管理项目，而不是纯粹的IT项目，它的导入和实施会涉及到企业管理的方方面面，需要对企业现有的管理模式、业务流程、作业方式和作业习惯进行系统整合，以提高企业的管理水平和效率为不断完善的主线。因此，在合肥OA项目选型之前，企业一定要对合肥OA项目作一个明确和准确的定位。一个正确的定位对项目选型乃至实施工作都可以起到极强的指导作用，直接影响合肥OA项目的效果。

依据二：合肥OA上线时间必须明确。在选型之初，企业要对自身现状进行调查，了解企业的规模、人员素质、管理模式、信息化基础等方面的情况，以明确信息化需求。中小企业具有一些共性，例如，管理基础薄弱，业务流程和组织结构都还需要不断完善，企业的发展策略可能会随着市场的变化而不断地调整；资金投入有限，可融入资金的渠道相对较少；没有相对规范的业务流程；信息化基础薄弱，在信息化建设方面投入的资金较少，有经验的信息化建设人才更少。除此之外，不同企业有着各自不同的特点，在分析现状时必须明确这些特点，挖掘自身不同于他人的需求，将这些作为确定合肥OA项目是否上马和确定系统类别及使用年限的重要依据。

依据三：将企业自身的发展规划作为选型的依据。中小企业一般比较关注企业的当前需求，比如一些急需改善的问题、急需提高的效率等。这本身是没有问题的，但是，相当多数的企业忽略了企业长期的需求、今后可能出现的问题等，也就是说，对自身的信息化建设没有一个通盘的考虑，哪里有洞哪里补。这样做可能很快就见到了效益，而且只付出了比较小的成本，但是却为以后的信息化建设留下了隐患。今后随之而来的，可能是企业使用的系统越来越多，越来越杂，造成数据无法整体共享、系统重复建设等问题。

依据四：服务提供商的选择。选择专注于某个行业的中小服务提供商，实际看重的是其背后的专业化服务团队，在这个团队中，包括了行业的管理咨询专家、软硬件工程技术人员等，他们能从专业的角度帮助用户选型、分析、实施，乃至二次开发。因此，选择有行业背景的中小服务提供商即可以满足企业的实际业务需求又可以节省合肥OA项目成本。

依据五：合肥OA项目实施预算是按时完成的关键。确定预算范围是决定选型广度的基础。由于中小企业可融入资金的渠道相对较少，因此，要注意根据自身财务状况及合肥OA系统使用年限预期确定合肥OA项目预算框架，以保证项目顺利进行。合肥OA项目除了实际购买软件和支付实施顾问企业的费用外，还需要考虑到很多的人力资源相关成本，如用户保证项目参与时间引起的加人情况、项目加班等一系列费用，这些都会对企业正常运营情况下的整体预算成本造成很大的压力，因此，这些机动费用必须考虑在项目预算中。充足的预算是保证 合肥OA项目按时完成的关键。

依据六：企业内部各部门的沟通必须充分。在选型前必须在企业中高层范围内进行讨论、确认。沟通是非常重要的，对于中小企业来说，大多中高层都是一个家族的成员，对于大项投资的金额、时间、回报率都是非常关注的，没有大家的共识与参与，很容易导致选型成了单一的选价格，那就失去了投资合肥OA项目的意义。选型沟通的另一个重点要选择合肥OA产品和企业适用性一定要有良好的对接，合肥OA 产品要在企业中应用必须适合企业的管理流程、管理需求，相当一部分现有的软件是不适合中小企业需求的，这就需要进行流程再造，对于哪些管理流程需要调整和再造，也需要在选型前和管理层进行充分的沟通，取得一致意见，然后和服务提供商进行商榷，进行产品的升级或二次开发。

依据七：评价标准的设立是必要的。软件产品的功能，即产品是否能满足企业的实际业务的需求、满足到那种程度，对于部分特殊的需求，是否有针对性的解决方案。大体上而言针对软件产品有三个评价指标：

第一、软件产品的成熟度分析和了解。对于软件产品的成熟度可以从供应商的发展历史、在行业内拥有的客户数量和客户类型来考察。最好用公司的现有业务数据对供应商提供的演示版进行数据测试，并且去供应商以前客户实地考察一下，了解其实施的背景、基础、过程、遇到的问题以及目前的运行状况、适用性及稳定性等情况。将这些资料综合作为考察产品成熟度的标准。

第二、软件产品的人性化程度分析和了解。软件产品的人性化程序主要指界面的友好性，可操作性。如视窗操作，图形化的功能界面(图形化的业务流程、查询系统等，与桌面主要应用系统的集成(如：与Office系统的集成等，简便的界面和菜单功能设计，界面操作直观、简单，符合现有的系统操作习惯，不需要额外增加软件学习成本。

第三、软件产品的扩展性分析和了解。软件产品的扩展性主要体现在两个方面：第一，与其他软件系统的集成，在采用现有解决方案的基础上，企业可很容易的扩展到电子商务、办公自动化、客户关系管理、供应链管理等系统，并且所有这些解决方案都是无缝集成的。第二，系统的二次开发，在项目实施和运行的过程中，可以对现有的系统进行功能完善，能否提供稳定可靠的二次开发能力是软件产品是否成熟的关键因素之一。

依据八：对合肥OA提供商技术实力和服务水平设立评价标准。服务提供商的技术实力和服务水平也会影响到合肥OA项目的成功与否。服务提供商能够为企业提供什么样的技术保障，是否有完善的售后服务体系等。大体上而言针对服务提供商有以下三个评价指标：

第一、服务提供商的行业经验。供应商目前实施的客户中与本公司生产和业务管理以及实施基础等方面是否有相似的类型，这可以为企业合肥OA项目导入上的成功提供强有力的支持。

第二、服务提供商的实施力量。作一个管理项目，实施顾问的管理背景和合理的知识结构、丰富的项目经验非常重要。企业实施顾问应具备企业一线管理的经验，对企业的业务和管理运作非常熟悉，有过在类似公司的任职的经历以及多年的合肥OA项目实施经验等。而不能是以IT背景人员作为实施的主要力量。

第三、合肥OA软件系统的实施方法及文档管理规范。服务提供商是否能够提供完整的实施方法论体系，作为双方项目导入和实施工作的指导。好的系统必须要在科学的方法论体系的指导下实施才有可能取得真正的成功。

系统的文档建立和保存是整个项目成功的保障。通过科学严密的文档控制系统，不仅可以很好保证实施效果，而且即使公司出现人员调整，通过有关实施文档纪录，新员工也可很快熟悉有关业务操作流程，降低人员培训成本和系统运行的风险。在项目实施的过程中，供应商是否有能力协助企业编制产品编码系统、业务科目技术文档，以及各种严密的实施过程控制文档(如细化的项目实施计划、实施服务意见反馈调查表、阶段性的实施服务报告等，细化的岗位业务操作流程、业务改进报告等。

以下将列举一些在中小企业选型过程中普遍存在的误区，希望引起实施企业的注意：

首先、制定合肥OA项目的目标时，目标过高，合肥OA实施范围的范围过大，脱离企业的实际业务情况和现有资源。对企业内部的现有资源缺乏客观的评价，盲目上马。

其次、整个选型过程由IT技术部门负责，以计算机技术人员为主导，业务部门不参与选型。在实际环境中，各个部门的业务都很繁杂，合肥OA的应用本身就是与各个部门密切相关的工作，别人不了解你的业务，也无法替你发表意见，只有亲自参加选型过程，才能充分理解所要选择的合肥OA系统，使本部门的业务需求得到满足。

第三、迷信国外的服务提供商产品，造成产品的水土不服。不对软件产品进行功能性测试，只相信典型用户的参观效果。在一个公司成功的合肥OA软件，拿到另一个公司未必成功，在一个企业失败的合肥OA系统，换另一个企业则可能成功。

第四、过于相信供应商的承诺，决不能把承诺作为系统建设的一部分，也就是说不能把系统建立在任何承诺之上，谨慎的做法，就是把承诺当作不存在来进行系统的选型和实施。

最后、过于追求新技术，合肥OA是基于软件技术的商品，但它的目标是进行业务管理，不是为了实现某项技术。有的企业在选型的时候过分注重合肥OA软件的技术基础，要求必须采用B/S方式、必须跨平台等等，这犯了本末倒置的错误。

总而言之，合肥OA项目成功的关键在于企业要有较为明确的实施目标以及远景规划，从管理的角度来组织，而不是简单的软件采购行为。对于国内大多数中小型民营企业来说，由于资源、经验乃至认识的不足，要做到一步到位绝非易事，因此必须从企业高层给予足够的重视与支持，这是合肥OA项目成功实施的关键。（IT863）