浅析合肥OA项目监理的基本概念及实施要点

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浅析合肥OA项目监理（上）

一、 监理的必要性

(一 )监理是信息产业价值链进一步分工的产物

在信息产业价值链上有三层，第一层是软件商，他们主要的任务是开发软件;第二层是实施队伍，他们以实施顾问的身份出现，;第三层是咨询公司，提供信息化战略咨询，他们针对企业信息化过程中的流程再造、组织变革、管理变革为企业提供信息咨询。但目前，国内并没有形成明显的三层结构:即做软件的做软件，做实施的做实施，做咨询的做咨询。其中，咨询公司往往都在做实施，实际上无法扮演咨询角色，也就是说咨询公司不能作为用户朋友的身份出现。此外，有些软件公司既做软件开发，也做系统实施，更做管理咨询。在这些情况下，咨询方是站在软件商的立场上，为确保用户方的利益，监理便应运而生。

(二 )企业实施合肥OA的经验不足，需要监理给予必要的指导

管理信息系统对大多数企业来讲并不陌生，但合肥OA就不然。合肥OA的实施对绝大多数企业而言往往都是首次遭遇，严重缺乏经验。由于合肥OA在国内还只有少数企业在应用，再者合肥OA本身严密的科学性、高度的集成性和实施的复杂性，往往使企业在实施过程中始终会感到心里不踏实，出现问题不知采取何种对策，更谈不上对可能出现的问题预先制定防范措施。因此，需要中立的第三方监理给予必要的帮助，指导企业实施合肥OA。

(三 )引入合肥OA监理机制是规避合肥OA风险的需要

合肥OA投资大、风险高。一家调查机构对美国年营业额在5亿美元以上并采用了合肥OA系统的公司进行的研究结果披露，合肥OA 系统采用成本超过预计成本的178%，安装时间超过预计时间的230%，使用后公司亏损却达到令人惊讶的59%。根据以上所述，合肥OA是一个高风险的企业管理系统工程项目。需要有中立的第三方在项目的绩效控制、项目进度控制、项目成本控制等方面对整个合肥OA项目进行协调，化解合肥OA 实施风险。此外 ， 监 理的产生也是分担信息化风险的需要。对于大型信息化项目的风险是不容易控制的，通过授权监理公司，使监理公司承担了一部分项目风险

(四 ) 企业和实施顾问公司之间利益冲突，需要合肥OA监理从中化解

企业关注的是实施信息化系统后对企业的实际效果如何;而实施顾问公司更为关注项目的成本与利润控制。特别是实施公司为了争夺客户，在与客户接触的前期阶段过分夸大项目的预期效果，过分提高客户的项目期望等等，信息不对称都为后续出现的项目矛盾或纠纷造成了隐患。另一方面，企业由于对信息技术认识差距，要求对实施过程计划更改，对实施结果与软件实施商的认识分歧等，也造成误解和冲突。要减少或消除这种信息化不对称和工作不协调，有必要引人监理机制，从中做必要的协调，化解潜在利益冲突。

二、监理的基本概念

(一 )监理的含义

“监理 ”一 词是指人们对一种行为活动的监督理顺。信息化监理源自于国外，20世纪90年代由国内咨询公司引进。合肥OA监理受业主(企业)的委托，依据国家有关法律、法规、技术标准和信息系统工程监理合同，对该单位信息工程项目的全过程进行监督管理，并站在第三方的立场上，公正地协调企业、软件公司、实施顾问的关系，通过监督、审查、控制合肥OA 各个模块的实施，使系统按预定的质量、进度、投资目标全面上线。可以看出，监理的服务对象是企业，但代表了企业、实施顾问、软件公司等各方的利益。

(二 )监理的内容

总的来说 ，合肥OA监理的内容可概括为:“三监督，三控制，一协调，一审查”(见图1)。

1.三监督 。三监督是指事前监督，事中监督、事后监督，即:合肥OA 系统实施前监督、实施过程中的监督、实施后的监督。监理专家围绕整个合肥OA的实施过程，对关系到合肥OA 顺利实施的各个因素进行监督，并针对潜在的风险提出解决方案，及时地把风险控制在预定的范围内。

2.三控制 。“三控制”是指质量控制、投资控制、进度控制。质量控制是指监理专家在实施前对软、硬件质量进行控制，例如，发放评测问卷，评测软、硬件的质量，协助企业选择软、硬件系统，并在实施的过程中，对系统实施效果进行必要的控制，使其上线后系统的质量水平达到预定的目标。投资控制是指监理专家在合肥OA系统的实施过程中，对软、硬件、人员的投人，确保把合肥OA的投资控制在预定或企业可以承受的范围内。进度控制是指监理专家在信息系统的实施进程中，按预定的目标控制系统的实施进度，即确保系统的实施进度按计划进行，力争不延期、不提前。

3.一协调 。站在公正的角度协调软件开发商、用户之间的可能、潜在的冲突或矛盾，理顺企业、软件、实施顾问三者之间的关系。

4.一审查 。监理专家对项目的所有阶段性成果，或者里程碑式的成果，包括整个项目的技术路线、技术策略、技术方法、项目管理的方法与策略等与项目有关的情况进行审查，并给出评估意见。

(三 )监理的费用

理论上讲 ，合肥OA监理的构成是监理单位在合肥OA项目监理活动中所需要的全部成本，再加上应交纳的税金以及监理公司应获取的合理的利润。一般工程建设监理费用的估算方式，通常是在工程的概算中列支。所以，一些合肥OA项目监理的费用也是按照占整个项目费用的3%一5%左右估算。但是，监理费用的定价也可采用灵活的方式，根据双方估计的工作量定价。

(四 )合肥OA项目监理的组织保证

对于实施 合肥OA系统，监理机构可根据工程项目规模、性质及业主对监理的要求，委派合适的人员担任项目的总监理工程师，代表监理单位全面负责该项目的监理工作。总监理工程师对内向监理单位负责，对外向业主服务。在总监理工程师的具体领导下组建项目的监理班子，并根据签订的监理委托合同，制定监理规划和具体的实施计划，开展监理工作。总监理工程师应进人企业合肥OA决策委员会，和企业其它的高层领导、实施顾问一起工作，并拥有建议权。

三、监理的过程

2003 年 ，笔者所在的研究队伍承担了某集团型企业合肥OA项目监理，经过5个月的实施工作，该企业的合肥OA系统全面上线。合肥OA项目实施期间，监理组开展的工作主要集中在三个方面。

(一 )项目实施前监理

在合肥OA项自实施前，监理的专家主要的任务是全面调研企业的现状，明确企业对信息化的需求，协助企业明晰合肥OA要为企业自身解决的问题。在此基础上，协助企业开展合肥OA软、硬件系统和系统实施顾问公司的选择。监理专家以评测的方式对系统软、硬件的功能、技术性能、价位、技术支持等方面评测，确保企业选择满足需要的、高性价比的合肥OA软件系统和硬件系统。此外，监理专家还应对系统实施顾问的资质、服务能力、实施费用进行评测。必要的时候，监理专家有必要协助企业进行软、硬件系统和实施顾问的商务谈判。

(二 )项目实施过程中监理

项目过程监理主要是指在项目实施过程中，对项目实施进行监督和控制，其主要作用和任务是:控制项目实施过程中投人的各种资源和达到的目标，使之达到项目实施计划的要求。项目实施阶段监理工作的主要目的:控制项目质量、进度和费用目标，为项目验收打好基础，实现和满足用户需求。

在项目的实施过程中，监督和控制的依据是计划和目标，监督和控制的目的是要使实施工作按计划进行并达到预期的目标。当有问题发生时，其直接的表现就是实施结果偏离了原来的计划和目标，在这种情况下，项目监理的工作，就是要及早发现这种偏离，分析原因，提出校正偏离的建议。

1.需求诊断。(1)开展合肥OA项目策划。协助企业确定合肥OA总需求、企业拟解决的问题、系统实施的总目标。(2)监理协助企业开展需求调研、完成调研报告。监理专家应参与的工作有:协助企业开展信息化现状(如计算机数据，现有的软件，信息人才储备等)、企业信息化系统应用情况、企业自有信息化技术人员情况、企业竞争力简述、采用信息化业务发展的要点、当前企业基本业务原有流程、业务任务下达与分解过程、目前经营、计划、调度重点业务信息等多方面的调研。(3)需求分析。和企业、实施顾间一起，研究企业对信息化的需求;明晰企业现有流程和合肥OA系统的冲突;参与企业的业务流程重组。

2.企业蓝图。在企业蓝图阶段，监理专家应根据需求分析阶段得到的分析结果，审核企业组织结构是否能适应合肥OA的需要;部门业务流程是否详细，部门之间的业务流程是否流畅;培训计划是否全面、可行。

3.系统准备。系统准备包括软、硬件的准备，也包括人员的准备。监理专家将根据企业草图的需求、，检查软件、硬件系统是否齐全，实施顾问是否得力、是否到位;同时，企业自身的人员投人是否合适，是否能支持系统全面上线。此外，监理专家还应仔细检查企业基础数据准备是否齐全，培训材料是否易于员工学习，员工培训是否到位，用户手册是否完整、规范等。

4.系统实施。在系统实施阶段，监理专家将对系统各模块进行单元测试，并对所有模块一起执行系统整合测试，以确定所有合肥OA作业是否均符合企业蓝图所订定的流程。在此期间，监理专家应及时地协调实施顾问和部门工作人员发生的冲突，并对出现的问题提出建议，供合肥OA项目决策委员会参考。

5.系统评佑。系统评估是指监理专家协助企业对上线后的系统实施情况进行评估。在系统评估阶段，监理专家主要的任务是评估系统的实施结果，如可比生产成本降低情况，库存占用资金的减少情况，生产计划的执行情况等，并能针对实施结果的缺陷提出校正的意见。