广东工程档案管理软件

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　　项目档案管理是指建设项目在项目申请、立项、现场勘察、图纸设计、施工、竣工验收、质量监督等环节中形成的文字、表格、图像、图纸等文件材料的归档和管理，为企业项目绩效评价和投资决策提供依据。工程档案管理具有专业性、周期性和服务性的特点。施工企业加强工程档案管理，可以为工程改扩建提供准确的数据，在避免施工盲目性的基础上，有效降低施工成本。建设项目是城市发展的重要组成部分，项目档案管理可以为相关领域提供数据支持。

　　一、工程档案管理面临的挑战

　　1、档案管理缺乏统一标准，施工档案管理存在诸多不规范之处，如资料的收集整理需要与施工进度挂钩，资料要同步更新等。但从目前的情况来看，企业施工资料的收集往往滞后于项目的实际施工进度。这种数据收集方式可能会影响工程竣工验收的效率，也不能保证数据的全面性和真实性。在档案管理过程中，企业没有制定统一的归档标准和基本流程，大大降低了档案的利用价值。

　　2、档案管理的保障措施不完善，部分施工机构未设置档案管理的专业部门和岗位，档案管理往往由项目部其他非专业人员管理。档案管理主要以电子档案和纸质档案为主。纸质档案容易受到温度、湿度、地形等因素的影响。电子档案也可能存在一定的潜在管理风险。在档案管理的保障措施上存在资金投入不足、设备管理不严等问题，可能会给档案管理带来安全隐患。

　　3、归档的及时性有待提高。在建筑工程档案管理过程中，存在资料收集和档案归档不及时的问题。由于档案管理人员不深入一线业务环节，档案资料收集与施工进度差异较大，无法保证项目前期资料收集的完整性和及时性;但档案收集后，并不主动向档案管理人员移交档案。档案在项目施工人员手中停留时间过长，档案管理的风险也随之增加。

　　二、工程档案管理的措施

　　1、实现档案管理的有序发展

　　在合同签订过程中，建设单位和施工单位必须保证合同内容中关于档案移交的相关规定，明确规定档案的移交时间、责任人等。并要求施工方严格按照合同内容执行。建筑材料的检验，建筑工程的质量检验，隐蔽工程的检测等。档案是数据采集的重要组成部分，企业有必要加强对关键环节的监管。以材料入场环节为例。要求相关部门提供质量检验证明，经施工单位验收合格后方可进场。

　　2、完善档案管理的保障机制

　　为了保证档案管理的规范化发展，设立专门的管理部门和责任制度尤为重要。根据施工进度及时收集整理相关资料，并定期对资料进行检查整理，在保证资料完整性的同时，确保资料能够全面反映实际施工情况。纸质档案管理场所的选择要注意避开地势过高或过低的场所，选择温湿度适宜的场所;但电子档案管理需要企业投入足够的资金和人力，定期维护系统设备，特别要注意系统安全防护，降低信息被盗或信息被篡改的风险。

　　3、确保档案的完整性和及时性

　　为加强项目档案全过程监管，提高归档时效，环节开展管理活动。企业需要把工程项目的验收阶段作为档案管理的关键环节。在验收的各个阶段，要充分把握时机，反复审查档案内容，做好查漏补缺工作，为工程档案转入验收做好准备。工程监督检查也是档案监督的重要契机。在这个环节中，档案管理人员可以及时核对数据，有针对性地补充数据内容，保证档案信息的完整性。

　　三、泛普软件-档案管理软件的价值

　　1、高效整合资源，发挥档案

　　档案管理软件通过数字化智能抓取与实时归档，对繁琐的档案信息进行收集与整合，实现档案信息资源的集中管控，促进档案的增值利用。

　　2、规范档案管理，降低管理成本

　　档案管理软件自动化、标准化、规范化档案全生命周期管理，解决传统管理方式导致的耗时长、工作量大、易出错等问题，提升档案管理效率。

　　3、信息安全管控，规避档案风险

　　档案管理软件多重档案信息安全管控机制，严格文档使用权限与安全控制，档案使用全过程信息化可追溯，规避档案信息遗失、泄漏等风险。

　　4、数据互联互通，构建资源平台

　　档案管理软件基于统一的数据标准，打破信息壁垒，将分散的档案数据统一汇总、集中处理，构建完整的档案资源信息共享服务平台。

　　大数据时代，信息资源关系到建筑领域的经济稳定，也影响着城市的规划和发展。因此，企业应加强与建设单位的联系，从项目建设的全过程入手，确保档案资料的完整性和准确性;同时，要充分发挥信息技术的作用，企业除了建设智能化的档案管理软件，还可以发挥信息技术缩短空间距离的作用，通过搭建信息共享平台，实现企业总部对各项目部的监督管理，这也是提高档案管理质量的有效途径。