办公自动化研究所管理OA系统的特点

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　办公自动化简称OA（Office Automation），它的发展大致经历了三个阶段，第一阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等等；第二阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，第三阶段的主要标志是办公过程中以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容的办公自动化系统。在新的时期，基于多年办公自动化建设经验和互联网技术的发展，人们对办公自动化的认识越来越清楚，从网络性质看，办公自动化定位于内部网（Intranet），从办公性质看，办公自动化定位于数字化办公，从信息建设的角度看，办公自动化应是重庆研究所管理OA系统建设的基础。
　　办公自动化建设的本质是以提高决策效能为目的。通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以极大地优化现有的管理组织机构，调整管理体制，在提高效率的基础上，增强协同办公的能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
　　目前，我国办公自动化的发展方向是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境实现。从技术发展的角度看，特别是互联网技术的发展，安全技术的发展和软件理论的发展，实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看，全面的数字化办公还有一段距离，首先是数字办公必然冲击现有的管理体制，使现有管理体制发生变革，而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配；另外员工原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性，短时间内改变尚需时日。尽管如此，全面实现数字化办公是我国办公自动化发展的必然趋势。
　　
　　第一节实行办公自动化的必要性
　　研究院内联网(Intranet)经过近几年的建设,已建成以千兆以太网络为主干、以交换技术为基础的网络框架，网络应用结构为Client/Server、Browser/Server，为研究院的科学研究及科研管理提供了重要的工具。网络的升级改造和网络设施日臻完善带动了对研究所管理OA系统的需求，OA的发展总是和网络基础设施的建设相辅相成的，已有的网络环境功能在不断增强，“路”越来越好，而最实用的“车”非OA莫属。
　　为了充分利用全院众多的网络资源（各科室的www发布、档案室的成果报告、图件归档、信息室的情报和文献等）及300多台微机，促进全院信息资源共享，提高信息传递、信息管理的效率，有必要在我院建立一个统一的信息处理格式，实现文档管理、文件批复和公有信息电子化，使职工利用浏览器即可方便地查看所需报告、文件、情报信息等。同时将研究院的各类数据库系统集成到统一的应用平台上，实现方便的访问。
　　随着企业重庆研究所管理OA系统、电子化水平的不断提高，单位领导越发地感受到上研究所管理OA系统的必要性。
　　
　　第二节研究院办公自动化（OA）系统
　　办公自动化(Office Automation)采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集和处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。同时，一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标志之一。
　　
　　一、实现目标
　　随着知识经济的到来，如何加快企业内部信息的交流，改进企业业务流程和管理模式，提高办事效率，降低成本，将是摆在企业领导者面前的重要课题。而借助办公自动化（OA）软件将有效快捷的帮助企业完成管理水平的大幅提升。
　　办公自动化研究所管理OA系统，完成企业内部的各项管理和日常事务的处理，以及信息的共享和传递，基本实现无纸化办公，降低日常办公的成本，提高工作效率，加速内部信息的沟通，实现内部管理系统的数字化，使企业的管理运作体系走在时代的前列。
　　办公即是管理，是为了更高效地给办公者提供一切必要的信息和手段。而办公自动化软件就是实现这目的的手段，是办公管理的概念。它为人们在办公管理的过程中提供沟通、协调、控制的辅助手段，使单位能够良好、高效、低成本运行，内部各员工之间灵活地相互交流，方便地协同工作，以及领导对各项工作实行有效的监督和控制。
　　同时，通过办公系统，将有利于管理规范化和服务全面化。管理规范化包括业务规范化和信息规范化。通过沟通、协调、控制，将在管理上优化办公过程、优化信息结构，即帮助实现管理的规范化。通过业务规范化，将帮助改造和完善现在正渴望吸取科学管理思想的办公管理业务及其流程；通过信息规范化，将提出更多、更新的信息需求，并帮助归纳信息、减少信息的重复和不一致。通过加强交流，将为科室内部和外部提供更多的服务。
　　
　　二、系统特点

　　1、提高员工的工作效率
　　●自动管理文档的更新版本
　　●随时随地与科室成员交流
　　●共享联系人和日程安排

　　2、节约开支
　　●廋客户端，低维护成本
　　●完全基于浏览器，简单易用，节约培训费用
　　●减少昂贵的会议、电话和交通开支

　　3、强大的工作流，提升办公效率
　　●基于JAVA的流程绘制器
　　●工作流生成器，简单易用，功能强大，适用性强
　　●设计思想独特，领先于其他同类产品
　　●路由选择、流程跳转、重定位、委托功能

　　4、保护机密数据
　　●机密数据集中保护，集中备份
　　●多层的安全控制机制确保只有经过授权的用户才能访问系统资源
　　●详细的系统安全日志和程序日志，详细的记录了所有访问系统的用户
　　●IP地址屏蔽、非工作日拒绝访问、非工作时间拒绝访问、最大登陆失败次数等安全选项
　　●密码加密传输、限制登陆失败次数、设定密码最短长度
　　●如果用户在预定的时间内未做任何操作，自动注销用户；直接输入无权访问的URL，自动注销该用户