邮件系统怎样和ERP整合

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我受一朋友所托，他让我根据他们公司的实际情况，把他们公司的 邮件系统跟erp系统整合起来。

朋友的公司是一家外资企业，成立不是很久，才两年时间。但是，由于是老外管理，所以，他们对于企业的信息化管理非常重视。在成立之初，就在公司内部建立了邮件系统与文件服务器，内部文档的转接基本上实现了电子文档的传递。而近一段时间，他们上了国外的一开源的ERP软件，并自主实施。经过大半年时间的努力，已经基本取得了成功。但是，他们现在遇到一个问题，就是现在使用的ERP软件无法跟邮件系统结合起来，如销售定单，要从ERP系统中导出为PDF格式的文件，然后在通过邮件系统发给生产部门与采购部门，让其安排采购与生产。类似的重复性工作还有多，管理层希望能够把ERP系统跟邮件系统结合起来，省去这些无谓的重复性工作。

由于他们使用的ERP系统是开源的ERP系统，所以，他们希望能够自主的完成这方面的集成工作，故，我朋友就找到了我，希望我能够给他们写个方案。

朋友收托，我不好推辞，只好勉为其难的写了一个方案。没想到，他们用起来，还蛮顺手。近期，还付一笔酬金，意思意思。钱是小事，但是，让我感到了一种成就感。今天，心血来潮，就把这个方案概要的总结了一下，给大家参考一下。

企业状况：

1、 邮件系统状况：企业内部有独立的邮件服务器，在企业已经应用了近两年时间，可以说，已经非常成熟。而我对于邮件系统并不是很熟悉，所以，不打算在邮件系统上出主意。

2、 ERP系统状况：企业用的是一个国外的开源ERP系统，源代码、后台数据库都是免费公开的。而且，企业为了实施ERP，还专门召了几个IT人员，负责开源ERP系统的二次开发、测试、改进工作。由于企业有这方面的专家，我决定从ERP系统出发，结合前台代码和后台数据库的相关功能，把ERP系统跟邮件系统结合起来。

3、 IT实力：企业从一开始就非常重视IT技术的应用，有专门的IT部门，其下有4个专门的IT人员来维护企业的IT系统。可以说，这个企业的IT实力比较雄厚。要完成一定的开发工作，应该不是很困难。

解决思路：

由于我对于邮件系统不是很专业，所以，不打算在这上面做文章。而因为ERP系统是开源的，并且数据库结构也是开放的，这就给我了提示，我准备在这上面找突破口。

一方面，通过ERP系统源代码的开发，关联邮件系统，实现发邮件的功能。如报表上，添加一个按钮，只要事先设置好邮件的接收人，鼠标一点，就可以把邮件发给相关的人员。

另一方面，通过邮件的触发器功能，当单据的进行了相关作业后，如单据审核后，就自动发邮件给相关人员，而不用人工的干涉。

销售部门的具体解决方法：

1、 销售定单的审核。

销售定单审核时，用户要求其能够把销售定单的数据，自动发送给销售总监、物流部门、生产部门与采购部门，其格式要转换成PDF格式，以防止修改。

我在考虑这个功能时，刚开始是想通过编写代码完成。如通过编写一段代码，捆绑到现有的审核按钮上面，然后，当单据审核时，把销售定单自动转换成PDF格式，然后发给其他预先设置好的收件人员。但是，后来发现如此做的话，审核时，要花近五分种的时间，用户等不及。

为此，我考虑通过后台数据库进行处理。基本思路就是，当系统审核时，编写一个触发器，类型为事后。即，当单据符合审核的条件时，先审核，然后再做其他相关的动作，如文件转换与发邮件的功能。如此，可以把工作转移到后台处理，而不耽误前台的审核时间。转移到后台，就是有一个问题，文件是否转换成功，邮件是否发送成功呢?如何把这些信息传递给用户?我采取了三重保险，一是把销售定单也发一份给用户自己，如此，他们就可以看到邮件发出去的内容是否跟预先设计的一样;二是把后台处理的作业状态及时发邮件给用户，告知他们后台的操作是否成功;三是当文件没有转换成功或者邮件没有发送成功时，把不成功的状态传回到销售定单，并把其跟报表结合起来，用户每天下班前，查询一下销售定单的发送状况，就可以知道邮件是否发送成功了。

2、 销售定单的变更。

销售定单的变更处理基本上跟销售定单的审核一致，只是多了一项功能，就是邮件的确认功能。因为销售定单的变更要求能够及时到相关人员，所以，用户希望当其他人员看到相关邮件时，能够自动回复，告知用户已经收到邮件。

这个功能很简单，通过邮件系统的自动回复功能就可以实现。我建议企业把销售定单变更的收件人专门设置成为一个小组，然后，当发个这个小组的邮件时，都设置为自动回复，就可以知道他们是否收到邮件了。

3、 销售日报表的制作。

企业每到下午下班前，销售人员都要汇总当日的接单报表，并发给相关的人员。这个工作比较累人，没什么技术含量，但是，又必须做。系统能否在每天固定的时刻，发邮件给他们呢?而不需要人为的去导出，然后再发邮件呢?

我通过后台数据库的触发期完成此功能。通过触发期，可以实现在每天的4点45分，自动汇总当天的接单数据，然后按用户要求的格式，发送给相关人员。为了保证系统数据的准确性，我又设置了两个门槛。一是在管理上，我要求企业在下销售定单时，在当前的4点30分之前，要把当天的销售定单审核完毕，4点30分以后的销售定单，都算到下一天的定单;二是，若在4点45分，还有销售定单审核时，后台数据库会每审核一次，就触发一次触发器动作，把最新的销售定单汇总，然后发邮件。

4、 销售信用额度的提醒。

信用额度主要做到以下几个方面：

(1) 当信用额度利用到一定额度时，如80%时，发邮件提醒业务员，进行相关的处理。

(2) 当客户的信用额度变化时，要及时通知相关人员，如财务、仓库、管理层。

(3) 当超过信用额度，销售定单不能审核或者不能出货时，及时发邮件告诉销售经理或者其他管理人员，寻找对策。

针对这三个需求，第一个需求我是通过数据库的触发器完成，当每下一次定单或者每收到一比款，信用额度的余额会相应的改变，当信用额度的余额不到信用额度的80%时，就自动发邮件给指定的人员;第二个、第三个需求通过代码的编写完成，如当信用额度变更单审核时，或者销售定单不能审核、其原因是信用额度不够时，就会发邮件给相关人员。

5、 销售预计出货日的提醒。

企业要求系统能够把在出货日前三天的销售定单汇总并报告给相关的人员。如某张定单的出货日期是11月5日，则在11月3日早上，系统要能够出一分报表，把出货日在11月3日到11月5日的所有销售定单汇总，并发邮件告知相关人员。

为此，我是设置，在每天早上7点半，通过服务期编写一个批处理程序，每天在这个时间，系统自动查询，并形成这张报表，并转换为EXCLE格式。然后再写一个触发期，每天7点45分的时候，把这张报表发给指定的人员。

后来，在实际的应用过程中，发现各个人员对于报表的格式要求不一致，如销售人员不仅要知道哪些产品要出货了，还要知道这些产品的金额是多少(他们要知道万一不能按时交货时，要付的违约金是多少);而发给生产的，则不需要知道销售定单的金额(销售产品的单价信息对生产部门是保密的)。为此，我又对这张报表进行了细分，根据不同的不同，形成不同的报表，并发给相关的人员。

6、 销售应收帐款余额及到期日的提醒。

销售应收帐款余额及到期日的提醒，跟信用额度的提醒设置类似，也是通过编写ERP源代码和后台数据库触发期实现类似的功能。

通过销售部门功能的设置，可以发现，很多功能直接通过数据库的触发期，就可以实现诸如报警、统计等一些比较智能的功能;而再通过源代码的编写，其功能更加丰富。

其他部门的功能跟销售部门功能设置类似，通过相似的设置，都可以满足用户的需求，把ERP系统跟邮件系统结合起来，而不需要去进行中间件的开发。(ctocio)