关注中小企业的OA需求

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面对种类繁多、五花八门的OA（办公自动化）软件，大多数中小企业显得困惑，难于下手。该选择什么样的办公自动化软件? 如何迈出自己在信息化道路上的第一步呢？这是很多中小企业非常关心的问题。

中小企业的OA需求特点

这里先分析一下中小企业的信息化现状与需求特点:首先，中小企业电脑数量少，用户数少，所以不需要特别高端的数据库；其次，中小企业工作流相对简单，所以不需要特别复杂的功能；再者，中小企业管理体系不太规范，IT人才缺乏，所以要求产品的易用性和维护性俱佳；另外，中小企业规模小，资金有限，需要信息化产品的价格也相对低廉。

基于以上分析，可发现中小企业选用OA软件最根本的原则应该是实用、操作简单、使用方便。那么适合中小企业的OA软件应具备哪些主要特性？

首先，中小型OA应以采用MySQL数据库为宜，因为这是现有产品中运行速度最快的数据库系统之一，并且用户权限设置简单、有效，具有非常出色的性能，更重要的是该数据库是免费开放的，这样能为用户降低成本。

其次，中小型OA系统应重点集成电子邮件、短信息、公告通知、日程安排、工作日志、通讯录、考勤管理、工作计划、手机短信等最常用的功能模块。目前一些OA软件虽小但包罗万象，自以为万能，其实不少是累赘多余，而且每多一项功能就要加收3%～10%的费用，增加了用户的采购成本。

再者，中小型OA软件的易用性应非常强，用户可在几分钟内自行安装完毕，无需专业人员即可自行维护。系统还应能让用户极为方便地设置权限和自定义工作流。OA的功能虽然越来越强大，但操作要求却应越来越简单，因为现在产品的发展趋势是越来越傻瓜化。

另外，与动辄十几万元甚至数十万元人民币的OA软件相比，一些中小型OA仅二三万元，而且终身免费服务和升级，性价比很高，这样就节约了投资，消除了大量隐性成本。这一点中小企业在选型时可仔细比较，择优取用。

值得一提的是，一些中小型OA在业界推出先用后买、1个月无条件退款保证的独特销售方式，用户可免费下载试用版试用再决定是否购买。先用后买的销售方式使得中小企业可以做到“只买好的，不选贵的”，充分降低企业的软件投资风险。这也显出此类中小型OA的独具魅力。

OA软件越贵越好？

有人认为“OA软件越贵越好”。这其实是一种片面的想法。实际上，产品的价格高并不等于其产品的品质高，也不等同于产品的功能强大，产品价格的高低取决于厂商的技术水平、营销策略以及服务理念。如基于Lotus平台的OA系统，往往还要额外配置微软IIS平台来支持某些应用，这会增加应用、安装、维护的难度。再如，国内大多数软件厂商依靠的是庞大、多级的分销组织模式，然而这种分销模式使经营管理成本、经销渠道费用骤加，最终产品性价比降低等。OA系统不像ERP，其需求一般比较标准，其技术复杂性也不是很高。所以，高价格绝不应成为选择OA产品的标准，而更应该着眼于软件的实际价值。

还需要指出的是，为满足中小企业用户喜欢“小而全”的特点，有的OA集成了人事、客户、财务等功能模块，这些模块往往是“看起来很美”，但并不能代替专业的管理软件，只能做最简单的记录和备份工作。目前OA系统的设计理念更倾向于建立一套通用性较强的平台，提供各种通用性高的功能模块并使这些模块具有最大程度上的可定制性，以此来满足不同行业不同用户的不同需求，而不是为了好看，捆绑一些多余的功能。

最后，实施OA的根本目的不仅是帮助企业建立一套完整的管理系统，更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善。这就决定了中小企业选择OA软件既不能求大、求全，又不能随便、凑合，必须根据自身特点选择一个实用、易用、通用、性价比高的软件，只有这样才能让软件在自己的企业内发挥最大的功效，给企业带来最大的回报。

“只选对的，不选贵的，鞋子穿到脚上要合适才行”，这是对中小企业选择OA的中肯建议。(ccw-2007年12月24日第49期 B18)