泛普OA助XX房地产信息化应用案例

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泛普OA助XX房地产信息化应用案例

一、项目背景

　　XX房地产股份有限公司作为建设部城市综合开发资质一级企业，是北京地区最具影响力的大型房地产开发企业之一。时光荏苒，经过二十年的迅猛发展，XX在中国大地上不断展现自己的杰作，它创建了全国第一个国家康居工程示范小区、第一个中美合作项目——龙泽苑小区。2006年10月12日，联合国副秘书长、人居署执行主任安娜•蒂贝琼卡女士曾来到这参观考察，并对龙泽苑小区的建设给予了高度评价，对XX公司为小区建设所做出的努力给予了极大赞赏。从建设部科技住宅示范项目清上园小区，到高质量、高品位的塞纳维拉别墅项目、西直门国英1号写字楼，以及社保大厦、司法局、燃气集团等近30多个项目，XX房地产公司现已逐渐形成了集住宅、商业、高级公寓、别墅等各具风格的多元化产品形态。2006年12月2日在国家统计局、中国行业企业信息发布中心举办的2006年度中国大型房地产企业500强评选活动中，XX置业集团所属XX房地产股份有限公司荣列500强企业其中。而这一切成就的取得是XX人不断以“以宅为天下，创民之恒生”为使命，以信息化建设提升公司核心竞争力和可持续发展能力，从而成为中国房地产行业的一块奇葩。

　　回首成长路程上的艰辛，XX人颇有感触。她经历了中国房地产行业由粗放式管理到精细化管理的过程，房地产是典型的资金密集型行业，具有投资大、周期长、风险高、项目地域性、政策性强等特点。企业如何将众多的信息流迅速有效汇总并进行整合，并迅速做出反应，这就需要依托先进的信息化技术手段来保证管理目标的实现。而信息化技术的相对滞后曾让XX公司的内部管理遇到诸多问题，让公司的发展一度遇到“瓶颈”。

　　公司的项目由于比较多，而且遍布全国，项目的沟通只是采用电话或email的方式，但是在沟通的过程中信息会不断衰减和失真。企业的工作流程复杂、繁琐，不清晰，无法适应房地产行业快速发展的速度；而公司高层管理者因无法及时获取项目的工期、投资、成本、质量的信息，无法对企业的整体项目运作做出准确的全局把控，导致资源不能合理优化配置，人员工作不能被合理安排，项目所需时间也不能科学规划，风险性规避能力欠缺；随着企业的不断壮大，公司需要借助一个有效的平台向XX人传承企业文化；企业项目需要大量设计图纸和方案，而纸质文档的传递使得企业的项目进展缓慢，以致企业对项目的分析缺乏时效性，从而丧失了很多市场机会，另外大量纸质文件的流转，大大增加了企业的成本。诸如此类的问题，让XX管理层看到企业需要亟待完善内部管理体系和提升管理水平，而当前首要的任务同时也是最有效的手段则是搭建一个大型的统一的管理信息系统，给企业的信息提供流通的平台，给管理者提供掌控企业、了解项目情况、发布管理决策的接口，给员工提供一个透明、快乐的工作环境。

　　二、XX与泛普的碰撞

　　XX房地产公司在选择泛普协同办公平台前已经上了明源软件的成本管理系统，对成本管理业务的流程和模式进行了调整和优化，并且加强对工程合同的管理，改变以前的被动局面。XX通过不断深化应用成本管理系统，享用成本信息化给企业带来的成果，同时意识到企业信息化对优化企业流程、加强企业信息共享、完善企业管理的重要性。他们认为企业的信息化不仅仅是应用计算机网络技术，而是利用这种技术能将企业的各种信息流汇总起来，企业的管理层在第一时间内能够随时随地随需地提取详细数据，从而做出正确的决策。而这就要求这种信息化软件的设计需要以一种先进的管理思想为前提，这种思想必须是从企业的管理实际情况出发，这样才能更好地将软件与管理相契合。因此XX公司在选择的过程中，不仅关注软件供应商的企业实力、行业经验、技术平台，更加注重软件的平台性、整合能力等方面，并且能够与明源的成本管理系统达到实际应用层的整合，加强对合同、成本的实时管理，更重要的是软件要有独特的管理思想和丰富的管理行业经验。经过多方的了解和深入的考察、交流，XX最终选择了中国最大的协同办公软件厂商——泛普OA协同办公管理平台作为其合作伙伴。

　　泛普OA协同办公管理平台的OA协同办公平台设计是从“精准沟通管理”思想出发，她融合了沟通管理思想、中华传统文化、计算机技术与现代的互联网技术，让软件帮助企业更好实现管理流程的精确化、管理参数具体化和管理过程透明化，并且在这个基础上做到管理的人性化，从而使得企业的经营突破时空限制，帮助企业精确管理，让员工快乐工作。她将管理思想融入到软件设计中，让OA在企业的管理中焕发真正的生命力，而不是为了面子工程附庸信息化的潮流。在这个平台上，泛普OA协同办公管理平台搭建了日常办公、公文流转、行政管理、人事管理等OA功能，并与明源公司的软件整合，更值得注意的是泛普OA协同办公管理平台自带的自定义模块具有超强的扩充性，可以让XX做到流程的自我设计、自我开发，如工程预算、借款报销、合同付款等流程都是XX根据自己工作的需要自我裁衣的杰作。

　　三、应用效果

　　经过一年多的使用，当笔者再到泛普XX公司参观的时候，发现所有的XX人早晨上班的第一件事情就是打开泛普协同办公平台在线签到，墙壁上也看不到纸质文件通知了，也看不到员工站在老总办公室外面等待签字请示的景象了，公司全体上下人员的工作都在这个平台有条不紊地完成，所有的工作流程都是通过泛普OA系统来确认，并且做到了痕迹的可追踪性。通过与XX人的交谈，他们说泛普OA协同办公管理平台的协同管理平台带给他们一种全新的工作体验，改变了他们传统的工作方式，由以前的“人找事”变成了现在的“事找人”，工作也在第一时间转到适当的人手里，保证了工作有效、有序的开展，企业整体工作效率不断提高，企业的凝聚力不断增强，企业文化也不断得到彰显升华。

　　1、内部沟通及时畅通

　　XX公司的项目之大，涉及的部门之多，环节之多，使得每一次信息的传递都有流失和失真的可能，这将给公司地决策带来极大的风险性。为了保证工作可以在最快的时间内得以解决，信息能全面地反馈到决策层，现在通过使用网络寻呼，就可以消除以前信息沟通不畅通、不及时、不准确的现象，信息发布者与信息接受者之间建立了无障碍的通讯平台，信息发布者不仅能够清楚地知道接收者是否收到相关信息，而且能够清楚地了解到接受者是在什么时间处理的该信息，同时信息发布者还可以对信息传递的到达情况进行控制，从而保证各类信息传递的准确性和实时性，使得部门与部门之间、总公司与分公司之间在出现问题时的相互推诿责任的现象有了明显的改观。从而使得信息能够充分共享和上传下达，真正实现信息的一点录入，多点使用，同时，通过信息交流平台，方便领导与员工之间建立即时沟通的桥梁，也使得工作的开展变得及时高效。

　　2、工作变得简单而快乐

　　将复杂的事情简单化是一种智慧。泛普OA的收发文请示模块实现了XX公司内部公文快速流转，轻松满足了公司跨区域异地办公的协同应用需求，以前公司的规章制度每更新一次都需要重新印制发送到各个部门，流程之复杂，手续之繁琐，费用之大都让大家苦不堪言，而现在只要通过这些模块就可以让流程简洁，并且通过流程使工作审批在企业内任一节点进行快捷流转，完全打破时间空间的限制。另外员工所有的流程都可以通过“流程追踪”清楚地了解到自己业务办理到哪个环节，是否在规定时间内能够办理完成，如果超出正常时间还可以进行催办，催办的消息可以和网络寻呼进行绑定，及时通知相关办理人员，员工再也不用揣着忐忑不安的心情在不恰当的时间去找领导请示或签字，并且通过“流程查询”功能检索已办理事务的相关信息。大家的工作也因此变得更为简单，心情也因为工作流程的顺畅化而变得轻松快乐。

　　3、管理层更加明白员工的心

　　“以人为本，以德治企”是XX的企业精神，XX公司管理者认为XX的今天正是因为有许多默默无闻的XX人不断努力奋斗的结果，所以企业的管理不仅是对物、财的管理和项目的运作，更重要的是XX的管理层需要以德治企，做好对人的管理，而对人的管理实际就是一种心的理解。现在XX公司规模不断扩大，人数越来越多，业务也日益繁忙，企业领导者不可能天天与员工进行面与面的交流，但是如何理解员工，做好思想工作，对于XX管理者来说并不是难事。通过泛普协同管理平台可以使管理者随时与员工保持交流，更加明白员工的心。通过工作日记，知道了员工的工作情况和思想动态，及时给他们工作指导和帮助，在日记批示中对员工的工作取得的成就给予表扬和肯定，激扬他们的斗志；对工作中存在的问题，帮助一起分析原因，找到解决的办法；对他们的困惑给予及时解决，成为他们事业成长的导师；对他们为XX所出的贡献，道一声谢谢。
4、管理层的全局掌控能力不断加强

　　房地产行业以项目管理为核心，随着XX公司的不断发展，承接的项目也越来越多，但是很多项目往往是异地性的，为了让一些大项目能跨地域、跨时间的有效操作，企业领导者必须做到全局掌控，通过应用泛普协同办公系统网络协同办公系统使得领导不可控制的问题得到了很好的解决。以前很多任务布置后就没有了下文，追踪、监控困难，员工的任务汇报也非常的被动，而现在“我的任务”就可以让管理者对自己布置的计划和任务，能够随时主动获取信息，任务汇报也会通过短信、寻呼定期提醒检查工作，而任务计划可以提供详细的图形化的项目进度报告，可以让公司管理层总能第一时间知道项目的执行过程和结果，并及时对任务进行监控和了解，随时指导，改变了过去因为任务监督失控，导致企业执行力低下，不能清楚地掌控企业的整体运营情况。企业战略经过层层布置分解，通过计划总结按年、季、月分解成企业计划、部门计划，最终落实到个人。而“计划管理”可以使管理者通过个人计划，对项目的时间、资源、费用、人员做好预测，做好资金调度和资源配置，针对个人计划对项目操作过程中出现的问题给予及时纠偏，防微杜渐减少风险。现在公司高层管理只要坐在办公室里只要轻轻点击鼠标，都能实时获取各种业务数据报表和方案，了解各个业务部门的任务完成情况，并且对下属的工作情况做到了如指掌，并对异地整个项目运营做到事前指导、事中控制、事后总结，使决策更具有时效性，提高了对企业内部管理和各项目的控制能力。现在管理者即使出差在国外也不用担心国内业务发展的情况，只要在泛普协同办公平台上就可以了解国内公司的发展动态，并且OA强大的工作流可以将领导所要处理的工作事务自动推动在他的协同办公桌面上，如对项目的待批，一些文件的待阅等等，真正做到对公司管理的全局掌控。

　　5、公司企业文化借助信息化手段得以彰显

　　企业文化是一个企业从创业到发展所形成的独特的文化管理模式，它是将企业的核心价值观、企业精神、管理理念、经营理念与各项管理制度和员工的行为规范融于一体，XX公司经过了20多年的发展，沉淀了自己特有的企业文化，为了让这种文化能得到更好彰显，XX公司通过泛普OA协同办公管理平台的协同管理平台建设自己的企业文化，在这个平台上，XX公司正在营造着一个和谐的企业文化。泛普协同办公平台将XX公司司标、发文格式、规范制度、行为准则都植入系统中，做到规范化、制度化、统一化管理，只要一打开这个平台就可以看到企业文化的显性部分，时刻让所有的人了解到公司正在形成的文化。而企业文化更是员工对企业的一种感情归属，XX公司为了更好地升华企业文化，通过泛普OA协同管理平台的“内部论坛”管理模块，为所有人提供一个自由、沟通、交流的空间，让大家在这里找到心灵的家，在这里大家可以说工作想法、谈生活感悟、聊工作体验，在这里没有上级与下级，老员工与新员工的区分，很多人思想非常活跃，有小故事，有公司趣闻，有很多精彩的文章，其中“论语XX”成为公司最热的帖子，XX人以公司的每一步发展为己任，以公司的每一次跃进而骄傲。而“新闻通知”则是所有人最关心的模块，它天天都在述说XX人创业以来的点点滴滴，市场频频传来捷报令人振奋，企业英雄事迹令人们津津乐道，生日祝福及时送去来自公司大本营的祝愿，每天大家都被这种家人式的亲情温暖着，被公司的企业文化激励着，企业的凝聚力和向心力在不断增强。

　　6、降低企业管理成本

　　在没有实施泛普网络协同办公系统之前，XX公司各个分支机构以及公司各个部门之间信息传递主要靠电话、传真、邮件等工具。由此造成的成本的浪费是非常严重的，例如日常办公用品的费用，电话费用，纸张费用等等，以及由此方式的人工成本管理费用也是相当高的。

　　在实施了泛普协同办公系统之后，实现了企业对资产耗材、办公用品等日常办公用品成本的有效控制，进而减低了公司的管理成本。尤其是通过信息交流平台，使得公司的电话费用，纸张费用的浪费情况得到了很大的控制和改进。据不完全统计，通过使用泛普协同办公平台后，企业有效地减少了各种日常办公费用，如电话、传真、纸张等，综合管理成本降低，其中信息传递成本和日常办公成本降低的比例最大。

　　四、成功经验总结

　　XX公司的信息化建设之所以能成功，是XX与泛普通力合作的结果。泛普公司通过这个项目认为，XX公司的成功在于以下几点：

　　1、成立专门的信息化小组。由于房地产行业属于传统行业，所以很多房地产企业领导的信息化意识淡薄，认为信息化可有可无，或者为了面子工程不顾公司实际需要盲目上系统，导致“上而不用，用而不灵”。而XX公司管理者则认为企业如果想跟上21世纪的行业发展潮流，就必须乘上信息化这个快速列车，所以企业的信息化建设由公司杨威总经理亲自挂帅，从信息部门及各业务部门挑选精兵强将来投入这个工作，从选软件、上软件到用软件都是当作一项重要工作来抓，公司的一切流程都以泛普OA协同办公平台上为准，不再走口头、电话、纸面形式，并用制度化保证信息化建设工作的顺利开展。另外泛普公司也专门成立了一个XXOA建设团队，从前期调研、项目需求分析到中期的技术开发、后期的技术实施和客户服务都由具备房地产行业开发经验的人来参与，保证项目万无一失。

　　2、有效节约资源，提高信息化的利用效率。XX公司的合同管理和财务管理在原先的明源软件中就已经实现，为了让原有软件继续运转，同时又为了避免“系统排斥”和“重复投资”，泛普OA协同办公管理平台技术人员经过多年的实施经验，有效的解决了不同软件的接口问题，由泛普技术人员在流程管理中增加明源合同流程管理，并根据XX实际业务流程进行流程的相关设置，由明源技术人员增加合同申请页面至成本管理系统中，在成本管理系统中增加对合同类型自定义的页面，由泛普技术人员提供数据存储过程。当用户在合同申请页面中填写合同详细内容结束以后，即触发数据存储过程，合同的相关参数即进入泛普OA流程审批数据表中，同时在流程的审批人员的工作台中即显示此合同的待办信息，新增的审批页面和数据存储可以让领导在工作台上点击待办事项的标题，即可进入此合同的详细内容页并进行审批。同时泛普技术人员提供流程查询和管理页面就可以将页面嵌入至明源成本管理系统中，用户可以在成本管理系统中对合同流程的进展进行跟踪、查询和管理。最终帮助XX公司的不同系统实现无缝连接，实现一键同时登录多系统，让信息在不同系统之间畅通流通。

　　3、做好培训工作。为了保证系统能100％的全面运行，泛普OA协同办公管理平台对XX公司上至总经理下到一线员工、系统管理员都进行了全面培训，结合XX公司不同岗位的工作性质对OA的各个模块进行详细讲解，让使用人员很快就能够熟练使用软件的各项功能，并且在这个平台上大家都明确了自己在公司中所处的位置、发挥的作用和工作的重要性，增强全体上下的参与性、提高使用软件的积极性。

　　4、全程服务保障。泛普公司为了确保XX协同办公平台的有效运行，客户服务中心专门成立了一个服务团队，由一名客户经理和一名技术支持组成对XX公司的系统全程技术维护，做到7*24全天侯服务，24小时内咨询回复，远程在线调试；泛普人员定期进行电话回访和现场上门服务，力争为用户提供最满意的服务和最快速的响应。

　　中国有句俗话，“万丈高楼平地起”。XX房地产股份有限公司知道他们创建的每栋高楼之所以能成为时代的杰作，是因为他们秉承创百年事业的优秀精神，踏踏实实打下每块地基。今天，XX百年事业的稳健仍然也需要一个坚实的地基，这就是信息化建设，它也将是XX公司在激烈的经济竞争中赢得足以傲视群雄的核心竞争力,并使之长久立于当时代房地产界的顶峰。作为创百年事业的企业忠诚合作伙伴——泛普OA协同办公管理平台愿意携手XX，为其夯实百年基业，成就辉煌事业!