文档的智能化未来

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支持XML技术的文档将变得更加聪明，它不仅让企业的业务流程发生了改变，甚至有可能会彻底改变我们的工作方式。

尽管纸张被一直认为是一种既陈旧又昂贵的信息载体，但是它依然在很多企业被广泛地使用着。的确，记录在纸张上的信息更有触感，并且十分亲切，而且在大多数情况下，这一直是企业与员工、合作伙伴和客户进行互动的主要方式。然而，跟踪、保存、重新加密数据以及搬运等问题无疑将耗费企业的大笔资金。即便是那些电子文档也基本上是静态的。如果在企业需要的时候，所有的文档都能活动起来，那么将会对企业的效率带来怎样的改变呢？ 

如果电子文档还无法为我们做所有工作，那么至少其中的一部分是可以完成的。所谓智能文档或活动文档，就是一种动态容器，它可以借助嵌入式可执行代码参与到商业流程之中。智能文档主要使用XML语言，而XML则可以通过假定不可知的方式显示数据类型，而且特别便于携带。这些文档可以通过启动工作流的方式优化流程，从后端数据库移入、移出数据，并根据商业规则进行自我更新。

支持者认为，活动文档将会改变企业控制知识以及用户与之交互的方式，从而全面地促进工作，包括简化操作、加强协作以及改进灵活性。然而，虽然有些企业可以通过智能文档接口自动化那些单一且昂贵的流程，例如保险赔偿金登记等，但是，重新设计流程、映射工作流程，以及定义XML模式时所需要进行的前期工作却有可能会是非常复杂的。

尽管分析人员表示，活动文档将成为动态更新技术文档和其他频繁变动记录的重要组成部分。但是如今，对于这一概念的最大应用却是电子表格。目前这一市场的稳定供应商包括PureEdge Solutions、Verity和FileNet，另外Adobe和Microsoft也在这一领域中试水。
Adobe Intelligent Document Platform采用的是一种面向服务的体系架构，它包括格式开发和工作流元件，以及Adobe Reader和PDF。 与此同时，Microsoft公司也提供了广泛的支持，将XML和Web服务融入到Office 2003套件之中，并提供InfoPath软件，这是一种用于电子表格开发和路由的产品。

“数据调用程序和流程逻辑让智能格式能够从后端应用收集数据，并且将其传送回去。”Gartner公司的分析师Toby Bell说，“更为重要的是，智能格式明白自己应该去哪里，以及该做些什么。”

为内部客户服务

下面的两个案例都使用了基于电子表格的智能文档技术，从而使得企业内部的业务流程得以优化。
Bright Horizons Family Solutions是一家雇主担保式儿童看护与早期教育服务的提供商。在利用电子表格对员工身份变更流程进行自动化的过程中，他们找到了应用活动文档的突破口。

该公司主管IT的副总裁Tim Young说，在管理的过程中我们发现，基于纸张的员工变更过程非常耗时，而且容易出错。于是，该公司正在通过Adobe Intelligent Document Platform对员工的福利和薪酬计算流程进行自动化，并计划对时间表和资本支出表格进行同样的操作。

Bright Horizons公司已经通过预留表格域的方式节省了不少成本。该公司的做法是: 员工登录该公司的内部网时，系统将从SQL Server数据库中提取数据，从而通过下拉式菜单提供指导性的帮助，并使用商业智能增强域的填充方式。表格完成后将被转换成PDF文档，并通过Adobe的工作流服务器自动路由至相应的管理者手中，然后再进入公司的薪酬系统。

Grants.gov是一个门户网站，在这里人们可以确定由26家美国联邦机构提供的补助金申请机会，并在网上申请，还可以使用PureEdge Solutions公司的软件。

Grants.gov的项目经理Rebecca Spitzgo说，作为授权机构和申请人之间的中间人，美国卫生及公共服务部必须为双方提供系统的技术支持。为了查看和完成表格，用户可以运行一个可下载的客户机。Grants.gov使用PureEdge在数据域中建立编辑格式，以确保表格第一次就可以正确填写，并进行相关的计算。在用户完成表格后，点击一个按钮即可提交表格。

然后，Grants.gov将收到的表格转换成PDF格式，生成XML格式化数据文件，并把这两份文件发送到相应机构。Spitzgo说，虽然Grants.gov并未规定这些机构如何处理XML数据，但是大多数的机构都用它来避免对数据进行重新加密。

烙上XML的印记

对于智能文档来说，电子表格仅仅是应用的一个方面，XML的触角将会伸展到更广阔的领域。如今，XML已经成为生成智能文档的主要启动器。它可以帮助定义文档元素，例如分页等，使内容可以与提纲分开，并允许它在需要时重新使用和定位。

IDC公司的分析师Joshua Duhl说，智能文档通常使用Web服务结构来调用和接收数据值。诸如会计、库存和内容管理数据库之类的Web服务越来越多地围绕在重要的企业系统周围。而对于供应链等频繁更新的应用来说，活动文档是非常需要的。

在Verity公司的LiquidOffice电子表格软件的试点项目中，美国北达科他州表示将使用XML来进行表格的确认和计算，并且将用户的数据预先填写在各种表格之中。

“XML帮我们免去了数据的输入和重写。”州政府的CRM企业EDMS（电子文档管理系统）协调人Bill Roach说，“有了XML信息后，我们可以自动将其打包，并发送至后端应用。我们可以用它生成图像或PDF文件，或者以其原始的格式保存它，并直接放入记录保持系统。”

Sound Transit公司的项目分析师John Gartrell希望Microsoft InfoPath和Office 2003套件中丰富的XML功能能够轻松地与ERP等后端系统实现数据共享。使用InfoPath，地区运输系统将原来使用纸张一个月才能完成的薪酬计算流程减少到4～8个小时。Gartrell说，到目前为止，Sound Transit公司还没有使用XML，但是他们正在把InfoPath与其SQL Server 2000数据库进行集成，并由InfoPath来处理所有的XML。

Duhl说，随着活动文档在企业中作用的不断加大，他们必须更好地支持诸如数字签名之类的新功能。由于管理服从要求的缘故，例如Sarbanes-Oxley法案中的要求，厂商们还必须确信，电子文档能够像在纸张上一样能够被人们正确地理解。Duhl说，PDF在这一领域的表现最为出色。与此同时，各企业还必须解决数量众多的基础设施和流程问题，以充分挖掘出活动文档的优势。

“虽然活动文档是一种伟大的想法和接口，但是即使是在表格层面，它们也将会对商业流程产生根本的影响。”Duhl说，“它远远超出了技术的范畴，而且会直接影响到人们的工作方式。” 

来源：CCW