如何对付电子邮件超载

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电子邮件（email）是最常用的商业通信工具。同时，它在遵守日益增长的企业规章方面，也起到了关键性的作用。那么，如何才能确定邮件得到正确的管理呢？Quocirca的Bob Tarzey解释说。

在新千年结束，电信及网络的兴起以及欧元使用（至少在欧洲是如此）带来的兴奋消褪后；几年前IT业收入骤减，股价下跌，走向败亡。当IT企业状况慢慢好转之后，他们开始寻求说服商家投资的新途径。但说服商家并不容易，毕竟：一朝被蛇咬，十年怕井绳。

许多IT企业确信会吸引商家的一个领域是：帮助他们来遵守政府最近颁布的大量行业级、州级与地区级规章。政府要求商家严格遵守这些规章----要么遵守，要么退出。讽刺的是，政府正是因为看到网络繁荣期间企业主管行为不当，才制订这些规章的。

当他们交出自己的销售领地时，采取这种目光短浅的作法的商家看似无辜。这非说明企业及IT经理对这些规章毫不关心，只不过由于需要他们担心的事情太多，这些规章不过是其中的一部分而已。他们的担心包括：品牌名保护、顾客信心、员工生产率及企业的竞争能力，对所有这些问题的考虑都会反映在他们对企业的管理之中，而且也会影响到他们对IT服务的购买方针。

谈到企业管理，企业有必要关注的一个特殊领域：电子邮件。电子邮件是迄今最广泛使用的商业通信工具。平均来说，现在企业的对内对外通信，有60%是通过电子邮件的形式。一些企业估计，电子邮件占他们存储数据的一半。几乎所有的企业称这一比例过去一直在增长并可望持续增长。

企业经理正担心这一点。因为电子邮件在企业与客户、供应商及员工争端的发起与解决中正发挥日益重要的作用。他们应该能够将这些担扰放在一边。如果使用得当，电子邮件能成为有效的通信工具，并在企业经营之中发挥重要作用。

电子邮件是唯一真正有风险的通信手段。它记录下邮件的内容、是谁写的、写给谁的、还有谁知道等一切信息。这是律师梦寐以求的事。电子邮件必须通过公司的电子邮件服务器。因此不管电子邮件用户在台式电脑上怎样处理它，公司都能够进行有选择性的保存。

过去，IT部门通常对员工能够储存的邮件数量进行严格的限制。但随着存储介质价格的下降、容量的不断增加、使用更为方便，再没有必要限制得如此严格。企业现在鼓励员工将电子邮件作为主要的存储手段。对企业来说，这意味着要对员工之间的邮件、员工发给顾客与供应商及他们送来的邮件进行集中存储。

当然这些电子邮件不可能完全不进行审查。存储不相干或无用的邮件是没有道理的。只有进行有效的商业管理，到了紧要关头，相关材料可以轻易找到。因此，企业需要对电子邮件进行有效管理。

要达到这一点，有两个基本的步骤。首先，要排除掉不相关的电子邮件，优秀的电子邮件过滤软件早已出现，并可以用来阻止垃圾邮件，并对员工收发的电子邮件进行监控，确信他们将精力放在商业相关的通信上。这样，企业就朝着正确的方向前进了一步，而且许多企业已做到这一点----尽管效率总能不断的提高。为了保护企业不会在将来受到威胁，我们必须决定哪些电子邮件应该保存，而邮件过滤软件又无法做出如此精细的决定，且考虑到巨大的信息量，人为的干预也是不实际的。

唯一稳妥的方法就是保存全部没有被过滤软件阻止的电子邮件，但你不必永久保存这些电子邮件。高效的邮件存档可以设定适当的规范，反映管理者的需求及企业的意愿和简单的常识。例如，在缺省情况下，存档工具会在设定的时间内保存邮件，但对某些部门如法律与财务部门的员工，邮件保存的时间可以设定得相对长一些；含有巨大附件的邮件则可以早点删除。

有了好的存档方法，就可以设定适当的规范，并根据企业的管理方式，依照一系列的因素（包括管理者设定的因素），随时对这些规范进行调整。

电子邮件给企业带来的风险也不容忽视。一份重要的报告的分发之前可能要进行详细的内部审核，同样，一份电子邮件发出之前至少要进行起码的拼写检查。电子邮件在商业与法律争端中起到作用的次数正在日益增多，所以你一定要确保如果你找不到员工收发电子邮件的相应副本，另外会有人找到。要做到未雨绸缪。

来源：ZDNET