如何确保应用软件的成功实施

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应用软件的实施是一件很复杂的事情。由于涉及到用户的岗位、人员比较多，特别是不少还涉及到用户的业务流程的更改，这会给项目带来方方面面的阻力，更增添了项目实施的复杂性。因此，对应用软件的实施必须予以足够的重视，否则，投入巨资研发或者购买的软件，最后因为实施方面的问题导致应用效果不好，甚至彻底的失败，不仅是企业经济上的损失，也打击了企业对信息化的信心。我们一般情况下会把项目实施分成几个阶段，这样可以把整个项目的实施目标进行分解，使各个阶段的工作更加具体、更加明确。

实施前的准备工作

本阶段包含以下工作重点：

1．检查用户现有的硬件、软件环境是否符合应用软件的安装要求

用户使用的计算机档次参差不齐，我们在安装软件以前有必要把用户目前的硬件、软件环境再做一次深入而细致地了解，避免在安装时发现问题影响工作进度。在了解过程中可以使用下面的表格进行记录：

【服务器软硬件登记表】
盘符数用途机器名和IP 序号CPU
操作系统和
版本号
硬盘
容量
内存容量
和型号
品牌和
型号

对于客户端的计算机，统计的内容还用增加岗位名称和使用者姓名两项。以下是这些调查内容的具体含义。
用途——数据库服务器、应用服务器、WEB 服务器等。
品牌和型号——如果机器的内存需要升级或者需要下载最新的驱动，那么本项内容就很有用了。
CPU、内存容量和型号——如果采用了非B/S 的软件部署方式，那么需要认真核实这两项内容。笔者曾经历过一次尴尬，当时有20 个用户安装点，我们事先已经考察了用户的硬件配置，发现内存比较小需要扩容，我们检查了部分型号的机器，同时对方的管理员也一再确认计算机型号和内部配置完全相同，但是在安装过程中发现有两台计算机的内存型号和其他的不一致，虽然影响不是很大，但是还是给我们敲响了警钟——以后在核实过程中不仅要参考用户管理员提供的资料，更重要的是要逐个的进行核实，避免类似情况的再次发生。
硬盘容量——该项内容虽然已经逐渐不是问题，但还是记录下来比较好。
盘符数——在安装软件的过程中尽量使安装位置相同，这样可以使后续的维护工作比较好做，如果采用B/S 方式就不用考虑该问题了。
操作系统和版本号——应用软件的兼容性应该不是问题，但是当采用第三方插件或特殊的硬件设备时，还是需要考虑该问题的。

2．应用软件运行需要的特殊硬件是否到位

此处所指的特殊硬件包括打印机（票据、条形码）、二维条形码数据识别设备、宽幅扫描设备等，因为有些设备只能从北京、上海甚至国外订货，所以实施前要事先考虑到订货周期这一重要因素。

制订、确认实施计划

在正式开始工作之前，需要获得用户、特别是领导层的重视，因此应该进行适当的宣传，主要目的是让用户中高层领导了解软件的应用流程，充分理解软件实施的涉及范围、工作内容和应用效果，为下一阶段实施计划的制订奠定基础。通常都会制作一个PPT 进行讲解，对于关键的应用环节用程序进行演示，效果非常好。
接下来，就是着手制定规划的阶段。有很多时候我们会借口“计划不如变化”而不去制订详细的实施计划，其实有了一个比较周密的实施计划，一方面会对用户和实施方起到一定的鞭策作用，另一方面能够提前预见一些事情的发生。比如，用户参与者的活动是否和软件实施有冲突（毕竟人们不是只有这一件事）等。
本阶段包含以下工作重点：

1．需要用户方领导确定整体接洽人以及各个环节的直接负责人，这样可以使实施工作更加明确，避免遇到问题无人解决或无法做最后的确认。可以参考使用下面的表格：

【双方负责人员一览表】
××单位
联系电话职务所在科室姓名序号
××公司
联系电话负责模块职务姓名序号
2．制订实施计划
实施方一定要提前把实施计划提交给用户负责人，此时“起止日期”、“用户配合人员”可能无法确定，没有关系，提前提交计划的目的是让用户在正式讨论实施计划前对工作内容有一个充分的了解，便于安排负责人员和工作日期，避免在讨论时浪费时间。可以参考使用下面的表格：

【软件实施计划】
起止日期
工作内容
用户配合人员
负责技术人员
预期效果

说明：

起止日期——本阶段工作的开始和截止日期，尽量不要超过两周，如果工作量确实比较大，可以将计划再次进行分解。本表格采用Project 制作效果比较好， 不仅可以计划时间和实际完成时间进行记录，而且可以把计划中的关键路径提取出来。

工作内容——一定要详细，尽量不要出现比较模糊的字眼，比如：整理数据，整理文档，软件培训。
预期效果——要把计划的目的和效果描述清楚，比如：工作内容是“整理并录入××设备基础档案”，预期效果可以是“完成500 份××设备基础档案的录入”。

3．确认实施计划

确认时可以围绕软件实施计划表把具体内容交流清楚，目的是让双方充分理解什么时候该干什么事情，由谁来负责谁来协助，以及干到什么程度。确认过程可能会比较麻烦（有些用户的部门之间会扯皮），最好事先和用户的领导把一些东西定下来， 而后由他们的领导来主持会议，这样效果比较好。

软件操作培训

培训工作是应用软件实施过程中不可缺少的环节，要把握好培训的时间，即使在培训内容比较多的情况下，也不要一次把培训时间安排的过长（不要希望通过一次完整的培训可以让用户掌握所有功能，实施过程中的培训可能更加有效），可以先把立即要使用的软件功能或业务流程讲解清楚，避免大家一上来就感觉软件复杂，产生厌烦情绪。培训时不要像说流水帐一样：先找到××功能，单击进入等。要将软件功能和操作员经常使用的业务挂钩，这样讲起来可以让大家感觉比较好理解，而且可以产生亲切感。

每一次培训尽量邀请用户方的主负责人和系统管理员参加，一来可以让操作员真正重视起来，二来可以为以后日常维护做一些准备。培训过程中的一些用语要注意，毕竟用户不全是计算机高手，而且第一次使用软件，千万不可埋怨或说一些伤害他人自尊心的话，不要说“你就这样操作，其他的不用考虑”，而应该说“就像你日常填写的表格一样，把属于你职责范围内的项目填写完成即可”，更不能说“都给你讲N 遍了，怎么老是记不住”这样的话。经过本过程一定要和操作员建立良好的关系，如果他们老是向领导反映软件不好用，恐怕对项目的整体进度没什么好处。

实施、小结、整改

本阶段属于循环任务，根据项目规模的大小，周期和循环次数会不尽相同。在实施过程中现场技术人员要加强现场指导，做到有问题及时记录、及时解答，此时的讲解是最具有针对性的，如果说上一阶段的软件操作培训是让用户有一个初步认识的话，那么本阶段就是真刀真枪的实战了。

实施不顺利的原因有很多：软件操作复杂不符合要求、业务流程设计不合理出现流程瓶颈等，所以实施过程中要定期进行小结，参与人员的范围不需要太大，目的是把应用过程中出现的问题反映出来，分析问题原因并寻找解决办法，至少应该一周一次，别忘了邀请用户方的主负责人和系统管理员参加，而且每次形成小结报告后要提交给用户的主要负责人，一定要让用户清楚的了解实施进度以及出现的问题。在现场一定会涉及到软件修改的问题，此时，项目经理要把握好以下几方面内容：

是否有必要修改程序？ 如果是为了偷懒或其他个人原因，想要打破原有的业务规则或业务逻辑，那么要和当事人及用户负责人沟通清楚，毕竟上软件是为了规范。此刻的沟通要注意技巧， 既不能“出卖”当事人，又不能使自己盲目的修改程序。

修改程序的工作量和修改后的效果是否成正比？本项工作相当于对功能进行设计层面的修改，此时，要充分结合业务实际，还要充分发挥设计人员的想象力。我做的项目中就有这样一个功能，技术人员设计了处理方式让我看，实际效果已经可以了，但是修改需要至少两天的时间，于是我给他一些建议让他重新考虑功能设计，最后只用了半天就完成了修改，而且符合用户要求。

重大的修改要慎重。我们最不愿意看到的就是这个！没什么说的，重新了解用户需求、考虑解决方法、形成处理文档，请用户方的主负责人和系统管理员参加讨论，形成决议后再考虑如何对程序进行修改，万不可偏听偏信，因为有些时候可能是误会，比如：操作人员并不理解管理层的实际意图。通过本阶段不仅可以和项目实施涉及的所有人员建立良好的关系，而且要让软件的问题充分暴露，为后续的验收工作做好一切准备。

项目组的最后一项工作是验收，为此也要进行相应的准备工作，比如做好是验收前的策划，具体包含以下工作重点：

1、提前邀请需要参加验收的上级领导和专家，一方面表示尊重，另一方面好让他们安排工作计划。
2、把前几个阶段实施过程中形成书面资料进行整理、打印、装订，制作验收时讲解使用的PPT。
3、开一个验收前的准备会，让大家演习一遍，放松一下紧张的心情。大家可能有同感，实际的实施工作中琐碎细节还有很多，比如：要协调不同部门的工作、人际关系、如何向双方领导汇报工作等，但是只要把握住工作重点、工作细节和工作方法，就能够和用户建立很好的信任关系，项目的实施也就能够比较顺利了。

应用软件的项目实施是个比较大的话题，本人只是把自己的一些真实经历和感受描述出来，希望能和大家一起分享。

来源：CCW