警惕e-mail和即时信息的未规避风险

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据最新的调查显示，65%的公司缺少留存e-mail的政策。受调查的公司中，仅有54%进行过某种形式的对e-mail政策的培训。每5家美国公司中就有1家公司的员工的e-mail曾经被用于诉讼或调查案件中。看看e-mail风险专家如何说。

美国制药界的巨人美国家用产品公司（American Home Products Corporation, AHP）被罚了35亿美元，这是一起对该公司生产的减肥药Fen-Phen和Redux的共同诉讼的结果。导致这种判决的部分证据是AHP几个执行官之间相互发送的内部e-mail。单单提供e-mail并不能决定整个案件，但是它却促使了对AHP的最终判决。

下面是另一个严峻的事实：2004年，美国管理协会（AMA）和电子政策协会（ePolicy Institute）对840家公司在工作场所的e-mail和即时信息进行了调查，结果发现65%的公司缺乏e-mail留存政策，仅有54%的公司进行过某种形式的对e-mail政策的培训。再加上每5家美国公司中就有1家公司的员工的e-mail曾经被用于诉讼或调查案件中，你一定会对此感到颇为震惊。

Nancy Flynn是ePolicy协会（ePolicy Institute）的创始人和执行董事，她正在进行一项任务，旨在减少雇主在即时信息和e-mail方面的风险。在这个领域，Nancy出版了6本书，并且是6月2日到3日在圣何塞举行的INBOX Email会议的特别演讲嘉宾。Flynn强调说，“雇主应该把e-mail和起诉等问题看作是时时刻刻存在的，而不是未来某一天的事。”

服从规定

金融服务领域产生了许多新的规定，如HIPAA 和 Sarbanes-Oxley法令，以及证券交易委员会和纽约证券交易所的新规定，公司现在不得不更加警惕e-mail的风险；公司必须证明，他们依照了这些应用性条款的规定，采取了适当的措施来留存e-mail和即时信息。据Flynn说，“有些e-mail应该被留存，但有的公司并没能留存，诸如政权交易委员会那样的立法委员会已经对此进行了6到7位数的罚款。”

工作场所的诉讼

对那些可以被用作工作场所诉讼的e-mail，公司也要小心保护。据Flynn说，许多公司不了解，e-mail和即时信息是法庭上最重要的证据。“他们就相当于电子世界里的DNA证据。”而且不管你喜不喜欢，有一种东西叫做“代理人义务”，意味着雇主很可能为他们的雇员的行为承担责任。Flynn承认，“没有100%无风险的e-mail环境。”比如，在一个即时环境下，你不可能完全控制雇员A对雇员B说的话。但是如果雇员B基于雇员A的e-mail，决定以工作环境恶劣为由起诉你的公司，你要能够向法庭证明你采取了适当的措施，防止了诉讼所述的行为的产生。

以下被Flynn叫做e-mail风险管理中的三E方式：

创建（Establish）书面政策, 规定e-mail和即时信息的用途、内容和留存。

教育（Educate）工作团队，从暑期实习生一直到首席信息官都是如此。

实施（Enforce）你的政策。你的政策应该包括详细的e-mail和即时信息的用途、内容和留存政策，而且，你应该采取切实的步骤，用演讲示范的方式来教育你的工作团队。

当被问到公司如何着手执行政策时，Flynn回答说，“对于任何违反政策的人，你可以采取纪律规范，一直可以到解雇。”而且，她也倡导使用诸如Fortiva Supervision的监控技术，以随机样本的形式检测每个使用者的遵守度。

如果雇主采用上述那样积极的方法来进行风险管理，法庭很难让公司为诉讼中的行为负责。

不要忘记即时信息

Flynn提醒说，许多公司并不知道，有关留存和内容的政策应该被运用到即时信息中去，即时信息是“涡流发动的e-mail。我们知道，只有11%的公司安装了软件来对他们员工的即时信息使用进行控制和管理。而78%的员工在办公室里用即时信息交流。这是一个随时会爆炸的定时炸弹。” Flynn说，由很多误解，认为即时信息不是书面的商业记录，你可以想说什么就说什么。“用户认为一旦你关了窗口,信息就没了，但是这不是真的。即使你不保存信息，和你交谈的那个人也许会。而且，如果你的雇员用即时信息传递商业信息，会存在巨大的安全问题。这些信息是通过公共因特网来传递的。这些信息可能会包括客户的社会保障号码和重要的账户信息。”雇主要找出工作场所中使用即时信息的地方，还有，它们是如何被使用的。

障碍在哪里？

公司对创建和执行留存政策之所以犹豫不决，原因之一是成本——软件的成本，管理人员的成本，等等。但是Flynn说，与6位数的清算费用相比，这些费用很小。而且，诉讼会成为尴尬的头条新闻，并给公司带来信誉损失。“还有公司由于不适当使用e-mail被媒体曝光，导致股票下跌的案例。”

来源：AMT