哈尔滨OA信息化：企业档案工作的创新方向

一、企业档案工作面临的困境

㈠档案工作倍受冷落

一是，国有企业档案工作日益边缘化。这集中表现为，许多国有企业的档案机构与人员被大幅裁减。近些年，国有企业纷纷进行组织扁平化，削减管理层次，精简管理机构，裁减管理人员，以降低管理成本，提高市场应变能力。在企业扁平化过程中，档案机构和档案人员往往成为被首先、重点清理的对象。例如，中国铁路物资总公司2000年有专职档案人员38人，经过几年机构精简，到2005年仅剩下兼职档案人员12名，还有9家下属子公司未设兼职档案人员。[1]鞍山钢铁集团公司以前最多时曾设置了246个档案机构，配备了589名档案人员，仅公司档案处就有30名干部。现在全公司档案人员被裁减为190人，其中专职档案人员仅为91人，公司档案处只剩5名干部。[2]在笔者调研的、有统计数据的13家国有企业中，有9家公司（占69%）档案人员编制数比2000年减少。这9家公司2000年共有专职档案人员101人，2006年为76人，裁员幅度为25%。

此外，许多公司在薪酬改革后，档案人员的薪酬水平远远低于其他部门工作人员，甚至一些具有中高级专业技术职称的档案人员也不再享受原有的相应职称待遇。这大大伤害了档案人员的职业自豪感和工作积极性，高学历、高层次的人才纷纷逃离档案管理岗位，另觅高枝。

档案机构精简、档案人才流失所带来的一个直接后果就是企业档案管理水平的下降。在20世纪90年初，经过企业档案目标管理认定，中国铁路物资总公司下属企业的档案管理90%达到国家二级水平，档案管理规范标准，档案查全率、查准率达95%以上。而今，一些公司已经三、五年无人管理档案了，积压多年的文件无人整理，一把钥匙挂在办公室门口，任由借阅档案者自理。[3]

二是，民营企业档案工作尚未规范化。相对于国有企业，民营企业的档案工作受法律约束和行政监督较少，因而更加不受重视。许多民营企业几乎不设档案管理岗位，没有档案库房。例如，2003年在上海和江浙的一项调查表明：13%的民营企业无人管理档案；55.4%的民营企业未建档案室，仅有人兼管档案，而兼管也只是形式上的。[4]2005年在上海南汇区的一项调查表明：21%的民营企业没有设立档案管理岗位，42%的民营企业没有安排档案库房，63%的民营企业没有建立档案管理制度。[5]在笔者所调研的13家民营企业中，仅4家设有专门的档案管理岗位，5家只设有兼职的档案管理岗位，还有4家无人负责档案管理。

（二）传统档案管理模式难以为继

一是，档案实体管理模式遭受冲击。20世纪90年代中期以来，中国企业的信息化进程不断加快，各种各样的信息系统纷纷建成、运行。在笔者所调研的、有统计数据的23家公司中，18家公司建有办公自动化（OA）系统，占78%；9家建有erp系统，占39%；20家建有财务管理系统，占87%；15家建有人力资源管理系统，占65%。信息化建设使得企业在各项生产、经营、管理活动过程中形成的实体文件越来越少，取而代之的是电子文件。而传统的档案实体管理模式无法有效地收集、管理易逝的、流动的和脆弱的电子文件。

许多企业档案机构和人员面对电子文件的涌现，采取“鸵鸟政策”，固守传统的档案实体管理模式，任由电子文件自生自灭，结果造成大量的档案资源流失。例如，在北京某信托投资公司，档案人员只保管有领导签字、盖章的重要纸质文件，而对电子文件一概不管，结果许多员工离职时随意拷贝甚至刻意删除公司电脑中的电子文件。

二是，档案信息管理模式实效不高。一些企业档案机构和人员面对信息化浪潮，也开始积极行动起来，他们一方面脱机或联机接收电子文件进馆保存，另一方面对实体档案进行数字化处理。然后，借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。但是，不少企业档案机构只是盲目地进行档案信息化建设，缺乏先进的思想理念作为指导，对档案信息化建设的根本目的没有深刻的认识，重视档案管理系统的建设而忽视档案信息资源的开发利用，结果档案信息化建设效益低下。例如，南方某大型医院信息中心存储了超过5GB的电子病历档案，每天还有来自各医疗科室数以千计的电子病历档案。这些电子病历档案如果被充分利用，可以提高诊断水平与治疗效果，开发新的药物，利于医患双方。但是非常可惜的是，这些已经良好归类、可靠存储的医疗信息竟然无人问津。[6]

湖南某企业档案馆投入巨资采购档案信息管理软件，添置大量的仪器设备，进行档案信息化建设。笔者问该馆工作人员为什么要进行档案信息化建设。他们的回答竟然是：“我们看别的单位都在搞信息化，我们也跟着搞呗。”笔者说：“档案信息化建设的最终目的在于，如何利用信息技术更好地为用户提供档案信息服务。”他们这才恍然大悟。无独有偶，在北京某石化公司，一名新参加工作的档案专业毕业生向她的领导力陈进行档案信息化建设的必要性，领导一直不为所动。后来，领导问了一句：“其他公司是怎么做的？”这位新生代档案工作者答：“早就进行信息化建设了。”“哦，那我们也着手做吧。”这种缺乏先进思想理念指导，没有深刻目的性的档案信息化建设如何能产生明显的、实际的效益呢？事实上，当前进行了档案信息化建设的企业，也大多只是实现了简单的档案信息目录网上检索。

企业档案工作倍受冷落，传统档案管理模式难以为继。面对如此困境，一些企业档案人员感叹：“传统企业档案工作已经面临生存危机。”他们开始意识到：“企业档案工作再不改革，必将是死路一条。”

二、企业档案工作陷入困境的原因

在笔者调研中，67%的企业档案人员认为，当前企业档案工作陷入困境的主要原因是“领导不重视”和（或）“员工档案意识不强”。某些学者甚至认为档案行政监督不力是主要原因。笔者认为，领导不重视、员工档案意识不强、档案行政监督不力等只是表面原因，造成企业档案工作当前困境的根本原因在于，传统的企业档案工作系统不能适应20世纪90年代中期以来外部环境的巨大变化。

（一）现代企业制度建立对企业档案工作的影响

1992年，党的十四大提出建立社会主义市场经济体制的目标；1993年，党的十四届三中全会提出建立现代企业制度的目标。此后，国营企业纷纷进行以建立现代企业制度为目标的改制。现代企业制度是指产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学的现代公司制度。现代企业制度的建立从根本上改变了企业与政府的关系，政府不再直接干预企业，企业真正成为自主经营、自负盈亏、自由竞争的市场主体，追求利润最大化成为企业的根本目标。在遵守国家档案法规的前提下，企业有权自主开展档案工作；过去那种主要依赖国家档案行政管理机关运用行政手段治理企业档案工作的机制不再可行与有效。于是，国有企业档案工作的发展失去了有力的外部动力，只能依赖自生的内部动力。正如宗培岭教授所言：“在重新定位企业与政府关系的今天，已不可能再靠国家、专业主管机关的行政力量的推动来建立现代企业档案工作的运行机制。”[7]

在社会主义市场经济体制和现代企业制度下，企业的一切活动都是围绕创造价值、实现利润最大化这一根本目标而展开的。因此，企业档案工作发展的内部动力应该源于为企业的价值创造活动服务、为企业实现利润最大化服务。也就是说，企业档案工作的根本动力在于提供档案服务，满足企业现实工作的需求。正如加拿大档案学者高德•拉伯楚克（Gord Rabchuk）所言：“与所有精明的商业部门十分类似的是，企业档案管理的成功主要依靠两个基本因素：(1)所提供的服务或产品确实有需求；(2)保证必须的灵活性以满足利用者不断变化的需要。”[8]

但是，传统的企业档案工作“重藏轻用”，注重保管企业的历史记录，忽视积极主动地为企业的现实工作服务。“从过去来看，向管理者宣传档案工作时的大部分精力一直集中于档案管理自身的理论和实践——收集、鉴定、整理、保管等主要业务上，而在企业如何从这些技能中获益的问题上很少费心机。”[9]这样，档案工作就缺乏自生的内部动力，自然就被企业管理层冷落。

（二）市场竞争日益激烈对企业档案工作的挑战

过去，中国整个市场是一个供小于求的卖方市场，市场竞争微不足道。改革开放之后，由于经济腾飞，中国整个市场演变为一个供大于求的买方市场，市场竞争日趋激烈。2001年中国加入世界贸易组织（WTO）之后，中国企业又直面更为严峻的国际竞争。

在市场竞争白热化的环境下，企业必须专注于提升自身的核心竞争力。为此，企业将绝大部分资源与精力集中于能直接创造价值的业务环节，如生产管理、研究与开发（R&D）、市场营销等，以及少数关键的管理领域，如财务管理、人力资源管理等；而尽量精简不重要的活动与部门。

传统的企业档案工作关注保存企业历史，而忽视创造现实价值，不仅不能为企业当前的价值创造活动做出明显的、直接的贡献，提高管理效益；而且还需要投入不菲的人力、物力和财力，增加管理成本，自然就成为被精简的对象。美国档案学者玛西•G•高德斯坦（Marcy G. Goldstein）早在1997年就指出：“今天，没有几家企业愿意为制作咖啡桌书籍而开展历史项目，更没有哪家公司愿意投资建立一个只为文化目的服务的档案馆。” [10]

事实上，当前中国企业档案工作面临的境遇，与二十多年前美国企业档案工作遭受的境遇十分相似。20世纪80年代，由于市场竞争加剧，美国企业纷纷裁员。许多效益滑坡的企业裁撤了档案馆和档案人员，一些企业干脆将自己的档案送到公共档案馆或大学档案馆保管。[11]1987年，弗雷德里克•罗斯（Frederick Rose）在《华尔街杂志》发表了一篇题为《为降低成本诸多企业将其历史扫地出门》的文章，指出：“档案工作和历史研究滑坡的背后是一种过于简单化的理论逻辑，即认为档案需要存贮空间和加工整理，整理需要劳力，而劳力需要资金，因此档案工作自然就成为企业管理者紧缩开支的最合适不过的靶子。”[12]

（三）信息技术飞速发展对企业档案工作的冲击

20世纪90年代初之前，中国企业已经开始在生产、经营、管理活动过程中应用信息技术，从而产生一批机读档案。但是，当时信息技术只是一种辅助性手段，应用相当有限；产生的机读档案数量不多，只是实体档案的补充。因而，没有对档案实体管理模式产生根本性的冲击。20世纪90年代中期以来，中国企业掀起信息化建设的高潮。企业各个领域、各个部门纷纷开始应用各种各样的信息系统。信息技术的飞速发展，信息系统的广泛应用，使得电子文件数量越来越庞大，种类越来越繁多，而实体文件则越来越少。这样，传统的档案实体管理模式失去了管理对象。

早在1971年，时任国际档案理事会秘书长的罗贝尔•昂利•鲍梯埃就曾警告说：“如果档案人员对技术的发展默然置之，将会导致档案职业的衰败”。[13]然而，中国档案界直至1996年第十三届国际档案大会在北京召开之后，才开始关注电子文件管理理论。至于有效的电子文件管理实践则更晚。而且，许多档案工作者面对信息技术发怵，而发怵又使他们不愿意接受信息技术，从而导致一种阻碍档案工作发展的恶性循环。

三、企业档案工作走出困境的方向

时代变革了，环境改变了，而企业档案工作没有做出相应的变化，于是陷入了困境。因此，企业档案工作的根本出路在于通过变革适应时代变革、环境变化的要求。也就是说，“当时代改变，我们必须通过变革来谋求生存”；否则，“如果档案事业仍然沉浸于昨日的世界里，那么企业档案员的职业将烟消云散”。[14]

传统企业档案工作要适应外部环境的变化、走出当前面临的困境，仅仅进行细枝末叶的修修补补已经无济于事，唯有进行根本性的变革和创新。而根本性的变革和创新需要有先进的管理理念与管理模式指导。这种指导企业档案工作创新的管理理念与管理模式，必须顺应社会经济背景与时代发展潮流。在知识经济时代，这种顺应社会经济背景与时代发展潮流，能够指导企业档案工作创新的管理理念与管理模式就是知识管理。因为知识管理是知识经济时代的管理范式，它能从各个层面为企业档案工作创新提供新的思维。

（一）知识管理是知识经济时代的管理范式

当前，全球最根本的社会经济背景、时代发展潮流是知识经济的兴起。知识经济是直接依赖知识和信息的生产、分配和使用的经济。其本质特征是：在整个社会生产系统中，知识产品的生产支配了物质产品的生产而居于主导地位，脑力劳动上升为人类劳动的主要形式。在知识经济时代，知识成为了关键的经济资源和比较优势的主导的、甚至可能是唯一的源泉。知识经济作为一种完全不同于农业经济、工业经济的全新的经济形态，必然需要一种全新的管理理念、管理模式和管理方法与之相对应。“因为知识社会是一个组织的社会，其中心器官是管理。仅仅管理就能使今日的所有知识成为有效。”[15]知识管理强调通过知识应用、知识创新，充分发挥知识在经济生活中的作用，最大限度地实现知识的价值，顺应了知识经济这种“空前关注知识的价值”的要求，因而成为知识经济时代的管理范式，成为二十一世纪管理的必然趋势。

（二）知识管理是企业档案工作创新的方向

知识管理是指应用现代信息技术对知识进行积累、组织、评价、传递和应用、创新，以实现知识的价值，提升企业的核心竞争力。知识管理的出发点是知识是企业的战略资源，知识管理的根本目的是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力，知识管理的基本活动是知识的积累、组织、评价、传递和应用、创新，知识管理的技术支撑是现代信息技术。作为知识经济时代的管理范式，知识管理必然为包括档案工作在内的企业各项管理活动提供创新的思路和视角。

知识管理的出发点可以促使人们重新认识企业档案的价值：企业档案作为一种重要的知识载体，应该是企业重要的战略资源，而不仅仅是简单的“历史记录”、“资料”或“工具”；应该是企业展望未来的窗口，而不仅仅是回顾过去的镜子。

知识管理的根本目的可以促使人们重视定义企业档案管理的根本目的：档案管理不能只重视档案的收集、整理和保管，而更应该重视档案的开发和利用；档案管理不能只是为了保存历史、再现历史，更是为了积累知识、利用知识；档案管理不能停留于被动的、单一的、滞后的服务，而必须融入企业的核心活动，为企业创造价值、实现利润最大化服务，为提升企业核心竞争力服务。

知识管理的基本活动可以促使人们重新思考企业档案管理的基本活动：档案管理应该从关注对档案实体的管理转移到关注对档案所存储的信息、所蕴含的知识的管理。在档案收集过程中，应该不仅确保正式文件的归档，而且加强隐性知识的记录与收集，加强非正式文件、外部信息的收集，从而将档案收集活动拓展为知识积累活动。在档案整理过程中，应该在档案实体分类的基础上，按照用户的检索偏好与利用习惯，进行多维度、深层次的档案内容分类（知识分类），从而使档案整理活动演进为知识组织活动。在档案鉴定过程中，应该不仅重视档案的凭证性价值、长远价值和保存价值，而且关注档案的情报性价值、现实价值和利用价值，从而使档案鉴定活动创新为知识评价活动。在档案服务过程中，应该贯彻以用户为中心的理念，通过信息化、网络化、智能化手段，开展主动服务、个性化服务、全过程服务与超前服务，努力为用户提供具体的知识与问题解决方案（而不仅仅是档案实体本身），从而将档案服务活动提升为知识服务活动。

知识管理的技术支撑可以促使人们重新考察企业档案管理的技术方法：企业档案管理必须抛弃传统的手工操作方式，而采用先进的信息技术。

总之，从知识管理审视企业档案工作，可以促使企业档案工作很好地适应外部环境变化的要求，通过挖掘企业档案的知识价值，为企业价值创造活动服务，为提升企业核心竞争力服务，以适应现代企业制度建立和市场竞争日益激烈的要求；通过应用现代信息技术，以应对电子文件涌现的冲击；从而最终走出当前面临的困境，“重新坐回上帝的身边” 。