代国辉：文件、档案和知识一体化管理探索

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    跟大家做这个分享开场白大家也要看到，跟大家做分享要跟大家说一下我和我的部门。我特别简单，因为我就是干这个的，但是其实我干这个的历程和艰辛可能很多人不知道，因为这个过程的确是很悲惨，因为我个人从档案馆里一直做到现在。其实说一句话，真的是被逼的，因为我2008年的时候，到了北京，2008年之前在一家公司做档案管理，后来是跟公司的董事长一起做档案管理，连档案分类都做不出来，作为一个档案专业的毕业生，我感觉非常痛苦。因为那个公司是旅游公司，我以前在学校学的是工业企业的档案分类，在旅游公司不适应，一下子被打击了。后来就跑到北京来找工作，很多的单位也不太认同，因为我没有经验。曾经在找工作之前也差点去跟我们村的几个人一块儿当民工去了，后来人家没有收，因为学历太高，本科生，其他的人都没有上过学，或者都是小学，后来发现有的时候学到知识找工作并不一定占优势。

    后来摇摇晃晃到了新奥集团，因为在北京找工作人家总是让我做行政助理，我就是想做档案，上一个工作没有做好，我很不服气。后来到了新奥，2008年到新奥做专员，2009年的时候我们转到总裁办，调整到档案处，2012年的时候我们部门升级了，升级为文档中心，有知识管理室，文件处理室等等。新奥的管理其实历程很长了，我到新奥之前知识管理就开始了，已经有专门的知识管理系统。因为我们单位可能很多人不太熟悉，我们新奥集团因为在廊坊，名气不是很大。但是因为业务比较多元，所以团队有一些人可以做这个开发，包括机器人的开发和系统的开发。

    我到新奥之后我们知识管理其实也在做，但是那个时候是一个IT牵头。当时我们也是隶属于IT中心，但是实际上做知识管理的刚开始的时候，很多人把这两件事对立起来，做知识管理就是知识管理，档案管理就是档案管理，总觉得做档案管理的是这种跟小米加步枪似的，觉得做知识管理能高端，但是做了一段时间以后发现不是那么回事。那么我们公司做知识管理时间很长，但是我接触的时间很短。因为我是从2012年开始接手的，因为2012年公司的组织架构调整了，知识管理和档案管理的职能进行整合，整合起来编制，包括职能和职位体系都做了重新的设计。一提到职位体系有一个好消息想给大家介绍一下。上周我们和集团的总裁和常务副总裁汇报之后我们公司决定加强文档知识管理，想招聘一名知识管理高级经理，两名文档管理高级经理，有兴趣的可以跟我联系。我觉得这比较实在，我们是想做知识管理，但是我们缺专业的人才，所以接下来我的分享也不专业，我也说不了道理，我也讲不清概念，我能说的是我们做这一块有决心，敢投入，敢做。

    那么因为题目刚才大家看到了，叫做文件、档案和知识的一体化管理，因为我本人是从档案管理做起来的，那么首先说一下我对档案管理的认识。因为档案管理大家可以看到，其实很简单了，就是说这个在业务之后，是吧？在业务之中叫做文件控制，在新业务开始的时候，其实有一些文件可以来指导业务开展，这个时候叫做文档应用。但是用知识管理的眼光两看的话就是很简单了，三个，第一个知识沉淀，知识存储和加工，第三个是知识服务，就这么简单。

    从价值视角，因为大家都看到了，以前的做档案管理别人对我的认识就是这样的，因为不上档次嘛。不过还好，我们公司的上至老板到CEO到总裁，到常务副总裁到我们分管副总裁到其他的办公室主任到分管我们部门的办公室副主任，到我自己，他我们部门的同事整个的体系上对这个文档知识管理是全线重视的。因为很多公司觉得做这个东西，然后必要性、价值等等的，那不用说了，老板就说得很清楚了，包括总裁们。这个东西肯定要做，没有道理可讲，就是要做。他们要的结果是怎么做，我们只能说一些我们现在的考虑了。所以看我们的思路就很简单了，就是我们也不分什么是文档，什么是知识，只要是能够对工作起到改善作用的东西，我们把它做起来，就行了。

    刚才PPT上有一些内容已经说得很清楚了，我不说了，这个PPT很简单了，我们把文档管理和知识管理做起来，也是有一个基本的考虑，就是说基于业务生命周期的文档管理我们可以让它实现知识管理的落地。因为知识他没有形成这种载体的时候，其实很难管的。或者是说不难管，但是我们现在的水平和档次，尤其是像我这个年纪做不出来。

    我们考虑的是把这个知识文档整合起来进行一块儿做。我们发现其实在在当文档管理或者是说知识管理的时候，其实对于业务来说很简单，第一个是我这个业务是想要做得更好一些。想要做得更好一点是需要方法，那么一个方面是有一些业务刚才咱们上午分享的时候也说了，有一些业务是重复性的，在我们公司重复性的工作叫做例行工作，例行工作已经是标准化了，或者是说有一些成熟的产业。比如说做房地产和工程，这很标准化，这些东西如果以这个为目标的话，可能这一块就没有人愿意去投入资源再改进了，当然很遗憾的是我们公司的老板和高层一直都是把这个业务都是想要达到一个更高的一个角度和追求。所以即便是这种例行的工作也要持续的改进和优化。只要是按照这种比如说今年做这个2014年到2016年的三一计划，如果这样的工作计划没有把以前的这种东西进行改进，可能这个2014年的工作计划就已经被否定了，因为做的东西太普通，太简单，以前就做过的，所以这种东西只要是例行的，就例行工作的持续优化就必须要做，另外是属于项目性的工作，其实分为两类，一个是属于创新型的项目，比如说建这个LNG的接受站，因为以前没有做过，继续做，比如说这个能源生态层也是第一次做，没有形成成熟的方法，所以这样的就自己找咨询也好，或者是说有一些这个高层次的人去带领团队，提出攻关也好也是要做出来，还有一类项目是属于这种其实每年都做的，比如说IT这个项目，工程类的项目每年都做。

    那么做这样的工作，他本身就对文档有严格的要求，其实这个图也说得很清楚。在业务之中本身文档就是要做的，而且也是要使用的。然后通过这样的项目之中的文档管理，然后有很多人也这样的认同，知识管理就能做起来。

    我们做知识管理还是那句话，文档和知识是一体化的管理，我们要求文档先行，这个条件是我们要一步一步来，我们的发展目标大家也可以看到，近期目标很简单，集成化、标准化和信息化。目前的标准化和信息化已经实现了，逐渐的优化才行。

    然后集成化就是说咱们的文档或者是知识，因为以前老是，其以前的档案管理的理念，给大家带来了尤其是业务上的人员总认为档案是一个边缘化的末端的东西，和业务的整合度不大，所以我们需要建立起这种集成化。那么怎么样来集成呢。大家可以看到我们的流程。因为尤其是前三个流程，一个是文档体系，文档模板和文档计划。这个东西在传统的文档管理流程里边是没有的。然后后面这一块是文控，最后面是一块是档案管理。然后整个的流程，在我们今年的文档管理制度里面已经纳入进去了。梳理文档体系就是说一个业务之中应该包含什么文件，是要做出来这个梳理的，应该输入什么文档，应该输出什么文档，本身应该做出梳理，以前做文档的时候就没有这一块，没有这一块的很多业务中产出的文档，比如说有的同样的做一个RT的开发项目，有的产出三十个，有的产出二十个，产出的东西都不标准化。那么现在的话就标准化了。比如说一个RT的开发项目，总共是需要25个模板，到最后交付的时候需要提供30个文档，这就是标准化的，没有这些东西和文档，不给予评审，不给予项目验收，必须得有。

    为了保障它有还有一个是在做项目计划或者是说做业务计划的时候，同时要制定文档的计划。这样的话文档和业务就绑定起来了。尤其是比如说咱们可能说有一些做项目的，比如说我在什么结点，完成手上什么工作，谁来做，但是在IT项目里面会同时加上一个，在某一个时间结点，一定要有文档交付的工作才做。比如说做这个IT的这种，可能大家都肯定做过这种开发系统的那种。比如说需求和设计，就是说需求说明书的这种，如果没有需求说明书，需求评审不做，需求评审不做，项目往下就进行不了的，必须先提交需求说明书，再进行需求评审，形成评审单，签字意见，同意，之后才能开展剩下的工作。

    所以是这样的，作为保障这个业务运营的呢，其实我们也有一个制度，这个制度刚才有这个制度已经说是按照这样的流程来做的，IT等一会儿再说，硬件设施想简单说一下，因为这个和知识管理关系不是很大。刚才在第一页的时候已经提到了，我们有一个档案共享服务中心。所以说档案共享服务中心因为我们在廊坊有二三十家企业，不需要每一类企业都去管理，这个工作一个是业务雷同，而是可以共享，三是管理难度不大，可以进行整合集中作业，所以硬件设施这一块由集团统一来做。

    文化这一块就简单了，因为文档管理尤其是我们这几年的推动下，应该是大家基本上都有一定的认识，虽然并不一定相同，但是都知道重要，都知道要做。刚才也说了说我们是什么样的组织，我们是文档，知识管理中心，我们现在的编制是10人，明年是14个人。我们是包括在集团办公室下面，我们是二级部门。当然在集团总部有一个14个人的团队已经说明了公司对我们这一块的投入。因为很多的一级部门连十个人都没有，甚至是很多的IT，风险管理，法务管理就一两个人。

    所以做这个我也不知道什么道理，但是我觉得我说出来我们公司的想法，可能大家会想明白。比如说我们传统的做传统的能源，现在的话我们想要做的是提供清洁能源的整体解决方案，做现代能源体系的推动者，做这样的要求下，会有一些考虑。要说我们公司在这一块的投资的话，下面有一张图应该能够给大家一些感受。做过知识管理的应该对这些产品应该是比较熟悉的。从统一搜索到IBM的门户，然后门户交互和E-learning，然后还有内部的管理，还有通用的档案管理，然后以后再这个基础上做专业的文档管理和知识库，还有最右侧的统一发布中间键，这是我们公司的一个要求，因为我们公司有三大主流系统，第一个是SAP，第二个是公用流，第三个是知识管理平台，就是把非结构化的数据统一管理起来，这样的话很多的系统是不存文档的，比如说我们门户发布这个文档，其实不在门户里，是存在知识管理平台里面，然后统一的向其他的外围系统进行发布。还有一个统一的归档接口，这和传统的归档也不一样。这个归档为什么说归档，其实说是一个同步，可以把外围系统的文档都接收进来，也可以把我们买断的数据库也可以进行归档。WEP这一块我们有一个统一搜索，非常强大，可以把WEP的东西也抓进来，这里边图给大家展示一下。

    这是我们的在线学习平台，所以有在包括讲师，讲课和培训，这里都可以做。然后也有内部交互的系统，企业内部的社交，大家也都可以看到。功能的话是用了IBM的产品。然后也有统一搜索。可以搜索多个系统。可以自动分类。然后还有门户，里面有各种链接。我们想要做这种一体化管理，我们的系统就不叫做档案管理系统，就只能叫做知识管理平台，我们是基于知识管理平台做档案一体化的管理，这是基础的工作，这样的话我们是基于知识管理来实现文件档案的一体化管理，这些功能大家可以看到是一些通用的功能。

    这是我们知识管理平台的首页，因为我们其他的系统是不存文档的，说明我们这个系统的文档量非常大。因为其他的文档都在这里存。所以你们可以看到这一个月是五万多份，这个月四万多份，每天都会有这种文档上来的。我们的考虑很简单，知识管理应该说也是一个不断更新的过程，不同的时代，不同的人来做，会有不同的方法。但是我们觉得这种基础的工作是要做扎实的。所以在我们公司我们尤其是正像一我这样的长得这么扎实的人，我一直强调工作也要做得扎实。

    大家也都可以看到，这个系统在搜索的时候，那是各种类型的搜索，因为有很多的排行，大家有人提到了知识管理有没有人用啊，那么大家可以看到这有点击排行的，自然就会就人用，而且这边的话都是随时可以有文档上载，因为我们可以是考虑到这个文档，作为一个基础的存储和基础的应用，在系统里面都可以展现，所以对我们来说知识推送一部分是说推送到个人，目前还没有做。另外一个部分是推送到其他系统，因为每个人都要上门，或者是用其他的系统办理业务，这个时候自然而然会用到文档。

    我们这个系统大家也都可以看到，是吧？比如说发布，集团的门户，是吧？各种门户，都可以有放在这里的，然后这边有这样的。知识库目前是初步试用，但是发现，用文档的方法做知识库其实不太合适。需要做进一步的优化。这是刚才为什么一开场白就想说的，我们想要招一个知识管理高级经理，这样的话就是说有专业的人来帮助我们做这一块。这个右侧这一块有项目文件库和模板库和待归档库。这边的结构的设计，我们认为文档管理，知识管理，其实每个人都在做，每个部门都在做，每个项目都在做，每个单位都在做。所以大家可以看到，所有的这个想要做的，我们提供一个基础的平台，至于每个怎么做，比如说房地产公司怎么做的，他们自己来决定，我们不做规划和要求。我们第一提供一个统一的平台，第二需要方法的时候，我们提供一些方法，比如说怎么样的梳理和应用，这是做这种综合性的工作。

    项目里面会有不同类型的项目。不同类型的项目我们刚才在前面也说过了，每一类不同的项目都会有不同的阶段，每个结点都有文档的输出和输入。一旦这个项目被管理起来了，我们就会为项目建立一个项目的文件库。项目的文件就存到这个知识管理平台上。

    我们做的还有一点是知识管理平台因为是把文档的统一管理平台，其他的系统就不准再有类似的功能，其他的系统只负责使用文档。只要是比如说我们集团做了一个知识管理平台，比如说其他的单位，哪怕有再强烈的需求，再想做一些其他的类别的，功能类的文档管理或者是图纸类的文档管理，对不起这些东西都是被严格打击的，因为知识管理平台就能够去做这些个管理，只要他有需求，我们可以基于整个平台来进行一个通用的配制，之所以是配制，是因为基础的功能已经做完了，剩下是有专业的要求，只是一个配制的过程，不需要再单独开发系统，因为系统越多，带来的成本就越高。所以在公司我们一个方面是做这种服务，做基础的服务，另外一个方面是严格控制这种多系统。因为我分享的时间比较短，一些东西可能说得也不一定明白。也请大家多多指教。