律师事务所哈尔滨OA信息化实践

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    知识管理是律师事务所最重要的战略方面管理的项目之一，一个事务所想要长久发展，想要提高效率，想要在市场竞争中站住脚，并且取得领先的地位必须对知识管理进行重视。在这方面从金杜来讲可能还会有一些更高的要求，比如说我们事务所的特点就是通过这些年的发展是一个部门合作，我们现在是 6 家部门，但是部门下面又有很多的领域，包括像公司并购部下面还有劳动、税务、房地产、各种各样的具体的业务人员，另外在全国又有 10 家分所，现在加起来差不多有 1800 多人，这样一个所我们实行的管理体制是一个公司化的管理体制，事务所一直要求要一体化管理、专业化、标准化、做垂直理。不管是从财务、业务管理、利益冲突、人力资源各个方面都由总部统一进行管理。

    在这样一种管理体制下，如果没有一个好的信息化的平台是根本做不到的，所以各种各样的数据的收集、各种各样客户资源，包括电子文档的管理、包括项目案件管理都需要有信息化，但是从知识管理的这个角度来讲，实际上也是垂直化管理和为这些管理提供一个服务、和为他们提高工作效率的一个工具。

    我们所一开始就已经有这种意识，大家有了这种共享文化，因为我们制度一开始设立不是一个提成制的，所以大家是要慢慢培养一种共享的东西，但是真正开始对知识管理咨询重视是 2004 年，我们买了美国的一个电子文档管理软件，从那时候开始同年我们又从外所引进了一个做过知识管理的一个资深人员，让他成立知识管理部。知识管理部初期主要还是为了协助业务部门做一些调研，因为他做调研检索等方面是非常有能力的，逐步我们建立的一个图书馆系统和网上图书馆系统，这些东西只是一个很初期的东西，我们真正对知识管理的开始应该是从 2008 年第一步是实行了全所统一的模板系统，模板系统更多可能大家觉得是和品牌形象联系起来，因为各个所都知道，我们现在一般信头纸大家设计了一个然后印刷出来，每次打印在信头纸上，电子档也是，每个人可能有自己个人的东西，里头的字体用什么、字号用什么、行距是多少，它整个的结构是什么，每个律师都有自己的特点，所以整体看上去很混乱，不能够反映一个所的风格，缺少这种麦当劳、肯德基似的这种品牌形象。

    为 了做到这个我们引进了一个软件，在这个基础上进行了开发，生成了全所多部门、多语种的一个模板系统，把我们所有的信函、传真、备忘录、合同格式等都做了明确规定，字体、字号、英文是什么、中文是什么，行间距是什么，标点符号怎么用，缩进应该是多少，都用自动化系统给它进行了一个设置，这样律师每次在生成文件的时候统一生成都是金杜长相的文件，这个文件拿出去一看就是我们所的文件。这是第一步。

    这步做出来以后，我们就开始要建范本库，范本就是大家说的事务所长期适用的很优秀的一些版本，这个是需要经过业务部门和合伙人仔细审核，要加注、要加各种各样的起草说明这样的一套东西。这套东西每个业务部门都会自己有一些，但是在事务所整体层面来做仍然是一个非常非常大的工程，因为所有合伙人都是很忙的，你让他们花时间来做一个不挣钱的事情，确实是很难为他们。但是因为这个东西对事务所长久发展来讲非常重要，所以从管理层、各个层面都在大力推进这方面的工作。

    他不可能完全就用这些范本涵盖住，肯定还有各种各样的多变性、各种各样的参考资料、各种的备忘录、各种的东西，如果你从几百万的文件里面在系统里面进行检索，如果是一个关键词，比如说“反商业贿赂”，你一下检索出来九千个文件，那等于和没检是一样的，因为这个律师没有时间具体在去摘。在这种情况下，要从我们文档系统里面，就是我们 DM 系统里把正常的项目文件里比较有价值的东西挑出来，单独放在一个库里，这样会让业务部门的律师在工作过程中可以到这个库里面去找一些参考文件，这个也是知识管理工作一个很重要的部分。

    我们能够做到这个，实际上归根到底还是因为有一个哈尔滨OA系统系统，因为那个系统能量还是很大的，它可以做中英文全文的检索，所以你再他的系统里面输出任何的关键词，它就可以在你规定的这些库里面和你授权的库里面把所有含这些关键词的文件都调出来，这样让我刚才说的有一个问题，如果业务文件量相当大，有一稿、二稿、终稿，还有各种各样的草稿，在这个时候关键词调出来东西的是参差不齐，还有一些是垃圾。知识管理的另外一个工作就是要把这些里头最核心的一些有价值的东西挑出来，然后放到一个库里面。

    除了这个之外还有很多外面的文章、调研资料和法规数据库，我们订购了一些法规数据库可以查法规的，这时候我们又在 DM 系统里面建了一个网上图书馆，这样大家根据不同的需要可以进不同的库去找和它相关的一些东西，这是我们的一个目标。