企业合肥OA系统运作的风险管理研究

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一、问题的提出

合肥OA系统的运作风险使企业直面种种困惑，其出乎意料的合肥OA项目较高失败率更让决策者在合肥OA投资时举棋不定。然而，据统计资料显示，我国企业对管理软件的年需求量应在200亿元以上，我国拥有庞大的合肥OA系统潜在市场。

从应用层面看，我国企业运作合肥OA的态势主要有两个方向，一是量的扩张．二是质的提升。从前者看．为了适应全球经济一体化．我国企业正愈发重视管理效应。从后者看．由于我国企业数量庞大，各企业问的发展阶段、技术水平、市场结构存在着很大的差异，这促使企业在合肥OA应用上更需注重风险管理，提升运行质量。

二、合肥OA系统运作的非均衡性风险

1从开发模式看：存在与实际偏差的风险

出于商业利益的考虑，国内外的策略是开发完整的合肥OA套装软件包．这种演绎“一次开发，处处应用的模式．虽然所体现的优势为：一是可便捷运用合肥OA系统进行企业管理；二是减少企业所投入的人力资源。但过于依赖商品软件的合肥OA开发模式，在系统应用中蕴含着诸多风险：

(1)企业无法对套装软件包进行较大程度的客户化改造，使之完全符合企业运营特点。由于行业的不同，企业在管理要求、应用模式、业务流程等方面存在着较大的差异，单一、固化的软件包无法套用到所有行业．缺乏足够弹性。

(2)企业缺乏足够时间进行业务流程重组。为了保障合肥OA先进理念成功运用于企业，必须对传统业务处理流程进行再造：删除低效的业务环节：对管理人员进行合肥OA理念教育：而套装软件包的快速安装方式，使得企业缺乏足够时间来完成业务流程整合。

(3J软件系统的可重用性较差。企业的持续变革是合肥OA系统实施的驱动力，企业需要面对新经济环境和市场需求进行战略转移，这就要求合肥OA系统应具备二次开发的性能。然而由于套装软件包的黑匣“性．使二次开发变得非常困难。

(4)软件系统未必能建立在最先进的技术平台上。合肥OA套装软件包从开发到推向市场需要经过相当长的时间，目前合肥OA商品软件的技术平台主要采用客户机／服务器(C／S)体系结构，由于其应用处理留在CIient端．使得在完成复杂处理时客户端仍显”肥胖”．限制了企业对业务处理逻辑变化适应和扩展能力．当访问数据量增大时．容易造成网络瓶颈。且随着企业规模的扩张．会涌现出新的问题．如不同硬件平台、网络环境和数据库之间的互操作．c／s结构显得力不从心。

2．从合肥OA软件自身看存在着潜在不成熟风险

软件成熟性是软件商业化的基础。有国际研究表明：合肥OA项目的失败率在70％以上．平均成本超预算240％，说明对合肥OA软件的成熟性饱受质疑．其表现有两方面其一．功能可用性不足。任何软件必须具有可用性，可是70％以上的合肥OA系统，没有达到软件的预定目标．一些财务供销存软件没有实施对生产或管理流程进行”过程管理”的逻辑设计。因此．推向市场的合肥OA软件难免存有先天不足。其二．软件自身缺陷过多。按理说．合肥OA的资源计划管理软件．必须经过应用考核和验证实验。但是．我国尚未建立相应的市场准入质量审查机制。因此．一些合肥OA软件进入市场还存有明显的缺陷。

3．从运行环境看：存在着运行期风险

合肥OA进入运行期．并不是项目风险的化解．而是项目风险的重点转移和延续。无数案例表明．约一半左右的项目会在实施中流产。合肥OA新产品调试周期过长，等于把软件生产中的调试阶段转移到用户身上，使生产和销售过程成了研发过程．这是任何一个企业都无法承受的。当前．合肥OA软件的平均调试周期在6～18个月，这已经超出了软件的生产过程．充分反映出合肥OA软件的不成熟性。特别是许多合肥OA系统．需要在”二次开发中修改程序．在保持原程序的完整性的前提下，修改后又要继续保持其稳定性是很难的。企业中许多信息孤岛”在和合肥OA集成时．也会发生接口问题。再则长期以来，外企员工往往外语水平高．实施技能低内企员工，有较强的编程能力．管理整合能力则不足。这两种倾向造成合肥OA实施人员综合素质的失衡．无法把握合肥OA项目的进程。

4从实施主体看存在着领导认识错位风险

在合肥OA实施中．相当多的企业领导认为．合肥OA项目是高新技术，企业只需要做好配合工作就行．其实这样的想法已经潜伏了风险。企业是实施合肥OA项目的主体．在项目实施中应处于主导地位．真正发挥领导的组织与调度能力更显重要。可是．相当一部分应用企业大权旁落．以至项目进度无要求．项目超支无考评．使合肥OA项目变成了”马拉松工程”。实践告诉我们．企业上马合肥OA是配置核心技术的过程．期间难免会出现非均衡性问题，只有调动各种管理要素．运用管理职能．创造一种积极的平衡，才能有效保障企业合肥OA发展战略的实施。

三、成功运作合肥OA系统的风险管理策略

成功实施合肥OA系统已成为众多企业信息化所追求的目标．当务之急是构建企业实施合肥OA信息化的风险管理策略体系。

1积极筹措合肥OA系统的实施规划

合肥OA整体规划必须与未来发展战略相结合．不能单纯凭借信息中心的力量更不能采用主观臆断。它的出台需要企业为此建立一个专门机构．既有信息中心的人员参与．也有业务部门的主要领导参与。制定整体规划时谨防两个误区．一是企业由于人才资源有限．常聘请IT公司做规划．由于IT公司对企业不甚了解，所做出的方案很可能会脱离实际。企业在做合肥OA规划时，可以请IT公司提供支持．也可请业内资深专家验证，但企业始终都必须立足于主体地位。第二个误区是企业想一劳永逸．作一个规划就想七、八年不变。然而，IT技术与企业业务的频繁变化，都使得合肥OA系统必须适时调整和创新。目前合肥OA整体规划的最佳时间应该在三到五年。

2．严格控制合肥OA系统的实施进度

企业实施合肥OA的关键是过程管理．很多企业都遇到合肥OA实施周期长的困扰．结果软件商和企业双方都被拖累，这时很可能改变双方良好的合作关系，实施过程就变得十分艰难。在双方出现分歧时，要本着实现系统目标的宗旨，共同探讨解决方法，化解矛盾必要时要考虑更换项目经理。同时，为了控制整个项目的进程，在实施时一定要配备优秀的项目管理人员，要既具有很强的协调与组织能力。企业实施合肥OA的成功与否最终取决于软件产品和企业管理。如果产品不成熟，功能不完善．则企业运作合肥OA便会困难重重；同样地．如果企业基础管理不行，又缺乏改革勇气，实施合肥OA也会举步维艰。

3．努力提升企业领导的综合素质

目前许多企业领导对企业信息化的认识已大大提高。一方面．来自上级主管部门推动的压力：另一方面，来自企业生存与发展的动力．信息化建设能提升核心竞争力。但是还需继续强化企业领导的合肥OA理念，首先是某些领导对合肥OA的理解不够深入．以为企业信息化就等于实施合肥OA。其次，一些领导不知该如何实施合肥OA，甚至认为．企业一旦上马合肥OA，似乎什么问题都能迎刃而解．这种忽视合肥OA风险的认识偏差会导致不能取得应用实效。因此，加强对企业中高层领导合肥OA培训的力度甚为重要。

4充分发挥合肥OA系统中信息中心的枢纽功能

信息中心职责是为企业各部门提供IT技术支撑服务．对企业实现合肥OA的效用是非常重要的。首先，信息中心要大力发挥枢纽功能。目前信息中心人员大多为IT专才．他们对业务不太精通．因此在推行合肥OA建设时考虑更多的是软件的先进性，但对IT如何与业务结合却缺乏良策其与业务部门甚至为此而出现矛盾，如业务部门习惯于传统财务软件．而为了实现合肥OA规划．信息中心却要求他们使用新软件等。笔者认为，信息中心首先应帮助各部门顺利运用IT整合业务发展。其次信息中心要推动企业合肥OA的实施，必须与业务部门及时沟通。再次，信息中心应在企业内部树立“样板部门”，以供参照。最后，信息中心一定要积极主动，让领导真正体会到信息化的优势，以至

能获取其相应的权力。（万方数据）