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电子合同是指双方或多方通过互联网以电子形式签订的合同，不同于书面形式和口头形式。电子合同对电子签名的要求很高，必须符合《电子签名法》的相关要求，才具有法律效力。电子合同也是合同。由于互联网的特殊属性，如果在互联网上订立电子合同的一方在订立电子合同的过程中采取强有力的措施行使其技术管辖权，就相当于既是运动员又是裁判员，其电子合同的公正性经常受到质疑和推翻。因此，采用数据电文形式订立合同的，可以指定特定的系统。只有通过第三方电子合同签约系统签订电子合同，才能保证过程的公平性和结果的有效性。
一、化工电子采购合同管理存在的问题
1、电子模板使用不恰当
采购人员在使用电子合同模板时，未统一模板，使得企业内部难以构成完善的模板体系。对模板重要条款没有设置风险提示、填写提示等，导致合同效率低、制作品质差。
2、对合约的管理不到位
许多采购人员认为在签完电子合同后，该流程就结束了。没有对收付款、标的物交付、交易评价等设置计划进行跟进，导致相关人员时常忘记履行合约。
3、项目合同管理分散
化工行业项目众多，签订的电子合同数量也多。工作人员在对项目基本信息及项目所有相关合同进行管理时，常常出现项目基本信息及项目所有相关合同管理分散的情况，导致无法快速、圆满的完成项目任务。
4、相对方管理混乱
化工行业在对合同相对方进行管理时，常常因为合同相应方过多，难以对相对方进行分类管理，且与相对方签署合同较多，常常无法快速寻找到与之相关的合同。
5、对合同的统计分析能力差
由于合约类别、数量较多。工作人员难以从中分析出相应方的资质以及合约的纠纷情况等，导致企业无法掌握企业的整体状况，把握工作重点，制定准确合理的战略。
二、泛普软件-化工电子采购合同管理软件系统的功能
1、模板管理：在模板管理模块企业可将本企业内部自有的模板体系导入系统，也可以选择系统推荐的优秀模板加以修改后导入自建模板库，构建起企业内部完善的模板体系。还可对模板重要条款设置风险提示、填写提示等以便高效率、高品质地制作合约，防范法律风险。
2、合约管理：合同管理从企业法务人员的日常合同事务出发，设定有合约重点摘要、收付款计划、标的物交付计划、变更管理、纠纷管理、附件、交易评价七个模块，同时系统会根据已设定好的合约履行计划对相关人员进行提醒，以有效监督合约执行过程中的各个环节，为企业法务人员提供科学、高效的合同事务管理平台。
3、项目管理：以项目管理的思维对项目基本信息及项目所有相关合同进行集中管理以方便监督项目的进度及资金状况，高效配置资源，实现在限定的时间内、限定的资源条件下以尽可能快的速度、尽可能低的费用圆满的完成项目任务。
4、相对方管理：相对方信息是企业的宝贵资源，用户不仅可对相对方实行个性化的分类管理，还可以依据相对方管理所有的合约，系统会依据交易情况自动统计与每个相对方的交易次数、交易金额以及资信等级等信息，为企业决策提供最有力的数据支持，降低经营风险。
5、统计分析：企业管理层可通过该模块的合约类别分析报表、相对方分析报表、收入/支出报表、纠纷情况报表四大报表全面的获取公司的业务数据，进而帮助管理层掌握企业的整体状况，把握工作重点，制定准确合理的战略。
三、为什么需要化工电子采购合同管理软件系统
1、简化流程:兔去打印、往返寄送等环节，合同管理整体周期缩短;确保一致:全程线上操作，数据传输留痕，保障文件内容一致性。
2、节约成本:电子文档传输、盖章、存储，免去纸张、存储等能耗。
3、具有普遍适用性：随着互联网、移动互联网的应用，网上签署盖章的形式可以为传统型企业使用，但是互联网行业，如电商平台却显然难以沿用传统的纸质合同盖章形式进行线上运营。
电子采购合同管理软件系统是基于信息技术的全方位、系统化的合同管理平台，运用现代企业的先进管理思想，为企业提供决策、计划、控制和绩效评价。电子采购合同管理软件系统主要基于协同产品业务管理，将客户需求、制造活动、采购管理、账户管理和业务流程视为一个紧密联系的协同链系统。采用全过程集成建模技术，将企业内部信息管理分解为几个相互协作的操作。
