在信息化浪潮风起云涌的今天,电子化可以提高利用率,提供更好的服务。因此,环保工程企业应该高度重视文件的收集和管理,以确保文件的完整性、安全性。而电子化可摆脱传统纸质文件难以管理、不便储存、查询困难等问题,实现资料的高效管理。
一、环保工程企业在管理文档资料中出现的问题
采用传统的纸质管理,不仅容易丢失,而且大量复印、打印,纸张成本很高,浪费严重,并且对于环保工程相对敏感的文档不能实现安全监控、信息保护、安全传输、权限控制等操作。以至于会出现以下几类问题:
1、纸质文件越来越多,但是整体保存较为分散,难以进行规范管理。
2、文档分散保存导致难以相互使用,无法实现资料的有效、快速共享。
3、文档过多且杂乱,想要快速查询需要的文件变的困难。
4、缺乏相关的监管措施,文档的传输、拷贝没有附加权限,不利于文件的保密性,同时也较难追溯。
5、不同部门都需要储存文件,导致同一份文件进行多次存放,以至于利用率不高。
无论是项目开始之前,还是施工阶段,环保企业都会产生大量的文件、资料,这些文件一是不能及时进行传递,各部门没办法及时进行信息互通,二是重要文件存在保存困难、管理不便的情况,因此为了解决此类问题,泛普软件通过以下方式对传统管理模式进行优化。
二、泛普软件环保工程管理系统在管理资料时的作用
泛普软件以信息技术应用为支撑,为环保工程企业构建了项目、文档一体化管理平台,实现项目管理、文档管理、财务管理的一体化集成,支撑公司对各类文档、资料进行全生命周期管控。大大提升了文档、文件的管理质量和效率,也让环保工程企业的协同办公效率也上了一个台阶。
1、部署集中式文档存储平台。文件不再分散存放在员工或部门的电脑中,而是通过系统集中存放在公司指定的服务器中,防止公司文件丢失,使文件真正成为公司文件而不是私人文件。
2、泛普软件提供统一的文档管理平台,部门或个人在系统中上传文件后,企业内部均可查看到相关文件信息。
3、集中文档管理后,文档总数比单台计算机多。系统还支持根据文档名称、作者、修改时间、大小和版本等属性快速搜索文件。它支持根据文档内容中的一些字和词来搜索文件,方便用户在大量文档中搜索急需的文档。
4、支持系统权限控制。系统管理员可以根据员工的岗位和部门设置不同的文档使用权限,普通用户只能进行权限内的相关操作。确保重要文件不允许非授权用户浏览,重要资料通常只允许授权用户在线打开。
5、泛普软件将所有部门的资料都集中在一起,系统内的文件在企业内部都支持共享,避免出现信息分散的情况。