在汽车企业内，信息共享、意见交换、培训宣传、头脑风暴甚至重大决策，都是在会议室内诞生的。在互联网高速发展的当下，技术推动着数字化、信息化应用不断深入会议室，帮助企业更快速地开展决策来应对瞬息万变的时代。
一、汽车企业传统会议室的管理难题
1、工作效率低
会议室无人管理，使用情况不明，增加了不少等候会议室时间;在会议期间经常受到外部人员的干扰，.终导致会议中断;使用传统白板书写，越写越乱，而且总面积比较有限，不能加宽。
2、会议室难以管理
会议记录，丢三落四，开会时为了更好的做会议记录，手足无措，常常忽视会议的要点;视频会议稳定性差，音/视频质量及共享资源画面质量差等等。
3、操作繁琐
会议室电器不及时关闭，造成用电浪费;各种电线需要连接，经常出现困难和故障，会议室看起来乱成一团;会议前需要管理员手动提前打开相关媒体用电设备;投屏需要接线，或者转接头，操作麻烦。
二、泛普软件—汽车会议管理系统的产品效果
1、预约查询
会议应用状况，闲忙情况一目了然，一键预约会议室，会议邀请参会人员，通过短信群发通知参会人员，防止忽略会议通知。确认参加人数并节省时间。
2、集中管理
系统通过互联网远程控制，无需人工换卡、插卡，实现不同场所、不同受众、不同时间段能够播放不同的会议信息内容。这样信息包括会议室启用情况，预定信息，签到情况，以及各种会议宣传、品牌展示项目都可以通过该系统进行。
3、信息实时发布
除了显示会务信息，系统中的会议门牌一体机在空闲时还能即时发布紧急信息、突发事件，插播媒体文件，实现银行外汇、基金利率、政策法规、促销活动、天气预报、时钟等即时信息的同步发布，提升企业形象，增强访客的体验友好度。
4、智能集控
智能集控系统可以实现会议室内音量、灯光、空调、显示、视讯等环境的控制、状态反馈、场景控制等功能。通过会务系统与智能控制系统对接，实现对控制系统的权限管理，预约会议即可对会议环境进行控制，会议结束释放权限。
5、文档存储
交互式白板书写，共享文件、注释，存储，无需当场记录，会议后扫描二维码带去存储或本地U盘，及其电子邮件存储，通通都有，改善了记录会议的方式，提高了文档存储的效率。
6、门禁系统
会务人员刷脸开关门，每日签到一气呵成;门禁系统显示屏即时同步会议室使用信息，会议全程面部签到，授权应用，会中免打扰模式，会议更加流畅、高效率。
三、汽车企业怎么选择会议管理系统?
1、会议系统的稳定性，要选择一个好的会议管理系统，首先系统就必须得稳定，能够实时清晰清楚的传输画面和语音，能让与会者之间沟通顺畅，就像在本地会议室开会一样。
2、 会议系统的多场景易用性，会议管理系统选择很重要的因素就是需要容易使用，因为不是每个地方都有专门的系统维护人员，使用方法简单的系统将会提高沟通的效率。
3、 会议系统的系统设备性价比，一直以来，会议系统一直维持着高价位，动辄上几万，甚至几十万的投入让很多中小企业望而却步，低成本，高性能就显得更为重要。
随着公司规模不断扩大，会议管理系统带来的经济效益会越来越多。工作效率提高后生产效率也会提高，那个时候整体成本就会有所降低，大大提高了企业竞争力，所以对于企业来说还是有很大好处的。
