中小企业行政采购管理工作

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某公司， 深圳注册之外资企业， 发展中中小规模， 通过了ISO9001认证，财务部监控公司全盘行政采购管理工作。 

采购是公司生产产品及维护正常运作而必须消耗的物品及必须配置的设施之购入活动的总称是公司成本控制的重点。

无论是公司管理者还是财务部门， 对采购工作存在的风险都有着非常强的敏感， 这不仅因为采购是直接影响生产成本的主要因素，而且有着很高的人为欺诈的可能。 在日趋完善的现代经营管理模式中， 公司管理当局越来越注重财务管理和财务运作的有效性， 那幺， 作为中小企业，怎样进行行政采购管理才能达到预期的效果呢？

以笔者所在公司的经历表明以财务职能控制采购无论是在理论上还是在实务中都是直接可行而且行之有效的途径。

笔者曾任职深圳某公司财务经理。 上任后， 经对公司的全盘财务运作及利润分析， 笔者发现公司的成本管理松弛， 有降低成本的空间。

经进一步分析得出， 导致公司成本松弛的原因， 很大一个方面为行政采购管理工作的薄弱和不到位， 综合后主要存在以下几方面问题：

1、没有专门的职能部门对公司采购活动进行全盘控制。

2、没有有效的采购控制制度对公司采购工作进行规范和约束。

3、没有相应的事前控制措施，即未经批准即可办理采购业务或采购业务发生后办理补批手续。

4、采购单价与市场行情不尽相符， 正面评价有议价不力情形， 负面评价有人为欺诈可能。

5、采购员持有大笔公司现金流转， 且未进行清结（其中一人一次借支5万元采购工程物资， 后来采取多种措施都未有有效的凭据平衡此帐）， 财务上隐藏着很大的风险。

6、采购员有跨月或跨数月的采购报帐（有的采购单据两三个月后才报帐）， 月结供应商送货单据有遗漏或跨月甚至跨两三月入帐等。 如何彻底解决以上问题呢？

结合公司的实际情况， 笔者围绕着控制和降低生产经营中必需的成本及防止和减少人为欺诈两个方面 .将公司的行政采购管理作为成本控制的一个专项进行筹划，

并形成了一套系统的运作流程进行贯彻执行， 下面对此进行综合简述。

一、设立行政采购管理部门

针对没有专门的职能部门对公司所有的采购活动进行控制， 作为综合性的管理部门， 笔者认为，

财务部具有包括生产物料、工模材料、总务维护、设备维修、办公用品、饭堂伙食及后勤用品等在内的所有采购活动的全面管理的涵盖面， 因为公司任何活动都以资金作为介质，所以， 以财务职能来控制公司的全盘采购是再合适不过了。 .作为行政采购管理工作的开始， 首先对财务部在行政采购管理中扮演的角色进行合适的定位。 在其位， 谋其职，只有名正了， 才能言顺， 才能有人信服和认可。 公司管理当局在公司组织架构上赋予财务部为公司之采购监控部门的职能，即财务部负责有关采购政策的制订和采购实务的监控工作。 管理当局明确授权：

财务部有权对公司任何采购事宜进行质疑、调查、监控和必要的参予，并对不合理或不利于公司利益之采购事项否决或终止（有必要时， 报请总经理或管理委员会决定）。

财务部设专职（本文中取名行政采购管理会计）分管采购控制工作， 此职位亦可由相应岗位兼任，并直接向财务经理负责。 财务部之采购监控工作直接向总经理负责。

二、建立和实施制度化的行政采购管理程序。

建立和实施制度化的行政采购管理程序， 这是行政采购管理工作有效进行的根本保证。 有法必依，违法必究， 这是制度能切实贯彻执行的保证。只有制度化了， 才能在公司中用法治， 而不是人治。 行政采购管理程序主要包括以下方面：

① 规定采购条件。

明确采购人员对供应商的选择、采购物品的质量、需求的满足保证等负完全责任， 并明确采购主管人对下属的工作过程和结果的监控负责、采购物品必须是必需的不可或缺的，

而且经查对无库存或库存不足以满足需要者。 采购物品必须适量， 不得超标积压或不可用或根本不需用、采购物品的单价须为掌握内的合适单价， 而且力求是最低的单价。

执行价格不得高于公司核定价格或掌握的现行市场价格。大数量或高单价的物品采购必须有三家以上供应商报价选择，并在采购事项未确定前传送财务部、采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认之供应商处购买， 即不适宜随意变更供应商。 已有之供应商处没有所需采购之物品，或因单价及质量或因其它原因等因素， 可变更或选择新的供应商， 但应将变更理由及有关事项告知财务部并征得财务部认可，同时向财务部提供[新增供应商资料卡片]、采购物品必须保证物有所值且物有所用， 即相同质量下的价格最优化是采购的前提。

② 明确分工。

公司下辖生产性原村料消耗的装配部和塑胶部等生产部门、工模材料消耗的工模部、总务维修及工程材料消耗的总务部、机械设备维修材料消耗的设备维修部、办公文具用品消耗的信息部、员工伙食消耗的人事部等诸多采购部门，为明确采购员的权利和责任， 使各采购活动有条不紊并将责任归落到人， 必须对公司的所有采购活动按类别进行明确分工并落实到相应采购人员。

采购人员必须是该种行政采购管理工作thldl.org.cn的内行者， 如原材料及辅助材料由生产采购部负责， 工程物资由总务部负责， 设备维修材料由设备维修部负责， 工模材料由工模部负责，电脑、精密仪器、电子设备、机器设备等由使用部门或专业人员负责。

③ 采购审批权限。

所有采购报价、采购合同、采购办理必须先批准后实行，有效批准者是总经理。禁止未经批准的采购事宜， 但突发性或临时性急需物品（如工作中的机械突损部件、临时特采等）可以由财务部确认后即由采购负责部门采购，但请购单上须注明急购字样并说明理由， 请购单由总经理补批。

④ 验收职能。

任何物品购入后须经非采购者本人验收并在送货单、发票上签名作实。

验收人员由财务部指定或确认。 验收者必须核实进货的物品与订货单是否相符， 对经手验收物品的品种、规格、数量和质量等与采购发票或采购约定所载之要求的相符性负责。

只有完全合格或经相关职能部门批准特殊放行的物品才准验收入库。 验收无误后， 填制材料入库单， 连同供应商送货单分送财务部作为结算货款的凭据。为明确责任，结算凭据必须由采购员签名作实。

⑤ 退货与索赔。

为避免损失，采购回厂的物品由于质量、规格不符， 采购部门须立即办理退货， 无论货品是否退还给了供应商，均须立即书面通知财务部及时扣回相应款项。 凡检验结果为不良品的来料检验报告， 品管部应分发至采购部门和财务部， 以有效追踪， 不致有遗漏退货扣款事项的发生。

采购约定中必须明确索赔条款， 对因供应商供货期间、数量、质量或相关原因未达到约定条件而产生的直接损失和因此面导致产生的其它损失，应由采购部门根据实际应由供应商负责的损失以正式公函向供应商索赔，并由财务部在货款中扣回相应款项或收取现款。 采购部门不能解决的，公司可以采用不排除以法律形式解决的措施， 以及时保护公司的利益。

⑥ 货款结付政策。

所有采购除零散性或不常用无法采用月结付款和特别情况需用现金支付的外，均为月结付款方式。 不能使用月结的， 除小金额或零散性的因供应商不能来公司收款而由采购人员购买时直接付款外， 均由供应商直接到公司财务部收款。

禁止采购人员直接办理现金支付事宜。 月结供应商必须在规定期间内（每月5日前）提供对帐单至财务部对帐， 此政策采购部门须明确知会供应商。

货款由财务部根据采购结算条件和资金流转情况安排结付。 为防止货款已结付但事后出现质量或数量等原因而给公司造成经济损失， 采购部门应尽量避免即时结付现金，即对非月结的大金额的采购保留一周或半月等一定的付款期间。 在不影响公司商誉的前提下， 适度延长付款时间是公司进行信用融资的财务政策。

三、加强和完善行政采购管理的环境管理工作。

1、加强采购的事前管理， 建立完善的材料价格信息档案。

为了有效地控制和降低采购成本， 并保证采购材料的质量， 公司采购员应作好材料采购市场的有关价格信息的收集和整理， 及时地了解市场行情和动态， 并与已在采用的采购价格进行比较和分析， 同时进行相应的调整和更新。 调整和更新后的价格档案应同时分发行政采购管理会计确认并留存。 如有必要，行政采购管理会计可直接通过各种渠道收集采购价格信息， 同时知会采购员， 由采购员进一步确认后进行归档并执行。

2、建立健全的供应商档案。

为全面掌握公司所有供应商的情况， 并对供应商进行相应的资质考评， 应对所有供应商按重要性和一般性分别建立供应商档案。 所谓重要性供应商， 即在货品质量、价格、交货期、配合能力、结算条件等方面均能达到公司接受标准，并与公司有持常性业务往来的供应商，而一般性供应商是指只有偶发性或临时性业务发生的供应商。 当一般性的供应商因业务需要而进行持常性往来， 且经考核符合公司重要性供应商标准后， 应转为重要供应商进行档案管理。 供应商的考核须由品质部、物控部、采购部及财务部联合进行。 供应商档案应有编号、详细地址和联系方式、结算条件、交货条款、品质评级、银行帐号等， 并定期或不定期更新， 由专人负责管理， 同时由财务部留存副本。 原则上公司采购只选择重要供应商进行。 如果供应商在供应材料过程中存在质量、交货能力、人为欺诈等问题， 公司可考虑对其酌情处理， 严重者终止其业务往来，并保留追究法律责任的权利。

3、对采购员进行考核、激励和约束， 这是防范采购中人为欺诈的有效方法。

采购员是采购的实际实施者， 在采购过程中起着至为重要的作用， 经历表明， 采购员以与供应商串通抬价、采购的实物与约定不符、采购同等物料可以低价但不选择低价采购等方式向供应商收受或索取回扣， 这是采购中最普遍最易发生也是最难防范的人为欺诈， 而这则在很大程度上取决于采购人员的职业道德、诚信敬业和行为操守，因此，

一要注重考核采购员的职业素养， 以公司制度约束其行为操守， 能大大减少工作中弄虚作假和损公肥私的行为发生。

二是注重考核采购员的专业能力， 一个合格的采购员既要熟悉公司的生产运作和物料存储， 又要了解物料的本身属性、市场行情等， 这样才能防止上当受骗或避免采购回不适用或根本不可用的材料， 使公司不会蒙受不必要的损失。

公司对采购员的考核应定期举行， 一般可采用半年考核制，行政采购管理工作thldl.org.cn考核由人事部及采购部联合进行， 财务部同时参予。 对考核结果优良， 完成或降低公司采购成本任务的采购员按公司规定或适度的标准进行精神和物质奖励， 以提高采购员的积极性， 事实表明，只有合适的利益得取才是良好贡献和抑制贪污的主因。 而对于考核结果不合格， 不能完成规定任务， 或经查证确有违规行为的采购员， 应按公司规定或适度的标准视不同情节惩罚， 如有必要， 应毫不犹豫地辞退， 并保留追究法律责任的权利。考核和奖惩结果归入个人档案。 在对采购人员进行考核和激励的同时，应对采购员进行操守约束。 没有约束的权力最易产生贪污和腐败， 这是屡已验证的经验教训。 为保证公司的合法利益不受侵害， 也保护供应商的合法利益不受侵害， 在对采购员进行制度约束的同时， 应对其进行道德约束， 以降低人为欺诈动机。 公司可建立员工操守守则使员工按守则条款进行操守承诺， 总经理应向供应商颁发《操守承诺书》， 以公司制度和法律责任明确禁止采购人员向供应商收受和索取任何形式的不正当利益， 同时禁止供应商向采购员以任何形式送赠有损公司利益的不正当利益。

4、选择合理的采购方式。

根据不同资质不同类型的材料，选择合适的采购方式， 这是降低采购价格的良好途径。

① 公开竞争招标。

对于大宗材料采购， 实行公开竞争招标的方式， 往往能通过供应商的相互比价， 达到采购成本最低质量最好的目的。 采购员应联系三家或三家以上的供应商， 并递交供应商报价、样品、产品质量及规格品种等资料，采购定价由市场供求关系确定， 采用优质优价与批量折扣相结合的价格政策。

② 合同采购。

对于持常性的材料采购， 可选择信誉佳配合能力好的供应商， 与之订立长期合同。 与诚实、信誉佳的供应商合作不仅能保证供货质量、预定交货期，而且能得到付款及价格等方面的关照。 供应商为了维护自己的商业信誉和利益， 建立稳定的销售渠道而不会掺假， 并能保持良好的合作关系和商业妥协。

③ 最低价格采购。

为了以最低的价格取得最优质的材料， 在价格确定前， 采购员必须先调查市场行情。 所有采购， 应有三家或三家以上供应商报价， 并与供应商价格档案进行比较核实， 而且经财务部认可。 公司得到各供应商对各种材料的报价后， 不一定完全选择最低价格， 因为并不是最低的价格就是最可取的， 应考虑价格对应的质量， 并同时考虑与供应商的长远合作关系和其它材料的总体价格等因素， 选择多数材料价格最低的供应商， 并与之协商， 使总体材料的采购价格达到最低最优水平。

四、对采购工作进行严格的日常控制。

1、事前批准， 并严格按采购审批权限执行。

所有采购， 必须事前获得批准。 未经计划并报审核和批准， 不得采购。 采购员应根据需求计划选择供应商和报价。 报价单必须经行政采购管理会计审核签名并经财务经理认可后送总经理审批， 审批后的报价单作为依据由采购员填制正式采购订单， 同时分发行政采购管理会计留存备查。 采购订单经行政采购管理会计审核无误并签字后由财务经理签字认可， 然后送总经理批准。 总经理批准后的采购订单才为执行采购的有效凭据， 由财务部分发至采购部门及需求部门和仓存部门。 所有采购的审批， 必须按权限和明确分工进行。

2、规定各种采购及时结算。

① 钍对采购员持有大笔公司现金流转且未进行清结的情况， 规定所有采购员经手的现金采购， 必须于采购发票日起5日内到财务部报帐结算并进行款项清结， 报帐程序按财务部[报帐规定]办理。 禁止采购员自行垫支和预付订金， 用款时可凭已获批准的采购订单向财务部办理借支， 借支经财务经理审核后送总经理批准。

② 钍对月结供应商货款有跨月或遗漏入帐情况， 规定月结供应商的送货单经验收入库后， 由采购员分类整理并于翌日10时前送行政采购管理会计。 月结供应商帐单由行政采购管理会计整理并进行会计处理， 月末统一编制[应付帐款明细表]， 并送财务经理审核认可。 为清晰债权债务， 不使支付货款时双方有异议， 每月中旬和下旬， 行政采购管理会计对每个供应商上个月货款分别编制[供应商货款确认表]， 经财务经理审核后， 作为结付货款的凭据传达至供应商， 如有不符及时解决， 避免日后纠纷。

3、召开行政采购管理会议。

针对采购工作中存在的问题、有关行政采购管理的政策修改或更新、重大的采购事项等，财务部定期或不定期主持召开行政采购管理会议， 行政采购管理会议可以固定在每个月月末举行， 也可以根据需要临时性地召开， 一般由财务经理主持， 各采购部门参加， 有必要时请总经理及相关主管人员参加。 各部门可以在会议上提出在采购工作中遇到的自己无法解决或决定的问题， 大家通过相互协调相互理解， 在达成公司利益目标的轨道上研究出可行的解决方案。 会议上通过的事项或决定各部门必须切实执行， 不得形式化和两面化， 对不切实执行的部门， 在责令改正的同时， 不排除以行政手段追究相应人员责任。 作为工作执行和纠正措施的追溯依据， 行政采购管理会议必须有会议记录存档并以文件形式下发各相关部门。

经过两个月的筹划、研究、形成文件，财务部于同年8月正式下发[行政采购管理办法]， 作为公司行政采购管理工作的准绳和采购工作的执行标准， 财务部同时作为公司所有采购活动的监控部门正式进入行政采购管理角色。 经过两年多的运行， 公司的采购工作在公司制度的控制和引导下逐渐走入了规范化的正轨， 采购工作基本上按笔者的设想和思路进行， 且基本上解决了笔者刚上任时公司采购工作中存在的那些问题。 通过有关财务指标反应， 公司的成本水平比两年前有了明显的下降。

通过对行政采购管理工作的进一步思考和探索， 笔者认为， 行政采购管理是一项围绕降低成本和风险而进行的管理工作， 是企业内部控制的关键控制环节之一， 具有长期性、持续性、系统性和过程性， 不可操之过急， 也不可能一步到位， 只有持之以恒毫不松懈地进行， 才能取得应有的绩效。 在财务监控的模式下， 一步步培养各采购部门自我约束和自我管理的工作意识和工作风格， 是达到公司管理最佳效果的目标之一， 也是财务管理希望达到的理想目标之一， 而要达到这个层面， 良好的公司文化、健全而严密的管理制度和高层管理的全力支持是不可或缺的保证。