采购管理中的成本控制 (二)

采购部门应是采购的责任部门。如果使用者直接和供应商联系, 而采购部门又对此一无所知, 这将会产生所谓的后门销售, 即一个潜在的供应商将通过影响使用者对物资的规格方面的要求从而成为唯一的供应商。或是申请采购者可能私自给供应商一些许诺, 从而使采购部门不能以最低的最终价格签订理想的合同。如果供应商的技术人员需要和采购企业的工程技术人员和生产人员交换意见, 采购部门应负责安排会谈并对会谈的结果加以审核。

　　(3) 采购供应部门和市场营销部门之间应建立互为依存的紧密关系。市场营销部门可以使采购部门及时了解营销活动和销售预测, 邀请采购部门参与最终用户的会谈, 帮助采购部门更好地了解顾客的需求。便于采购部门提高采购计划的自觉性和主动性。计划部门可以根据市场情况将科研生产计划及时下达, 以利于采购部门有充足的采购时间。采购部门也可以提供市场方面的原材料、元器件采购周期、供应来源是否能买到, 其价格质量情况, 供应商的绩效, 特殊产品的市场供应情况等信息给市场营销部门, 以使其了解产品成本的构成和市场价格的预测, 为出售产品的合同洽谈提供依据。　　2 集中采购对控制成本的优势与不足

　　2.1 集中采购的优点

　　(1)集中采购所购物资比较容易标准化。例如, 在网上看到一个多部门的电子公司中, 来自工程、质量保证、市场、研发等不同部门的代表组成一个产品团队, 专门解决电容器的问题, 涉及4500 种不同的电容器, 标准化和简化工作开展后, 电容器的数量减少到400种, 供应商的数量从35个减少到6个, 提前期缩短了70%, 价格则下降了10%, 也就是这样, 才导致人们对标准化和简化这两个最古老也最有效的、用于提高价值的采购产生了新的兴趣。如果不是集中采购, 标准化的管理是难以实现的。

　　(2)集中采购可以减少管理上的重复设置。

　　(3)集中采购的订单数量足以引起供应商的注意, 采购部门可以说服供应商尽快发送或给以较大折扣, 可以节省运费, 也便于与供应商打交道。

　　(4)集中采购有利于对采购活动进行更有效地控制。对一个部门的控制比多个部门的控制要容易得多。

(5)集中采购有利于采购的专业化分工和专业技能的发展。各部门各负其责, 研究人员和生产员工可以把更多的精力用在设计、研究和生产方面。　　2.2 集中采购的不足

　　(1)集中采购对于紧急使用的物资采购周期难以满足使用部门的紧急需求。特别是在预研阶段, 数量、型号不确定, 会给采购带来较大的困难, 并且沟通需要时间,会在进度上难以使研究人员感到满意, 也会为极少器材的采购花费采购人员的精力, 而影响采购大宗、大额产品的质量和精力。

　　(2)绝大多数的订单符合帕雷托定律:全部采购的70%仅仅占采购金额的10%,由于小额订单所涉及的物料短缺而造成的损失与这些物料的本身的价值不成比例。因而确保物料的供应是首要目标。解决办法是: 对少量紧急的物料可以采取简化采购程序, 或赋予使用部门小额的采购权限,以便减少采购时间和管理费用。

　　3 采购的前期准备工作

　　3.1 需求申请单的提交

　　准确地描述所需物品和服务主要是设计者和使用部门的责任, 但采购部门和供应商也应起到积极的作用。采购部门应对现存的规格要求提出质疑, 并提供准确的规格型号。当所需的物品在市场上处于短缺状态时, 确定采用什么替代品, 采购部门和需求部门在采购的初级阶段进行密切的 交流有重要的意义。否则, 由于需求不准确浪费时间, 有时会因为订货错误产生严重的财务后果, 甚至导致供应中断、内部关系恶化, 丧失产品改进的机会、失去供应商的尊重和信任。如果使用计算机进行管理, 数据库( 包括归档的原材料清单) 要一致准确, 否则会带来混乱和金钱上的浪费。任何关于申请事项的描述的准确性的问题都应该向申购者或供应商进行咨询, 采购部门不能单方面想当然处理。采购人员在采购之前必须把采购申清认真地核对一遍, 采购数量应该基于预期的需求, 而且要考虑经济订货数量。需求申请单要求的到货日期应该满足必要的询价、谈判、定单、运输、收货、检验、老化的时间。如果时间不足, 将增加采购成本, 应及时地提请申请者加以注意。但要使申请者关注成本的问题, 还需在制度上和教育上落实。这里, 如果技术状态的到位, 配套清单准确无误, 可以省去技术人员提出清单及核对的许多时间, 实际上是缩短了采购周期, 并且减少了因为疏忽造成规格型号等参数上描述的错误。因此, 做好技术状态的管理对采购管理和成本控制是极为重要的。

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