如何管理和使用好印章(印章管理和使用办法讲解)
如何管理使用好印章(印章管理和使用办法讲解)
公司办公室 XXX
根据公司办公室系统业务人员培训班安排,在这里我们共同探讨如何管理使用印章,如果有不对的地方请大家批评指正。
一、现在印章使用的基本情况
为汲取“九五”期间因印章使用管理不善造成较多的经济纠纷案的教训,公司近年来加大了公章刻制、使用的管理力度,公司机关严格印章使用审批手续,现在已经形成了规范化、程序化、制度化管理,项目部上场刻制的印章已做好了备案手续,做到了在可控范围之中,项目部撤销及时催促收缴,防止了项目部撤销了,时间长了印章不知道放在什么地方的不良行为。为谨防已撤销的公司项目机构,利用撤销期间的空间,乱盖或留用空白公章现象的发生,公司先后下发了《中铁XXX局集团第XXX工程有限公司印章管理暂行办法》等各项规章制度。
在公章使用管理方面,由于近年来规范了刻制用印程序,严格坚持了审批制度,总的形势有所好转,暂未发现私刻乱盖公章的现象。但这并不能完全肯定不会有问题发生,潜在的问题随时可能会出现。在对外信函的开具上,各级办公室能够严格把关,执行制度,较过去也有了一定的进步。但是,在肯定我们成绩的同时,必须指出,我们在印章刻制、使用管理方面,仍然有不少死角。
比如,仍然存在用印制度坚持不严的现象,有的单位用章不坚持审批制度,仅凭领导一句话就办了,事后问题出来了,无据可查,相互推诿;有的开出空白印章信笺,不进行编号,不进行用印事由登记,未用完的又不能及时收回,埋下了纠纷的隐患;有的意气用事,老乡、同事、上下级之间碍于情面,领导未审批,经办人又不严格把关,私自开具证明;有的印章保管不严,不设专人管理,外出印章不派印章管理人员护送,使用期间又不及时追踪,极有可能给某些人以可乘之机。以上现象的存在,给我们印章管理部门带来了事故的祸源,如果我们不时刻保持一定的警惕性,不严格执行审批制度,没有一个高度负责的精神,听之任之,带来的后果和灾难不是哪一个人,哪一位领导承担得起的,再说严一点,一不小心,就有可能成为历史的罪人。
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