项目管理办公室与项目文化研究

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　　一、项目管理办公室与项目文化概念内涵

　　目前各界对于项目管理办公室的争议一直没有间断，对于项目管理办公室的定义也不完全相同，但目前普遍接受的一种定义是：项目管理办公室是在组织内部将实践、过程、运作形式标准化的部门，这些标准化的程序应该能形成一致和可重复的结果，同时项目成功率是上升的。项目管理办公室是组织内部项目管理最优实践的中心，是组织提高项目分析、设计、管理、检查等方面能力的关键资源。

　　项目文化则是项目实施过程中体现企业形象、宗旨、价值观和作风的一种共识，它以多种形式形成、存在和发展。项目文化是企业文化的具体渗透和延伸，同时也丰富和发展了企业文化。项目文化作为项目人共同累积的价值观、信仰、习惯、知识、工作方法和行为的一种综合体来体现，贯彻于项目实施始终，使项目动作更为有效，以期达到项目的最终目的。

　　二、项目管理现状

　　在激烈的市场经济条件下，项目已经成为企业成长必不可少的推动力，项目管理能力也已是企业竞争能力的重要体现。然而，现实中项目的实施效果却并不乐观。

　　据Standish Group集团对1994年以来的技术项目情况统计显示：46%的信息技术项目超出了预算并且已过期;28%的信息技术项目完全失败。另外一个调研得出了更为严酷的成功率：由财富500强公司承担的信息技术项目中，只有24%能被成功地完成。针对这些情况，Standish Group集团对项目失败的原因做了调查，表1显示的统计数据可以看出，由于项目组织问题造成项目失败所占的比例很大的。

　　表1  项目失败原因分析

　　三、项目管理办公室与项目文化解析

　　从项目管理的现状我们不难发现，现阶段项目管理还存在很大的问题，要想提高项目的成功率，绝不能忽视项目组织方面的因素。而要想更好地解决项目组织方面的问题，成立项目管理办公室是必然的选择。此外，另一个容易被大家忽略的问题就是项目文化，尽管现在人们已经认识到了项目管理的重要性，但是却极少有人关注项目文化，忽视项目文化往往是造成项目失败更为深层次的原因。

　　（一）项目管理办公室的功能及作用

　　1、项目管理办公室的功能

　　PMO的功能主要有以下6种：开发和维护项目管理标准和方法、项目历史文档管理、提供项目行政支持、提供人力资源协助、提供项目管理咨询和指导、提供或安排项目管理培训。

　　2、项目管理办公室的作用

　　项目管理办公室是给项目进度报告、项目计划、风险管理、第三方参与管理、动态控制、质量控制提供指导和辅助管理，使得项目计划能够得到切实有效的执行，减少项目风险。项目管理通过项目组的工作来完成。项目组包括项目经理、项目管理办公室和职能部门分派到项目中工作的人员。其中，项目经理是核心，对整个项目负责，主要进行协调项目跨职能部门的工作，让各部门朝着共同的目标努力，以及处理诸如经营上的问题、供应商的问题、员工的问题等一些项目中经常变动的情况。而涉及到项目的整体优化、个别计划的研究、对项目现状的分析等一些技术性的问题可以完全依赖于项目管理办公室去实现。这样，项目管理办公室才会给项目经理提供最得力的支持，使其集中精力做好项目上的重大决策，引导项目达到预期的目标。

　　（二）项目文化的功能及现实作用

　　1、项目文化的功能

　　在项目组织中，组织层级较少，管理幅度增宽，结构趋于扁平化，授予团队成员更大的权力;同时，项目团队的正规化程度较低，具有较小的组织刚性。这些都要求文化提供共同的价值观体系，从而项目成员朝共同的目标努力。项目文化的功能主要体现在以下方面： (1)导向功能。指通过项目团队成员行为的价值取向、行动目标和建立规章制度，使成员的个体思想观念和追求与项目目标相一致，把实现项目目标变成项目团队成员的自觉行动; (2)凝聚功能。以项目目标为凝聚点，团体意识为凝聚力，共同思想为凝聚剂，使项目团队成员上下左右团结一致，关心项目的成功成为一种强烈的心理需求，增强项目团队成员的归属感和荣誉感;(3)应变功能。文化具有相对的稳定性和持续性特征。而项目所处的环境不断变化，故其文化要富灵活性，不断适时地更新文化形态，适应外部环境的变化。

　　2、项目文化的作用

　　建设健康的项目文化，有利于改变现有项目管理中流程运作不畅、管理效率低下等问题，其现实意义主要在于：(1)通过建设项目文化，能够在项目上建立起一种有利于实现项目目标的无形机制，从而引导项目成员对项目目标的认同，增强项目成员的责任意识，并约束项目成员的不良心理和行为，使之遵守项目行为规范，令工作更加高效;(2)健康的项目文化将提高项目成员对项目的参与度、适应性，唤起项目成员的进取精神，使项目成员的潜能得以发挥，自我价值也可以在较高的境界上得以实现，并将获得极大的精神满足;(3)一个项目的成员各有不同的背景，健康的项目文化犹如润滑剂，给有各种期望、抱负和技能的项目成员以互相了解的时间和空间，创造良好的沟通、团结氛围，凝聚人心，形成整体一起作战。

　　（三）项目管理办公室和项目文化的关系

　　1、项目管理办公室需要项目文化

　　项目管理办公室作为项目实施的“大脑”，对项目的成败起着至关重要的作用。项目的实施受时间等一系列因素的影响，而项目管理办公室正是为了更好的应对这些制约因素而设立的。众所周知，文化具有它独特的魅力，已经成为全球关注的焦点。其实在项目中也需要文化的养分，项目管理办公室更需要这种养分。一个具有良好项目文化的项目管理办公室，将会对项目起到更好的支持作用，特别是由于项目管理办公室是解决项目问题的主要地方，好的项目文化能够使得项目相关各方感到自己的价值受到了重视，能够激励各方更为关注项目，为项目成功实施付出更大的努力。

　　2、项目管理办公室对项目文化建设起着重要作用

　　一方面项目文化对项目管理办公室而言至关重要，另一方面，项目文化的传播与积淀也离不开项目管理办公室。项目文化的形成绝不可能是一天两天的事，没有一个机构来整理归类是不可能传承下来的。而承担总结传承项目文化最合适的组织就是项目管理办公室，首先，项目管理办公室可以移植优秀的项目文化到正在进行的项目;第二，每一个项目都具有独特性，随着新加入成员的到来，势必也会带来新的文化，项目管理办公室需要把这种文化吸纳到以前的项目文化中，这样便会产生新的项目文化;第三，项目管理办公室需要把已经形成的新的文化继续传承下去，形成文档，并将这种项目文化引入到企业中，使之与企业文化发生作用，促进整个企业文化的发展。

　　四、正确对待项目管理办公室和项目文化

　　项目管理办公室和项目文化在项目中起着非常重要的作用，二者是一个相互联系的整体，不能孤立地对待，如何正确处理二者的关系，在加强项目管理办公室管理的同时，重视项目文化的建设成为项目管理的一个新问题。

　　（一）用项目文化指导项目管理办公室的建设

　　项目管理办公室的建设离不开组织现有的资源，这种资源既包括硬件资源也包括软件资源，企业文化就是软件资源中非常重要的一种。项目管理办公室应该充分重视企业文化，在项目实施过程中，引进企业文化中已成型的成功项目文化。这样做可以起到很多的积极作用，主要包括：组织的优秀项目文化能够得到传承;项目文化不会因为项目的结束而丢失;有了优秀的项目文化指导，项目管理办公室的起点就提高了，这有助于项目管理办公室更好的发挥对项目和项目经理的支持作用。

　　（二）项目管理办公室应把项目文化建设作为重要职责

　　现阶段，项目管理办公室的职能主要包括：开发和维护项目管理标准和方法、项目历史文档管理、提供项目行政支持、提供人力资源协助、提供项目管理咨询和指导、提供或安排项目管理培训。为了更好的支持项目，好的项目文化是必需的，而承担项目文化建设主要任务的应该是项目管理办公室。这主要是因为：首先，项目管理办公室是项目的“大脑”，直接支持项目和项目经理的工作，对项目文化最为“敏感”;第二，在项目管理办公室成立之初，引进先进成熟的项目文化也是项目管理办公室的责任，为了使得“移植”成功，项目管理办公室必须重视项目文化建设;第三，随着项目的进行，势必会有新鲜血液进入项目组织，这会带来一些新的文化，与原有项目文化结合后会形成项目新的独特的项目文化，只有项目管理办公室保持敏感性才能注意到这种文化，并更好的利用这种文化为项目服务。

　　（三）组织应对项目管理办公室和项目文化建设提供支持

　　尽管项目管理办公室和项目文化与项目直接相关，看似与组织没有多大关系。这往往使得很多时候项目管理办公室、项目文化与组织被人为地割裂开来，对组织和项目造成严重后果。其实在项目管理办公室和项目文化建设时，需要得到组织多方面的支持，没有这些支持，项目管理办公室和项目文化的建设将受到很大的阻碍，甚至很可能失败，造成不可挽回的损失。组织应该关注项目管理办公室的建设，并且要视项目对组织的重要程度采取相应的支持措施。项目文化的建设也同样如此，组织要为了项目最后的成功采取支持策略。当然，良好的项目管理管理办公室和项目文化也会对组织起到促进作用，一方面项目的成功势必会给组织带来良好的经济等效益;另一方面，项目文化也可以给组织带来新鲜的血液，能够为组织文化的进步更新提供重要来源，能促进组织文化的健康发展。

　　五、结论

　　项目管理办公室和项目文化在项目中的作用是非常巨大的，如何更好地建设项目管理办公室和项目文化是当前项目管理的一个重要研究内容。项目管理办公室和项目文化不应该被孤立对待，一方面项目文化能够促进项目管理办公室的建设，另一方面项目管理办公室也对项目文化起着至关重要的作用。当然，无论是项目管理办公室还是项目文化的建设都离不开组织的支持。