如何加强国际EPC项目文件控制管理

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　　0 引言

　　在国际设计采购施工总包工程(EPC项目)运作初期，往往面对的是与业主和咨询工程师(PMC)的沟通和协调，如何确立运作的机制、建立互信的气氛，文件往来将是双方沟通的最重要形式，因此建立健全文件控制管理体系并且保证该体系有效运行尤显重要。文件控制管理体系的建全、清晰、科学、专业化将有力彰显企业的管理水平。

　　目前工程项目的文件主要包括有形和无形两种形式，涉及到项目的每一个部门，而国内资料室、档案室的管理方式，往往使人对它的印象变成看起来重要，说起来次要，做起来不要。那么如何能突破这种观念，建立起一套强制执行的，使人信服的文件控制管理体系，以提高国际EPC项目文件控制管理水平，加快与国际通用模式的接轨，已成为国内企业在国际工程中提高竞争力的关键因素之一。作者对CPECC承接的科威特国家石油公司GC27/28中心处理站及其附属长输管线这一大型国际EPC项目和哈萨克斯坦里海北布扎奇油田100万吨/年中心处理站及GS9/10计量接转站PC项目的文件控制管理进行了分析和经验总结，期望能为今后的国际EPC项目文件的控制管理提供借鉴。

　　1 在国际EPC项目运作中建立一套有效的文件控制管理体系的主要途径

　　1.1 突出文件控制部门的权威性

　　让文件控制管理覆盖整个项目的各部门，将文件分类编号、格式、用纸、用印、存档、网管、保密、传递等工作统一归口到文件控制部管理。人员调动，以文件控制部的确认作为人事部门批准前的最后一道关口。

　　1.2 加强文件控制管理的专业性、科学性

　　信息化运作的项目，注定了文件种类和数量的浩繁。因此文件管理必须突出专业性和科学性。根据项目运作的特点，可采用各职能部门分散负责，文件控制部设专人对口管理、归档、传递。也可采用各部门专人负责，并兼职文件控制部某专业管理员。

　　1.3落实文件控制部门的重要地位

　　在项目执行和协调程序中，文件控制部门可定位为对外它是承包商和业主及第三方联系的窗口，对内它既是部门管理运作体系的龙头也是各部门之间的纽带。在项目管理过程中，要突出文件控制部门对内对外起到哑铃中间握柄的作用。

　　1.4 将文件控制管理贯穿项目运作全程

　　项目开工、施工、投产、收尾、交工几个不同时期运作张驰不一，容易造成文件控制管理过程中常出现的失控状态。如何避免这一现象的发生，考验的是项目经理的意志力和项目管理体系的执行力。项目前期文件是项目投资、运作方式及预期结果的定性，竣工文件是项目完工实现最终移交的依据。项目的过程文件在项目的收尾阶段和工程索赔过程中对承包商来说也是非常重要的，多数情况下承包商追求的是项目建设的直接利润，要减少工程缺陷的损失及加大结算合同款的额度，都要依靠项目运作过程中的设计变更、业主调整、不可抗力影响等过程文件来支持。因此在项目运作过程中保持文件控制部门的全程参与、全程管理，对承包商来说意义重大。在项目执行中，要注重文件控制管理队伍的稳定，人员变动时工作交接要清晰有据、过渡合理。同时，要注意利用文件控制部门的主线作用，合理运用项目执行管理软件，追踪项目各个环节的进度，及时发现制约工程进度的瓶颈。

　　2 在项目运作中向文件控制管理要效益和确保信息安全

　　2.1以文件控制部门为核心，建立起项目管理网络化、无纸化办公体系，加强保密性和安全性

　　网络化办公的成本和效率优势毋庸质疑，但对运作周期较短，工作内容涉密、涉外的国际EPC项目来说，由于国内外法律体系和要求的不同，且对工程所在国的法律无法做到完全熟悉，往往容易在网络化办公中造成泄密，甚至触犯所在国的法律法规，或因违反EPC合同中保密条款而遭到受害方索赔。所以将网络管理和网络服务的职责纳入文件控制管理应是一项行之有效的管理方式。其次，在内部网络中确立使用权限、范围、确保数字化签名的有效安全，加强网络病毒的集中防范管理，都是要逐项解决的重要问题。

　　2.2 文件控制部门要负责好电子文件和硬拷贝文件的双重管理

　　目前无纸化办公已成为国际上衡量企业现代化管理水平的一个标志。随着网上可传输数据量的急剧增大、压缩工具的功能增强、数字化影像资料制取方法的简化，现在几乎全部的工程设计及管理文件都可以网上传递，且确保安全性和只读性，推行真正的无纸化办公体系条件已非常成熟。当然，无纸化办公只是相对的，我们既要认识到它的高效、低成本优势，也要根据不同合同条款的要求和工程所在国法律法规及国际仲裁法中对提供证据有效性的要求，建立必要的硬拷贝文件管理体系。硬拷贝文件在法律纠纷过程中能够提供详实可信的证据材料，可为承包商带来更大的利益。

　　2.3 文件控制部门要做好硬拷贝资料打印的管理

　　由于施工需要和个人工作方式的喜好，工作中还要打印出大量纸质文件，对这点大多数项目都会有一个突出问题，就是软拷贝满天飞，硬拷贝到处堆。什么资料都是全的，但用起来，面对一堆堆的纸质文件又无从查找。同时贮存这些超量纸质文件更带来空间损失和安全防火的隐患。菲迪克(FIDIC)合同通用条件中往往对项目文件的保密性会做出较高要求，不但随处可见的纸质项目文件易造成泄密，而且项目收尾时大量的多余和作废纸质文件的处理又将是一件头痛而重要的事情。国外通常作法是作好分类后，大宗作废资料集中直送当地造纸厂有偿处理，这和国内到处有人抢的废纸回收是两个概念的事。因此项目初期，文件控制部门就要建立起一套文件打印控制程序，将这一问题带来的后患降至最低。

　　2.4 文件控制部门要做好网络使用的有效管理

　　目前网上交流已是因公因私沟通的主要载体，如果员工把精力消耗到泡网上，不仅降低工效，而且大量非工作需要的网上下载也会给病毒侵入内部网络带来机会。因此从网管这一环节看，加强对内部人员上网的监控也是必要的。

　　2.5文件控制部门要做好分包商文件的管理

　　现在国际EPC项目中大量采用橇块化设计及合同分包的运作模式，对分包商文件的完整性和准确性要求越来越高。工程设计期和项目质保期内使用最多的一般是橇块厂商文件，实际操作经验告诉我们，国内和国外橇块制造商对自己随机文件的重视程度是完全不同的，这和国内设备制造商大多不重视产品外包装的观念很相似。在招标文件中虽然对分包商文件都有详细要求，但在执行过程中，这一问题又常被忽视。而这种忽视的后果，一般要到交工验收时才体现出来，这时再想回头整理分包商文件已是事倍功半了。所以由文件控制部牵头，在设计、施工、投产等部门的配合下，在项目运作初期及时对分包商文件的准确性和完整性进行检查，发现清理存在的问题，对项目最终移交至关重要。

　　2.6文件控制部门要做好设计过程文件和竣工文件的管理

　　首先，要在整个项目中建立严格的文件发放程序，确保升版后的设计文件及时地发放到各相关部门，这样可以保证项目执行图纸和文件始终是最新的，以减少工程的损失。其次，针对重大工程变更，要建立必要的作废文件图纸强制招回制度。文件和图纸版本的更新信息，要按时公布在内部网络上，通知到各有关部门。第三，文件控制部门要督促设计部门做好图纸的适时升版，减少滞后引起的图纸误差。第四，国际EPC项目要求竣工图必须由设计部门负责完成，这和国内项目中通常是设计部门委托或依靠施工部门来完成竣工图的做法截然不同。因此文件控制部门要对现场的施工记录、工程签证做好整理归档，为最终拿出一套真实准确的竣工图创造充分条件。

　　2.7 文件控制部门要协助做好财务文件的管理

　　财务文件管理的特殊性，不同项目执行的方式也不同，但基本上财务文件是由财务部门建立、归档，由文件控制部门封存以备检查和审计之需。

　　3 国际EPC项目文件控制管理的难点及克服办法

　　3.1 善于利用多种资源，建立健全文件控制管理体系

　　鉴于国际EPC项目普遍会遇到的劳务名额限制问题，如坚持要求中小型项目在国外都建立一套完整的文件控制管理体系往往会遇到人员不足的问题。对有实力的大型公司，这个矛盾可以通过建立国内文件控制总部和国外现场分部的方式加以解决。具体做法是：通过实施跨国网络管理，既保证工作的效率，又减少了现场人员。国内总部要起到宏观管理和总部支持的作用，建立内部共享的国际标准和规范文库，及时提供前方项目所需的权威性的文件资料。现场分部要根据项目特点，建立既适应业主要求又符合总部要求的管理方式，做好前后方的互补和支持。

　　3.2加快国内企业内部文件控制管理与国际通用模式的接轨

　　统一文件控制管理的模式，加快国内企业内部文件控制管理与国际通用模式接轨，建立一套让国内外业主信服和乐意接受的文件控制管理体系。目前国内文件控制管理的地位和模式与国外公司通行的做法还有差异，这一点不但表现在国内外对文件控制管理部门的重视程度不同，还表现在对文件资料编辑存档的内容和形式的要求也有区别。容易出现国内的管理模式国外业主不接受，而国外项目成功的运作模式在国内又无法移植，运回的资料无法及时归档，或者是干脆不运回国内。这点与工程质量终身负责的要求是不符的。笔者在一个国际工程中就遇到过业主20多年前建的一套石油装置发生爆炸事故后，业主要求当时的工程监理公司，把该装置建设时期相关的原始安装、检查、验收资料全部复制，以查清问题，鉴定是否有原承包商的质量责任。

　　总之，随着中国公司迈向国际市场步伐的加快，建立一套行之有效的，符合国际惯例的文件控制管理体系已是当务之急。相信这一体系的完善也将为中国企业在国际工程总包的激烈市场竞争中增加获胜的筹码。