以成本管理为核心的信息化

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

　　山东高阳建设公司是房屋建筑施工特级资质企业，实施法人管项目的集中管理运营模式，内部管理采用项目经理经营责任制，是公司能够有效运行信息化管理的基础条件。

　　企业实施信息化的源动力

　　公司实施信息化管理的起因是经营业务的区域、规模不断扩大、业务范围不断增加导致管理成本的持续上升;社会大环境下外部糟粕文化的不断侵袭，增加了诸如劳务管理、材料采购等方面的管理难度，诱发了人力资源管理的负面现象，致使基础管理信息的不连续和缺失。实施的源动力在于我们要打造百年企业，创建优秀的高阳管理文化。实施的基础条件是除运营模式外，我们已在计划管理、成本管理、专业工具软件方面做好充分的准备。

　　全面规划、分步实施的建设思路

　　公司的信息化涵盖了综合项目管理、协同办公、财务管理、监控和视频四大系统，各系统相对独立又间接提供管理支持，由于这是不同的管理目的和方向，我们未对这四大系统做深度融合。其中，综合项目管理系统是实施的重点。

　　信息化实施的基本宗旨是计划管理为根本，中间过程动态管理，支付控制为手段;实施的步骤方法为按业务逻辑关联关系模块逐步推行;过程中树立模范典型，奖优罚劣，部门负责人首责制;实施信息化的目的是达到管辖业务内信息互通共享、历史数据追溯有据、业务流程相对统一固化、数据汇总分析准确及时、责任成本(工程成本)清晰明了，债权债务资金责任关联互动，达到促进全员管理素质并提升企业管理水平的协同工作。

　　公司信息化的特点表现为成本计划是管理的基本依据，按供应方式的多种采购;以业务逻辑关系作关联，生产计划和库存为控制的成本过程管理;以出库和月度结算汇总成本;以应付款台帐为基础的资金管理和合同分析;以动态或静态分析作为计划和成本的闭合。

　　信息化建设成功的必备因素

　　统一全员思想认识。在信息化实施的问题上，全体员工特别是高层的管理者应该统一思想和认识。信息化是一项艰苦卓绝、循序渐进的长期管理策略，在实施中发现问题，在提高中解决问题，把她作为一项正常的管理业务，而不是忽轻忽重的阶段性工作。信息化的成功实施依赖于全员的努力，取决于管理者的发展思想。

　　在信息化实施的前期以至过程中，不仅要做技术培训，更重要的是做理念灌输，我们分层次按不同内容的宣贯做过几十个场次，从信息化实施的意义到信息化的愿景，从传统工作与信息化优势的比较到信息化实施的难点分析，全方位不厌其烦的做思想动员。

　　做好基础管理工作。基础管理工作既是企业管理的基础工作也是信息化实施需要的基础业务。基础管理工作包括了组织管理(项目立项、责任项目建立、项经部建立、业务权限分配)、合约管理(招投标管理、业主合同、责任合同、劳务分包合同、租赁合同、物资计划及采购合同)、流程管理(申请、审核、审批)、非经济类管理(进度、质量、安全、知识)等。这些工作分别有相关职能岗位进行分工合作，每项工作都具有其独特的管理意义，组织管理确定了项目核算单位的建立、岗位人员的职责及权限;合约管理是针对具体工作的规范和约束，只有及时、准确、全面和严格的合约才是科学的管理，也只有不折不扣的执行合约才是符合企业管理要求的管理行为;流程管理不是形式，也不是权利，而是通过这种手段对审批事项的责任体现。

　　固化的基础数据管理。实施信息化管理的重要特征就是将管理过程的数据和行为进行固化，达到数据的汇总、分析、追溯，为企业经营管理提供完整且具有逻辑关联的管理依据。

　　综合项目管理系统的数据固化包括了相关岗位工作产生的工作数据和系统按逻辑要求自动归集的汇总分析数据。

　　工作数据包括成本计划指标体系(基本计划指标、变更签证、指标数据修正、亏损补充)、期间结算数据(合同进度款结算、进度产值盘结、劳务分包月度结算、设备租赁月度结算、周材租赁月度结算、管理工资月度结算、项目现场用工工资月度结算)、日常流水数据管理(采购物资入库、甲材入库、调拨入库、集采入库、班组出库、直入直出、摊销材结算、退库及退供、租赁进出场以及库存调整报告、项目资产登记)、资金元素数据(合同收款计划、收款登记、支付确认、资金计划)。

　　汇总分析数据包括责任合同综合查询、劳务分包合同综合查询、物资合同及计划综合查询、租赁合同综合查询、应收款台账汇总、项目资金账户明细、成本归集及分析、相关物资报表以及各种业务单据的综合查询。

　　工作数据是日常业务和工作质量的痕迹，是汇总分析的源数据，各岗位必须按照公司要求及时办理相关业务，原则上不得再进行事后补录，各对口管理岗位要及时审核、检查和指导，否则将按照考评办法严格处罚。

　　建立符合管理要求的业务和工作流程。在信息化建设过程中，不同企业都有梳理和固化流程的说法，公司在梳理研究流程的过程中，按照流程的特点将业务流程固化，也就是程序把经营管理过程中的相关业务内容，按照企业经营管理办法的规定和业务特点，参照施工管理规范，把她变为程序的逻辑关系，亦即是固化的流程;另一方面，对于工作职责涉及的审批内容，做成可以按照工作需要或岗位职责变化而动态调整的流程。

　　全面考核促进应用和评价实施效果。按照企业信息化建设纲要，我们采取全面规划、分步实施，模块应用全面覆盖、分岗位实施考核的建设应用原则。目前已经对综合项目管理系统的成本管理进行了全面考核。

　　资金支付计划作为信息化推进的切入点。公司的信息化分为相对独立的四个系统，成本信息化管理是关注重点，项目管理系统的最终业务为成本归集、分析、资金计划审批，其中的资金计划审批是信息化实施管理的关键点，公司规定，不经过审批的资金支付资金管理中心拒绝支付。

　　综合项目管理系统中，从成本计划的制定、采购和出入库的管理、月度成本结算，以至到成本归集生成，形成了一整套的业务逻辑关系，只有前面的基础管理工作完成，才能生成应付款台账，为资金计划审批提供了基础数据。公司下发了关于资金计划审批的文件规定，项目的全部资金计划要经过信息化数据对比审核，审查支付内容与信息化系统数据的及时性、准确性及是否全面，并将审批与考核挂钩。

　　信息化需要强化管理和不断完善

　　高阳公司信息化系统自2008年上线后，已根据管理需求进行了三次升级改造。在最初上线的半年时间里，要求各基层单位项目部将原始数据进行补录，从操作和实际效果来看很不理想，成本数据、成本分类、结算节点等发生了大量错误，公司经理办公会讨论后，痛下决心将已录入数据全部清零，总结经验制定了详细的操作规程、考核办法等相关指导文件和管理文件，重新进行了集中培训，点评系统信息错误，自2009年3月重新启动综合项目管理系统的应用。

　　人员素质与应用培训。基层管理人员普遍存在文化水平较低的现象，因此，设计过程中程序表单尽量保持与传统管理的一致，相关管理信息尽量通过程序引用，减少操作人员的键盘录入;在实施过程中按照岗位职责、文化水平等因素，分别组织专题培训，做到了不分时间、不论地点的常态化培训;信息中心坚持各项目现场轮回检查指导，一段时间总结发现的问题和基层需求发布指导意见书;各项目公司设置信息管理员，负责日常指导培训，同时将代表性问题反馈给公司信息管理中心，经研究总结后进行专题培训。

　　系统成本的及时、全面、准确性管理。我们将综合项目管理系统有关经营管理的内容定义为成本的信息化管理，在这一方面，成本的及时、准确、全面是需要解决的关键。公司相关文件作出了管理规定，项目成本必须日清(日记账)、月结(月度结算单、出入库凭证)、季分析(成本分析点评会)，同时以公司文件形式规定，所有工程成本的支付必须列支资金计划，资金计划必须经过信息中心审核，信息中心要对资金计划的内容、申请与系统数据进行逐项对比，不符合、不完整、没有相关信息的申请一律拒绝支付。

　　全面提升应用水平，按实际效果综合考评。实施成本信息化业务考核是公司信息化管理的特点，得到了众多同行和专家的好评。

　　信息化的考核具有一定特点，她设计多个岗位、众多报表、大量信息数据，经过反复总结经验我们形成了一套从总体结果、过程信息到运行质量的考评办法。

　　最初实施阶段，凡应用信息化系统的基层岗位，不论数据量大小，每月奖励300元，这是一种引导;

　　一段时间后，凡存在信息错误的岗位要进行处罚，未应用系统的项目每月处罚项目经理100元，这是全面促进;

　　全公司项目当月成本录入比例达到60%以后，实行全面考核。按照总成本比例和当月比例计算岗位考评工资，同时按照过程管理要求考核业务点(固化流程的表单)，处罚不符合要求表单的责任人。在这个阶段规定了公司部门、项目公司相关管理人员的考核，考核结果当月兑现，这是再利用奖罚手段，全面促进系统应用。

　　此外，在实施应用考核过程中，公司建立了信息管理员报表制度，各项目公司信息管理员除履行监督、指导、检查、汇报职责外，每月负责统计所辖项目的信息化应用报表，报表涵盖项目实际成本、项目现场实际业务，对应统计项目管理系统相关信息，公司信息中心汇总报表后按文件规定形成考核结果。

　　经过全方位管理、靠全员的努力，特别是实施全面考核及资金计划审批制度，高阳公司的成本信息化管理已经走向了正常实施应用的轨道。目前公司全部在建项目、公司相关管理部门已全部实现成本信息化管理，每月成本及项目总成本计入系统的比例已经达到95%以上。