企业项目工程施工档案保管期限的探讨

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　　随着市场经济的发展和企业改革的不断深入，企业管理面临的内外环境发生了深刻的变化，档案管理也同样面临着许多新情况、新问题。由于建筑市场的不断发展，企业的施工项目不断增加，建筑规模的不断扩大，随之而来的竣工工程档案也就逐渐增多。然而，企业的档案库房面积确很难增加。那么，如何在有限的场地，又保证库藏档案质量不变的情况下，有效地控制工程施工档案的数量，是摆在我们大家面前值得探讨的问题。

　　一、目前企业项目工程施工档案的现状

　　1、档案管理是企业基础管理的重要组成部分，档案管理产生效益的方式是间接的，隐性的，不是直接的。一桩法律官司可能会因为能够出具确凿的证据而胜诉，一项工程可能因为能够出具良好的业绩记录而中标，一笔交易可能因为能够出具完整的原始票据而完成，这样的案例在企业举不胜数。

　　2、企业档案数量多，占用空间大，几十年后，当出现库满为患，爆发库容量危机时，我们又该如何面对这些档案呢?特别是我们作为有着50多年历史的国有建筑单位，工程档案数量庞大、条目细、范围广，即“大而全”、又“小而全”。如果我们不及时有效的加以控制与鉴定，在档案的保管过程中一味地不分轻重“一视同人”，就容易形成大量档案冗余，不仅不能发挥出档案应有的价值，也给档案的收藏与利用造成了费时、费力的困扰。

　　3、企业项目工程施工档案的保管期限是50年，用长期表示，这是延用国家档案局1987年《关于机关档案保管期限的规定》中对科技档案的规定，直到国家档案局在2003年3月出版的《档案工作标准汇编(5)》DA/T28-2002中，仍然将工程施工档案的保管期限制定为长期。室藏档案的鉴定和销毁主要依据是，根据档案保管期限的规定，长期以来，档案工作者在鉴定工作中谨小甚微，惟恐因为自身的失误，给企业造成不可挽回的后果。所以始终坚持“宁长勿短”的观点，使档案鉴定工作出现了消极被动状况，有许多工程施工档案在库房里沉睡了几十年，从未有人问津，这是造成室藏臃肿的根本原因。

　　二、企业项目工程施工档案的利用情况

　　为了更好地探讨工程施工档案的保管期限，对重要的、有价值的加以保存和管理，防止无保存价值的档案充斥其中，摸清档案利用情况至关重要。

　　就五公司而言，通过近年来的实践总结，笔者认为：利用工程施工档案大部分都集中在施工验收方面，不论是市场投标、项目经理资质评审、法律诉讼，还是业绩查考等方面。对于工程施工的其它内容，借阅的人次、卷次不多，数量也不大，可是这些档案内容聚多，量也庞大，占据库房空间和柜架是相当大的。例如公司施工的东黎广场工程，竣工面积为153064 m2，形成的工程施工档案324卷，竣工验收管理卷只有一卷;新城国际公寓工程竣工面积为130893 m2，工程竣工档案396卷，竣工验收管理卷也只有一卷。仅以这两个工程为例的720卷档案，就占了柜架29.45延长米。

　　三、企业工程施工档案保管期限的设想

　　根据多年的实践经验，笔者认为：

　　1、原有的档案保管期限一律长期50年的规定与建筑企业档案的应用发展不相适应。档案的形成最终要服务于档案的利用，档案的利用频率越高，证明它越有保存价值。那些长年无人问津，始终没有被人利用的档案，长期充斥我们的档案库房，既占装具，又占柜架，更占空间。而且造成人力、物力、财力的浪费。如果能够打破工程施工档案一律长期50年的束缚，灵活掌握，有侧重地调整保管期限，将拥有保存价值的档案定为局部长期。如工程管理与验收、施工技术管理、材质检验、隐检记录等。将其它内容的档案定为30年或者短期15年，应比较合理。

　　2、如果工程施工档案的保管期限能够按照局部长期，其它30年或短期15年划分，我们就可以将原有大量的无保存价值的过期档案，进行鉴定销毁或缩短保管期限。通过剔除那些无保存价值的档案，不但能够节省空间，缓解库存压力，更能优化室藏，更便于利用。通过这种自身的消化，可以为企业减轻负担，这是一件有利于企业发展的好事。

　　目前，建筑市场正朝着标准化、规范化、数字化方向发展，未来的发展将是以传统的档案为基础，数字化档案会逐步取代传统档案的作用和功能，二者可以共存互补有机结合运用。

　　综上所述，改革工程施工档案的保管期限，是室藏优化的有效措施，对推动档案管理工作有着积极的作用。通过对工程施工档案保管期限的改革与调整，可以对室藏工作的全局带来积极的影响。通过档案库房的压缩处理，提升有效空间使有保存价值的工程施工档案不断充实进来，促进企业档案进行良性循环，有序发展，为企业档案不断进步与更新打下良好基础。