对水利工程重点建设项目档案管理工作的思考

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前言
    几年来，上海水利投资建设有限公司组织实施国家治理太湖流域扩大拦路港、疏浚泖河、斜塘工程，红旗塘工程，黄浦江上游干流段防洪工程（简称治太“２＋１”工程），市区防汛墙工程，苏州河六支流建闸工程等二十多项国家和上海市重点工程项目的建设，由于这些项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些工程档案既是重点水利工程建设的真实记录和全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，也是整个上海城市建设和国家及上海档案的重要组成部分；它在保障城市人民生活正常进行和预防及抵御自然灾害方面有重要作用。它既为水务工程项目的建设、维修、管理、改扩建服务，又为上海长远的经济建设和水务事业不断发展服务。所以，做好这些重点水务工程项目的档案工作对推动上海经济可持续发展具有十分重要的意义。同时，我们也看到，随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项日在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，对工程档案的收集、管理、归档、流向提出了新的问题。特别是近几年，计算机和网络的普及，越来越多的文件将直接在电脑上产生和传输，无纸化办公方式产生的电子文件、图像文件、图形文件等，给传统的档案管理工作带来新课题和新挑战，面对这种形势，如何加强对重点水利工程建设项目档案的管理，应作进一步的思考与研究。
    １、上海重点水利建设项目档案的现状
    我国重点建设项目档案工作起步于５０年代，发展于８０年代。１９８５年、１９９２年国家档案局和国家计委召开了两次“全国重点建设项目档案资料工作座淡会”，国家档案局、国家计委领导在会上讲了话。１９９２年国家档案局颁发了《建设项日（工程）档案验收办法》。１９９７年国家档案局和国家计委联合发布了《国家重点建设项日档案管理登记办法》。这些规定和办法为重点项目档案工作的健康发展提供了保证。在国家重点水利建设工程项日中，首先规范档案管理的是引滦入津工程，此后，葛洲坝工程、鲁布革工程、小浪底工程至现在在建的三峡工程，档案管理工作提高到一个新的高度。在这些工程建设中出现了专业档案管理人员，制定了比较健全的项目档案管理制度，管理严格，服务有效，为重点水利工程建设提供了优质服务。上海从８０年代以来，就开始对上海市水利工程建设项日档案工作加强探索和思考，在对上海太浦河工程建设档案管理的实践基础上，通过“九五计划”参与治太“２＋１”工程、张家塘泵闸枢纽工程、市区防汛墙工程、苏州河六支流建闸工程等市重点水利工程项目建设，使上海水利工程建设的档案管理工作呈现出新面貌。这些重点工程项目工作计划性强，管理科学，组织严密，程序规范，为做好档案工作提供了良好的外部条件。我公司配合市水务局（原市水利局）在摸索和总结重点水利工程档案管理经验的基础上于１９９９年制定了《上海市水利工程建设项目档案管理规定（试行）》，使上海重点水利工程建设项目档案管理工作走向制度化、规范化的道路，开始与工程建设协调同步，为上海水利工程优质保量的完成发挥了积极作用。
    ２、上海重点水利建设项目存在的问题与思考
    “十五”期间，国家将继续加大城市建设与管理，改善生态环境为重点，增强可持续发展能力，拉动内需的政策不会变。在十五计划中，上海市水务局将投资４６０亿用于不断完善防汛保安、水环境保护和水资源配置“三大体系”，完善和新建４６个排水系统，新建—批大型出海闸和１９座区域除涝泵站，也包括正在组织实施的新增黄浦江１１０公里防汛墙工程以及正在建设中的治太“２＋１”工程等，这使得“十五”期间的重点水务建设项目的档案工作十分艰巨，既有全面深化的问题，更有抓住重点、难点工作，进一步开拓创新的问题。
    ２．１对加入ＷＴＯ和国家重点建设项目管理体制改革带来建设项目档案管理变化缺少研究和思考。近年来，重点建设项目管理工作发生了很大变化，国家对建设管理体制改革正逐步推进，工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度逐渐完善，有形建筑市场正在加强，到２００１年底全国５８％的有形建筑市场已实现与政府监管机构的职能分离，科技成果转化与信息化建设力度加强，有１０多个省制定了推广应用新技术，限制淘汰落后技术的管理规定和实施细则。为适应ＷＴＯ与国际惯例接轨的需要，政府转变职能，行政审批进行改革，对不适应深化改革、扩大开放新形势的部分规章和规范性文件进行了系统的清理、修订，使项目档案内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规未及时做相应调整和修改，工程档案还没有纳入新的管理机制，如何与国际惯例接轨，如何尽快建立完善项目档案法规制度，目前缺乏研究和应对措施。
    ２．２对档案工作重视不够，国家重点建设项目大都点多线长，且施工队伍流动性强，目前还没有形成有效档案组织管理网络，一是档案工作人员网络不健全，档案人员的职责不清：二是档案资料流向网络不健全，使得工程建设中技术、施工人员调动、变更，导致人走档案走，人走档案没人做的现象出现，影响了档案工作的质量。
    ２．３ 档案管理水平普遍较差，在项日档案管理工作上远没有达到标准化、制度化、规范化管理。从近几年参与我公司组织实施的重点水利工程项目的施工单位档案管理情况来看，许多施工企业档案管理体制上不健全，档案规章制度形同虚设，没有形成有效的管理和监督机制，在制度执行上也存在“软”的现象。
    ２．４ 档案专业人才缺乏，知识结构老化，知识层次低。在重点水务工程建设中，档案人员一般是新参加工作的同志多，工程技术人员多，缺乏档案专业知识，对工程档案比较陌生，档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人很少，熟悉档案法规和制度，熟练撑握网络技术，软件制作，用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。
    ３、对策和建议
    ３．１ 加强对建设管理体制改革的研究，立求项目档案管理走在前面。要定期对国家制定适应建设管理体制改革的档案管理制度和法规进行研究学习，及时制定一批既符合工程档案上作自身发展规律，又适应社会主义市场经济要求，既符合我国国情义兼容国外先进管理经验的档案法规规章。２００１年，国家档案局为适应建设项目的改革开始制定《基本建设项目竣工文件的编制和档案整理规范》、《国家重点建设项目档案验收规范》两个文件，为进一步做好项目档案工作创造了良好的环境，提供了及时服务，也为我们应对工程建设体制改革如何提高档案提供了参考依据，我们可根据其要求，及时学习和宣传，并结合工程建设实践，通过今后几年的努力，不断完善重点建设项目档案工作的规章制度，依法管好重点建设项目的档案。
    ３．２ 以全员档案意识，认真抓好档案的收集、保管、利用三个关键环节。重点建设项目档案涉及工程方方面面的工作，贯穿于工程全过程，工程的管理、设计、技术人员和施工人员对工程项目的情况最了解，大量的档案产生于他们手中，他们也是今后利用档案的主体，一组完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参战人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划，抓早收集。在安全保管的基础上，加大对档案的开发再利用力度。上海水利投资建设有限公司在近几年参与建设上海重大工程的实践中，档案人员能深入现场，进行及时的指导，一方面向工程技术、管理人员宣传档案在工程建设中重要作用，使他们能自觉地把握好档案材料的完整程度，另一方面加强档案人员与工程技术人员的联系，积极提供有效服务，通力合作，使重点项目档案工作呈现出新面貌。
    ３．３ 计算机技术给档案工作带来的深刻影响，要大力加强对重点水务工程档案工作信息化、网络化建设的研究。大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用。目前，美国、德国、荷兰对缩微、多媒体电子文件档案管理已趋于成熟，近几年在工程档案管理中采用ＣＡＤ光盘技术。我们可以借鉴先进管理方法，采用先进技术，避免走弯路。由于日前光盘的刻录技术已相当普遍，国家又制定《ＣＡＤ电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，使得工程建设档案管理中利用光盘塔或光盘库载体进行档案管理成为可能，也就成为项目档案管理一个发展方向。近几年，上海水利投资建设公司也开始对照片档案、录像档案、纸质档案制成多媒体和进行光盘刻录，对档案管理网络化、信息化作了有益探索。
    ３．４ 加大档案人才的培养力度，努力提高重点建设项目档案工作人员的素质。面对经济和科技的发展以及我国加入ＷＴＯ的新形势，档案人员必须提高素质，以业务素质的提高为抓手，对档案专业知识进行学习，对现有的档案人员，可以通过委培、进修、培训，不断拓宽知识面，优化知识结构，掌握管理项日档案所需要的相关知识和计算机管理档案的技能以及一定外语水平，同时要大力引进档案专业中高级人才，为重点水务建设项目服务。
    ３．５ 对项目档案的验收做到规范、严格把关。这是保证项目档案质量的重要环节，按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，认真做好档案验收工作。档案验收重点是检查项目的前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制；对建设周期长的工程，应分阶段验收，查漏补缺，发现问题，及时纠错改误；加强对档案的预验收工作，以确保资料齐全完整和准确。国家档案局和国家计委从２００１年已开始着手《国家重点建设项目档案验收规范》的制定，将对项日档案验收的程序、方法和要求做出具体规定，在水务工程建设档案管理中可以认真学习贯彻。
    总之，加入ＷＴＯ后，我国的建筑市场将面临严竣的挑战和激烈的竞争，管理体制将进行改革，对建设项目档案管理也会出现新情况，同时会有较大的发展机会和空间。我们应以加入ＷＴＯ为契机和动力，积极学习和借鉴国外建设项目档案管理经验和手段，充分利用我们的本土化优势，重视对项目档案人才的培养和激励机制，不断总结完善建设项目档案管理的经验，促进水务工程档案管理再上一个台阶。