水利工程档案管理

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对水利工程监理现场档案加强管理，使其规范化、科学化，对保证监理工作全过程签证资料的完整性有着重要意义，对日后工作监理过程的了解也非常重要。同时，在工程进展过程中给总监理工程师的工作带来便利。
1. 水利监理现场档案管理体系的建立
1. 1档案管理人员体系的建立
监理机构组建的同时，应设定专人负责档案材料的管理，并应由总监或副总监主管文书、档案工作，形成专人负责、领导主管审核的档案管理体系。
1. 2收文、发文记录薄的建立
工程文件的收发，应有清晰的记录，应建立收、发文记录薄。记录薄的内容应包括：序号、文件编号、文件名称、收文（发文）时间、来文（收文）单位、收文人签字、备注：在收文薄中应加入签转单位、签转日期两项，以便对各方文件在监理部由监理组长或总监审查后的签转。
2. 归档文件的分类
对水利工程监理所需归档文件的类型应进行分类。文件的总体类型可分为合同文本文件、业主指示文件、施工文件、设计文件、监理文件和其他文件6大部分。这6大部分可详细分类如下。
2.1合同文件：包括监理合同、施工合同、采购合同等合同文件。
2.2设计文件：包括设计图纸、施工图纸、设计变更通知、设计答疑等设计文件。
2.3上级来文：包括监理公司对监理机构的指示文件、质量监督部门的文件及水利部（厅）等机关下发的文件。
2.4业主文件：包括业主通知、函件等文件。
2.5合同支付认证文件：包括单价认证、工程量认证、月统计表、工程款支付证书、预付款支付证书等与资金和工程量相关的认证文件。
2.6监理纲领文件：包括监理规划、规程、细则。
2.7监理部内部管理文件：包括监理部工作指示文件、监理人员的考勤、人员岗位证书、监理规章制度等文件。
2.8监理工作报告：包括监理月报、工作总结报告。
2.9监理函件：包括提交业主单位的建议函件、提交设计单位的商议函等监理对外函件。
2.10监理指示性文件：包括监理通知、监理指示、施工违规警告、返工令、单位工程开工许可证，分部工程开工许可证、工程暂停施工指令单、工程复工指令单。
2.11监理会议纪要：包括设计交底会、施工动员会、各方协调会、工程验收会等由监理主持的会议纪要。
2.12施工单位报告：包括各种承包商报告、函件等。
2.13施工组织设计及技术方案：包括施工方的各方的个阶段各施工部位开工前的施工组织设计、及特殊施工技术方案的报审。 
2.14施工检验和测量核算资料：包括施工方自检材料（原材料检验、中间产品的检验、各项检测指示的检验资料等）、各施工部位从基面到完工过程中的测量资料。
2.15施工单位材料与机械设备申报表：包括原材料检验、构配件的质量证明文件、机械设备情况。
2.16施工单位质量保证体系资料：包括施工资质、组织机构、项目经理证书、试验室等级证书、质检人员及主要技术工人等级证书等。
2.17质量评定资料：包括单位工程质量评定、分部工程质量评定、单元工程质量评定资料。
2.18工程信息文件：包括工程用表、总监巡视记录、监理备忘录等。
2.19工程声像文件：包括工程照片、录像资料。
3.不同水利工程监理现场档案管理。
有了健全的档案管理体系和归档分类，对档案管理起了良好的作用。档案的管理形式也视工程不同而定，在中小型水利工程中监理现场档案管理可简单化，不需分级的管理直接由总监领导：而在工程较大，标段多、施工复杂的工程中监理现场档案管理，应根据监理机构的分级管理而随之进行分级化的管理。
3.1中小型水利工程的监理现场档案管理
中小型水利工程的监理现场档案管理也可视为单一性的档案管理，即监理部专人负责，对档案进行管理。在档案体系建立后，档案人员应首先对参建各方的档案管理人员熟悉，了解档案文件的流通途径，保证文件及时有效地在工程中发挥作用。档案员在管理文件时，应对收发文件进行初审，若发现问题不能对其进行归档，应及时联系相关部门对文件的错误进行纠正，保证归档材料的规范性。文件审查的重点为施工方的文件，如报来的报表内容填写是否齐全，工程部位、工程编号是否已填写，施工方的质检人员和负责人是否签字，是否有公章等，此类均为工程细节问题，要求档案管理人员细心审阅，避免表格的不规范性。对各方报来之文件不能立即存档，应报其文件内容相关的监理负责人审阅，做出及时的批复处理意见再进行文件的归案。
丹东市铁甲水库除险加固工程为大II型水库的除险加固工程，其工程量不大，划分为三个单位工程118个单元工程，工程属于中、小型水利工程的监理现场档案管理。
此工程监理现场档案管理所所遇到的问题：①开工初期的档案的管理较乱。其主要原因为档案体系建立的较晚，监理进场后没有充足的准备时间，施工单位已开始了施工，档案的管理体系是在进行中逐步建立起来的，所以造成前期工作量大且档案不清晰的现象。因此，无论大、中、小型工程的监理现场档案管理体系建立，必须及时在开工前建立起来，保证开工后工作顺利，档案文件清晰。②施工单位报表问题较多。施工方为地方队伍，无软件材料的整理经验，并只重视施工方面，忽略了软件材料的规范性（此类问题为中、小型水利工程监理中常遇的共性问题）。对此队伍，监理部对其惊醒了资料的填写，报送程序的培训，使其熟悉监理过程中的档案管理程序。
3.2大型水利工程监理现场档案管理
对于大型水利工程，由于工程内容复杂，分了多个标段，工程地点不集中，监理部采用分级管理，下设监理组，其监理档案的管理亦应分级化管理。即分为监理部档案管理和监理组的档案管理。监理组的档案管理可减轻监理部档案管理的工作量，同时也方便各监理组组长查阅本组的档案资料。
监理组存档材料除监理部指令的文件资料之外，主要为本组及本表段工程相关的工程资料，主要提供备查资料为：①初步设计和招、投标文件：②监理日记、大事记：③工程材料、构配件、设备的质量证明文件：④监理检验  资料和测量核算资料：⑤承包商现场测量资料：⑥单元工程质量评定资料 ：⑦工程计量单：⑧承包商质量保证体系备查资料：⑨工程主要控制性指标。
上述9项资料可只由监理组进行分类归档，监理部不再存档。未提及的资料，监理组亦应正常存档。
分级管理指监理部应设专门的档案管理人员，监理组技工程需要设专（兼）职的档案管理人员。组与部之间，同样履行收发文手续，执行备忘文件的收发程序。同时，在监理组形成的监理文件，必须报监理部存档，以便总监了解各标段的工程进展与监理工程情况。
大凌河朝阳城区段防洪、人工湖工程，长8Km，宽0.6Km，分了5个标段，分成5个监理组。因为工程涉及堤防、穿堤建筑物、橡胶坝、湖区防渗11个单位工程，工程面广、量大、工期短，平均月支付2000万元左右。所以采用了由部到组的分级监理档案管理模式。在此工程中，监理部档案管理还采用了“日整理、月进档”的管理形式，即每天的材料首先经总监审阅，每晚对本日审阅完的材料进行整理，分类与归档相同，以资料夹方式存放。月初，对上月（1—31日）的整理材料进行归档处理，进入档案室的资料柜中。采用这种日整理、月进档的管理方法，方便总监对本月整个施工进展情况的了解，随时对本月和本日内发生情况及时的了解，及时处理。同时也避免了经常抽取档案中材料而产生的材料丢失现象。
分级档案管理存在的问题，整个监理部参与档案管理的人员增加，将产生档案管理方法不一致，监理部与监理组转接材料不及时或有漏转，并不容易发现，解决此问题，应对各监理组与监理部档案管理人员统一管理，增强档案管理人员的责任心，从而保证档案管理的完整性和规范性。
4通用管理
4.1档案材料的归档分类要界线清晰，不能含糊不清，避免文件在归档时有“左右为难”的问题发生。
4.2每个档案管理类别应在首页目录，并在归档目录中填写清楚文件编号、责任者、文件名称、日期、页码、备注、文件的主要内容应简述清楚。
4.3严格履行借阅手续，建立借阅签名薄。借阅归档材料必须签字借阅，并在限定日期内归还，并保证文件的清洁完整。
4.4监理部的负责人不定期的对档案管理进行审查，保证管理程序的正确性和规范性。
5 监理档案的移交
   监理机构应按业主的要求和工程承建合同文件规定，在委托监理的合同工程项目完成或监理服务期满后，对应由监理机构归档的工程档案逐项清点、坚定、整编登记造册，并向业主移交。
2. 结语
     水利监理现场档案的管理工作，是现场监理工作的一项重要组成部分，档案内容详细的记录了整个监理工作的全过程，监理工作应硬件与软件一起抓，并且两方面应视为同等重要。