文档管理监理实施细则

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1 总则
1.1本细则适用于亭子口水利枢纽电站厂房土建与金属结构安装工程监理合同范围内的工程建设监理的文档管理工作。
1.2本细则依据建设监理合同书（合同编号：CDT-TZK/S-002 ）“档案监理职责”、“监理文件归档范围”、业主文档归档管理办法和国家有关文档管理的规定编制。
1.3 文档管理是信息管理的重要要内容，文件传输必须通过负有文件管理职能的部门之间传递，一律采用书面方式并经过有效签章后，依管理程序运行和归档。
1.4 对有保密要求的文件，应按照保密法规定传递、储存、调用及销毁。
1.5 技术资料、图纸和其它文件等应及时登记，传递迅速，加强保管。文档采用计算机辅助管理，建立文档管理数据库。
2  文件的分类及构成
2.1 文件的分类
监理部的文件，按编制及发文单位分为业主指示、设计文件、施工文件、监理文件及行政文件等五种类型。
2.2  文件的构成
（1） 业主指示：指业主或其他下属业务部门签发、下达、批转
的与本监理合同、工程建设合同内容有关的规定、通知、通报、纪要、简报、批复、批转以及与此有关的各种文件、函件等。
（2） 设计文件：指经业主或其下属业务部门签发下达的施工图
纸、设计说明、技术要求、技术标准及相应的变更通知，或按合同规定可由监理工程师签署的修改通知等文件。
（3） 施工文件：指施工承包单位根据工程施工合同规定和监理
文件规定所必须报送业主和监理部的施工组织设计、施工技术措施、施工计划、材料供应计划、工程项目开工（开仓）申请、工程检测试验报告、工程支付申请报表、工程问题请示报告以及工程实施、竣工、维护等活动有关的各种图纸、文件、报告、图片和原始记录、报表、材料与资料。
（4） 监理文件：指监理部在监理合同和工程施工合同范围内，
进行监理工作所编制发布的文件，以及有关工程建设活动的规定、通知、通报、签证、批复、简报、报告等。
（5） 行政文件：指监理部上级部门有关管理工作中的指示、规定、办法、条例、通知、通报、简报、批复等文件。
3 文件的处理及传递
3.1  基本程序
（1）收文程序
凡外来文件，由监理部综合管理部统一编号进行收文登记，按照文件密级及时限要求，及时填写文件处理单，连同文件一并交总监理工程师阅批。
综合管理部根据总监理工程师批示意见，将文件转交有关部门办理。文件办理的时限应按照合同及有关细则、办法、条例的规定期限办理完毕，并编号登记、复制和存档。
（2）发文程序
凡以监理部名义发出的文件，拟文部门或人员应填写发文底稿单，审核签字并经相关业务部门会签后，由总监理工程师批准签发。
综合管理部对发文进行复核、编号登记，并对有密级及时限要求的文件进行标注后登记发送。
3.2 业主指示及呈文的处理和传递
（1）按照监理协议书和工程施工合同的规定，业主关于工程施工的各种指示和意见都应以书面为准，并通过监理部向施工承包单位签发和转达。特殊情况下可先口头或电话通知，但事后应及时予以书面确认。
（2）施工承包单位关于工程施工及合同执行的各种文件都应以书面为准，并经监理部审核后向业主呈报或转达。
（3）监理部对所有来往文件均应按施工合同约定的期限及时发出和答复，不得扣押或拖延，也不得拒收。在规定期限内，监理机构未收到业主的书面答复，则视为业主已同意；在在规定期限内，施工单位未收到监理机构的书面答复，则视为监理单位已认可。
3.3 设计文件的处理和传递
（1）监理部收到业主发来的设计文件和图纸（一式12份）后，在10天以内完成审核工作，并将一式8份加盖资料章签发施工承包单位，其余4份存档及使用，凡未经监理部有效签章的设计文件为无效文件，其实施的工程项目，拒绝支付签证。
当设计文件审查完后，一般应立即发放施工单位，不得在监理部留置。如对设计文件有不同意见，将签署的《设计文件审核签》复印盖章后送设计单位处理。设计处理完成后，如设计意见对原文件内容有修改，应将《设计文件审核签》抄报业主和发放施工单位，作为设计文件的补充件；如修改内容较大，应要求设计单位补发设计修改通知。《设计文件审核签》应与原文件一起归档保存
（2）施工期间，监理部签发的设计修改通知与设计文件和图纸具有同等效力，施工承包单位不得拒绝执行，也不得以此为理由解除或改变其合同责任与义务。